Цели проекта

Создать единую систему, объединяющую в себе функционал учета управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы, что позволит обеспечить эффективное управление персоналом и оптимизировать процессы управления ресурсами компании.

• Восполнить дефицит процессов управления персоналом: Разработать и внедрить модуль управления персоналом, включающий функционал по планированию штатов, проведению адаптации новых сотрудников, учету обучения и развития персонала, а также формированию штатного расписания с учетом бизнес-потребностей компании.
• Автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы: Создать интегрированную систему, которая будет автоматизировать основные процессы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы. Это включает в себя автоматический учет отработанного времени, расчет заработной платы с учетом всех законодательных требований, а также формирование отчетов для руководства.
• Сократить время обработки документов: Разработать эффективный механизм сбора и обработки информации о персонале, который позволит сократить время на выполнение административных процессов. Это включает в себя цифровизацию документооборота, упрощение процедур подачи и утверждения заявок на отпуск, больничные, изменения в штатном расписании и другие административные процедуры, связанные с управлением персоналом.

Ситуация до внедрения

Компания ОсОО "Умай Групп" является ведущим участником рынка FMCG в Кыргызстане, предлагая широкий ассортимент товаров и услуг через разнообразные форматы магазинов. Успех компании подтверждается ее долголетним опытом, инновационными решениями и стремлением к развитию, что делает ее привлекательным заказчиком для проектов в области управления персоналом и автоматизации бизнес-процессов.

• Ежедневно более 250 тыс. покупателей делают покупки в сетях компании.
• Более 6.5 тыс. рабочих мест обеспечивается нашей компанией.
• Годовые налоговые отчисления превышают 1.5 миллиарда.

Компания "Умай Групп" включает в себя:

• Сеть магазинов "Народный", запущенная в 2002 году, представляет собой первые магазины формата "у дома" в различных городах Кыргызстана. Средняя площадь магазина составляет 350 кв. м., а ассортимент более 7000 товарных позиций.
• Сеть магазинов Globus, запущенная в 2015 году, является крупнейшей торговой сетью в стране по товарообороту и охвату населенных пунктов. Магазины работают в четырех форматах: "Экспресс", "Супермаркет", "Гипермаркет" и "Береке".
• Сеть жестких дискаунтеров "Достор", запущенная в 2021 году, гарантирует выгодные покупки благодаря дружелюбным ценам и оптимизированному ассортименту.
• В 2023 году компания получила лицензию международной сети розничных магазинов и стала официальным представителем сети SPAR в Кыргызстане, открыв первые магазины в Бишкеке и Балыкчи.

В условиях динамичного развития рынка и стремительных изменений в законодательстве компания "Умай Групп", являющаяся лидером и крупнейшим FMCG-оператором на рынке Кыргызстана, осознала необходимость совершенствования управленческих процессов и оптимизации работы с персоналом. С учетом масштабов бизнеса и сложившейся инфраструктуры, руководство "Умай Групп" обратилось к поиску надежного партнера для реализации проекта по внедрению новой системы управления персоналом и расчета заработной платы.

После тщательного анализа рынка решений и оценки потенциальных партнеров, компания "Умай Групп" приняла решение в пользу сотрудничества с компанией "1С:Первый Бит". Решение было обусловлено высокими рекомендациями и превосходным опытом "1C:Первого Бита" в сфере автоматизации управленческих процессов. Компания "1С:Первый Бит офис Спортивная" была признана идеальным партнером, способным обеспечить успешную реализацию проекта с учетом специфики бизнеса "Умай Групп" и требований законодательства Кыргызстана.

Архитектура до проекта внедрения:

Представление руководства Группы компаний "Умай Групп" было сосредоточено на необходимости перехода на более современную версию программного обеспечения для эффективного учета управления персоналом, расчета заработной платы и кадрового учета. В предпроектной фазе было принято решение об использовании программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

Планы по внедрению системы обусловлены следующими факторами:

• Нехваткой функционала текущей системы для полного охвата бизнес-процессов компании. Часть функционала текущей системы оставалось неиспользованной, что мешало полноценному управлению ресурсами.
• Отсутствием согласованности данных. Часть информации формировалась в формате Excel, а другая вводилась в различные системы, отсутствовало централизованное хранилище данных, что затрудняло оперативный доступ к необходимой информации.
• Необходимостью автоматизации управления персоналом и ведения штатного расписания. На момент начала проекта эти процессы осуществлялись вручную, что замедляло их выполнение и повышало вероятность ошибок.
• Использованием устаревшей версии программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом", что ограничивало возможности оптимизации и эффективного управления данными.
• Снятием с поддержки текущей морально устаревшей версии программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом", ред. 1.1, что увеличивало риски возникновения технических проблем и обеспечивало необходимость перехода на более современную платформу.
• Отсутствием квалифицированных специалистов у заказчика для поддержки и адаптации текущей версии программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом". Это создавало необходимость внешней поддержки и обучения персонала для успешного внедрения новой системы.

Уникальность и инновационность проекта

Локализация "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" под законодательство Кыргызской республики:

• Проект предусматривает адаптацию программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" под особенности и требования законодательства Кыргызстана. Это включает в себя соответствие нормам трудового и налогового законодательства, а также другим регулятивным актам страны, обеспечивая юридическую безопасность и надежность процессов управления персоналом.

Большая численность сотрудников, высокая текучесть кадров и частая смена плановых начислений:

• При решении задач по учету персонала и расчету заработной платы в условиях большого количества сотрудников и динамичных изменений в составе персонала, проект учитывает специфику работы компании и ориентируется на автоматизацию процессов, обеспечивая точность и своевременность выплат.

