Цели проекта

• Провести импортозамещение программных комплексов организации в кратчайшие сроки с одномоментным максимально оперативным и качественным переходом от использования существующего программного обеспечения на базе разрозненных программных продуктов, в том числе зарубежных, к единому информационному пространству на базе комплекса программ "1С".
• Обеспечить бесперебойную работу предприятия и единовременный переход от используемых программных продуктов к комплексу программ "1С".
• Обеспечить совместимость складского учета на складе ответственного хранения стороннего провайдера услуг складской логистики с ERP-системой.
• Провести консолидацию нормативно-справочной информации (далее – НСИ).
• Обеспечить реализацию сложившихся бизнес-процессов предприятия в новой информационной системе.
• Настроить бухгалтерский, налоговый, оперативный, финансовый учет в одном информационном пространстве, учитывая отличия и особенности применения методик оценки и ведения учета по стандартам национального и международного учета. Получать итоговую отчетность в максимально сжатые сроки после закрытия периода.
• Обеспечить полную и качественную интеграцию ERP-системы с новым программным продуктом по формированию заказов из стороннего приложения для работы торговых представителей "Интеллектуальная Система Управления Мобильной Торговлей ОПТИМУМ ИСУМТ" (далее –"Оптимум").
• Снизить TCO (совокупную стоимость владения) системы.

Ситуация до внедрения

Общество с ограниченной ответственностью "Международные услуги по маркетингу табака Би Уай" (ООО "МУМТ Би Уай") было создано в декабре 2022 года в результате преобразования Иностранного торгового унитарного предприятия "Бритиш-Американ Тобакко Трейдинг Компани" и сегодня является его универсальным правопреемником. Численность сотрудников более 300 человек. Основная специализация – оптовая торговля табачной продукцией, системами нагревания табака, системами потребления табака, электронными системами курения, нетабачными никотиносодержащими изделиями на территории Республики Беларусь.

В период с начала деятельности организации оперативные, производственные, учетные и финансовые данные для последующего их использования во внутренней и внешней отчетности формировались и получались из иностранной учетной системы, программного комплекса ERP российского вендора или разрозненных таблиц Excel, подготавливаемых отделами по разработанным шаблонам с использованием макросов для получения сводной информации. Заполнение регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности производилось в сторонних программных комплексах на основании данных учетных систем и (или) дополнительных расчетов.

Отказ многих ключевых зарубежных вендоров поддерживать и обновлять свое программное обеспечение на территории санкционных стран привело к необходимости импортозамещения иностранных ERP-систем, ранее внедренных на белорусских предприятиях. Возможность обеспечить информационную безопасность данных, исключить уязвимость и снизить совокупную стоимость владения системой стало для руководства ООО "МУМТ Би Уай" решающим фактором при выборе экосистемы "1С" в качестве аналога иностранной платформы.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта выполнен одномоментный переход от зарубежного программного обеспечения на новое ПО без снижения объема функциональности и производительности высоконагруженных бизнес-процессов. Миграция была произведена в максимально сжатые сроки - 6 месяцев, охватив все участки учета в компании (Приложение 1).

Данное внедрение 1С:ERP. Управление холдингом в условиях импортозамещения стало одним из первых проектов, успешно реализованных на территории Республики Беларусь.

1. Управление НСИ:

• Для первичной загрузки НСИ настроено прямое подключение к программному обеспечению зарубежного вендора через механизм внешних источников данных;
• Обработка и перенос большого объема НСИ из сложившейся системы учета со специфическим кодированием информации и сложившейся структурой информации (более 50 видов справочников от 100 до 5000 строк для обработки по одному справочнику);

2. Управление продажами. Управление заказами клиентов:

• Автоматическая пакетная обработка заказов клиентов в ERP-системе (от 1 до 2,5 тысяч заказов в день) путем интеграции данных из Оптимум;
• Автоматическое заполнение действующих цен, скидок и условий доставки на дату отгрузки, выбор ближайшей даты отгрузки по условиям работы склада и графика доставки;
• Автоматическая проверка и отправка на согласование заказа клиента (по платежной дисциплине, риск-классу, запрету отгрузки клиенту, кредитным лимитам, действующим ценам и скидкам, наличию товаров) с последующей блокировкой заказа для обработки специалистом в рабочем месте. Автоматическая разблокировка заказа при изменении условий по заказу. Пакетная обработка заказов по различным причинам блокировки с разделением ролей и полномочий ответственных за обработку на основании отчета (Приложение 2);
• Автоматическое резервирование товаров по установленным условиям очередности обработки заказов, контроль обеспеченности и выполнения заказов на отгрузку, при отсутствии товаров в наличии автоматическая отправка заказа на обработку и согласование. Основным рабочим местом является список заказов (Приложение 3);

3. Маркетинг и ценообразование:

• Использование системы гибких обновляющихся скидок по периодам отгрузки по соглашениям с клиентами, настройка отчетности по установленным суммам скидок и фактически предоставленных клиенту;

4. Управление транспортной логистикой:

• Доработка рабочего места доставки для маршрутизации заказов клиентов по прямым отгрузкам, перемещений по схеме кросс-докинга и совмещенных доставок, формирование маршрутов доставки товаров и готовой продукции собственным и заказным транспортом с учетом его загрузки (Приложение 4);
• Разработка рабочего места обмена данными с 3PL-провайдером для выгрузки данных по приходным и расходным операциям по складским движениям в разрезе каждого документа по номенклатуре и серии;

5. Претензионно-исковая работа:

• Разработано рабочее место формирования претензий досудебного урегулирования споров и судебной претензии, автоматический расчет дней просрочки, суммы задолженности, пени, нотариального тарифа, государственной пошлины, процентов (исходя из установленной ставки рефинансирования), выгрузка сформированных документов для печати на фирменном бланке;
• Начисление задолженности по претензиям, учет задолженности при определении кредитного лимита, просроченной задолженности, автоматическом распределении платежей от покупателей;

6. Производство табачной продукции:

• В рамках проекта в ERP-системе реализована схема управления процессами производства табачной продукции на давальческом сырье отечественного и иностранного производства. В ходе работы организовано управление заказами на производство, автоматизирован процесс обеспечения материальными ресурсами, своевременная отчетность по наличию сырья у переработчика и плану поступления готовой продукции на склад отгрузки;

7. Управление финансами:

• Автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств на основании согласованных документов оплат поставщикам с учетом платежного календаря. Определение маршрутов согласования заявок на расходование денежных средств. Формирование пакетного списка на оплату и выгрузка платежей в клиент-банк из ERP;
• Автоматизирован учет расчетов по кредитам и займам (краткосрочным и долгосрочным);
• Автоматический клиринг поступающих денежных средств при загрузке выписки (до 500 поступающих платежей в день) по каждому объекту расчетов в разрезе накладных;

8. Закупки и склад:

• Позаказный учет поступления товаров, работ и услуг, разделение поступления для управленческого и бухгалтерского учета. Настройка согласования заказов поставщикам по различным условиям и бюджетам по типу закупаемых ценностей и ответственных подразделений;
• Автоматизированное создание документов отгрузки и пакетное присвоение бланков строгой отчетности с выводом на печать до 1 тысячи накладных подряд на одного оператора склада;

9. Бухгалтерский и налоговый учет:

• Настройка бизнес-процессов регламентированного учета, имеющих разный подход к отражению;
• Реализован оперативный учет акцизов на табачную продукцию при поступлении и расходовании сырья, материалов и товаров в разрезе каждой серии при расчете списания товаров по средней стоимости;
• Реализован раздельный учет отдельных основных средств и нематериальных активов по методике национального и международного учета;
• Разработана интеграция БУ с данными государственного портала ЭСЧФ;
• Разработаны формы регламентированной отчетности (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках);
• Разработана форма налогового учета (регистры налогового учета).
• Разработана статистическая отчетность (ежемесячной, квартальной, годовой) по формам 12-вэс услуги, 12-торг опт, 12-ф расчеты, 12-ф прибыль и 6-ис.

10. Кадровый учет и расчет заработной платы:

• Реализован полный кадровый и финансовый учет начисления заработной платы, налогов, отчислений и удержаний из заработной платы;
• Ежемесячная полная выгрузка рассчитанных данных из 1С:ЗУП в 1С:ERP. Управление холдингом и затем последовательно в 1С:Бухгалтерия.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси" в Обществе с ограниченной ответственностью «Международные услуги по маркетингу табака Би Уай»
• Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси" в Обществе с ограниченной ответственностью «Международные услуги по маркетингу табака Би Уай»
• Комплексное импортозамещение зарубежной системы на 1С:ERP.Управленин холдингом за 6 месяцев в Обществе с ограниченной ответственностью «Международные услуги по маркетингу табака Би Уай»

Результаты проекта

• Комплексом решений "1С" полностью заменено ранее используемое импортное программное обеспечение в 6-месячный срок с обеспечением непрерывности работы компании в момент перехода.
• Создано единое информационное пространство с консолидацией всей отчетности, соответствующей требованиям белорусского законодательства, и с развернутой аналитикой.
• Повысилась производительность труда за счет сокращения сторонних источников данных, повышена исполнительская дисциплина за счет контроля выполнения операций и сокращения трудозатрат на подготовку регламентированной отчетности.
• Разработана система единой нормативно-справочной информации, автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании.
• Осуществлен переход на современную учетную систему с возможностью разграничения прав пользователей (по типам документов, видам операций, правилам согласования и типам обработки документов).
• Снижена совокупная стоимость владения информационной системой, включая эксплуатацию и администрирование.

1С:