Автоматизация штатного расписания, нормализация НСИ:

• В рамках проекта разрабатывается и внедряется модуль автоматизации штатного расписания, который позволяет оптимизировать процессы планирования работы сотрудников. Нормализация НСИ (нормативно-справочной информации) обеспечивает единый и структурированный подход к учету данных о персонале и его рабочем времени.

Автоматизация учета рабочего времени:

• Проект предусматривает внедрение средств автоматизации учета рабочего времени сотрудников, что сократит временные затраты на обработку данных и повысит точность учета отработанного времени каждым сотрудником.

Управление территориальной децентрализацией магазинов по всей республике:

• Одной из ключевых особенностей проекта является его способность эффективно управлять персоналом и проводить расчеты заработной платы в условиях территориальной децентрализации магазинов по всей республике. Проект учитывает необходимость синхронизации данных и обеспечения доступа к системе из разных регионов страны.

Автоматизация особенностей видов начисления по территориальному признаку:

• Система разрабатывается с учетом различных видов начислений, которые могут различаться в зависимости от местонахождения сотрудника. Это позволяет учитывать особенности законодательства и налоговых ставок в разных регионах Кыргызстана и обеспечивать корректные расчеты заработной платы для всех сотрудников.

Публикации о проекте

• Переход с системы "1С:Зарплата и управление персоналом для Кыргызстана", редакция 1.1 на систему "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП", редакция 3.1 в компании "Умай Групп"

Дополнительная информация к описанию проекта

Функциональные границы проекта:

1. Управление персоналом:

• Проект включает в себя разработку и внедрение функционала для эффективного управления персоналом компании, включая процессы найма, адаптации, обучения и развития сотрудников.

2. Кадровый учет:

• Реализация кадрового учета в рамках проекта обеспечивает систематизацию и контроль информации о персонале, включая данные о трудовой деятельности, переводах, увольнениях и других кадровых событиях.

3. Расчет заработной платы:

• Проект предусматривает автоматизацию процессов расчета заработной платы сотрудников, включая учет отработанных часов, вычеты, доплаты и другие финансовые параметры.

4. Штатное расписание:

• Функциональность штатного расписания позволит оптимизировать процессы планирования рабочего времени и ресурсов компании, обеспечивая эффективное использование человеческих ресурсов.

5. Интеграция с основной учетной системой:

• В рамках передачи данных о начислениях, проект предусматривает интеграцию с основной учетной системой компании, обеспечивая целостность и надежность финансовой информации.

Количество пользователей будущей системы оценивается до 200 человек, что позволяет обеспечить масштабируемость и гибкость системы для роста компании.

Результаты проекта

Выполнен переход на новую конфигурацию в строгом соответствии с планом внедрения:

• Проект успешно завершен с выполнением всех этапов перехода на новую конфигурацию программного обеспечения в соответствии с утвержденным планом внедрения. Это обеспечивает плавный и безопасный переход к новой системе без значительных простоев и потерь в производительности.

Получена база с минимальными внешними доработками, с сохраненными особенностями расчета, с функционалом, который поддерживает изменения законодательства:

• Результатом проекта является создание базы данных с минимальными внешними доработками, сохраняющей особенности расчета заработной платы и управления персоналом. Функционал системы поддерживает изменения законодательства, обеспечивая юридическую актуальность и соответствие требованиям регулирующих органов.

Автоматизированы процессы компании в части управления персоналом и расчета заработной платы:

• Благодаря внедрению новой системы успешно автоматизированы процессы управления персоналом и расчета заработной платы. Это значительно повышает эффективность работы компании, сокращает временные затраты на административные процессы и снижает вероятность ошибок.

Сотрудники освобождены от необходимости ручного ведения штатного расписания:

• В результате внедрения новой системы сотрудники освобождены от рутинной задачи ручного ведения штатного расписания. Автоматизация этого процесса позволяет значительно упростить управление рабочим временем, минимизировать риски ошибок и повысить уровень комфорта для персонала.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Управление персоналом
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Штатное расписание
• Интеграция с основной учетной системой в рамках передачи данных о начислениях

Архитектура решения и масштаб проекта

Для реализации поставленных целей использовался программный продукт "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП", ред. 3.1, который подвергся доработке. В рамках проекта были полностью автоматизированы следующие функциональные блоки:

Управление персоналом и кадровый учет:

• Реализована система управления персоналом и кадровый учет, включая создание и хранение кадровых досье, учет профессиональных навыков и квалификации, а также ведение истории изменений статусов сотрудников.

Учет рабочего времени:

• Планируется разработка механизма автоматизации учета рабочего времени сотрудников, включая отслеживание рабочих часов, переработок, отпусков и других временных параметров.

Применение различных мотивационных схем:

• Внедрены инструменты для применения и управления различными мотивационными схемами, включая премии, бонусы, и другие стимулирующие меры.

Расчет зарплаты:

• Разработан и внедрен механизм автоматизированного расчета заработной платы сотрудников на основе установленных правил и стандартов, включая учет налогов и вычетов.

Регламентированная отчетность:

• Реализованы средства для формирования регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства, включая отчеты для налоговых органов и органов статистики.

Отчетность по установленным формам организации:

• Обеспечена возможность формирования отчетности по установленным формам организации, включая отчеты для внутреннего управления и анализа бизнес-процессов.

Реестр бизнес-процессов: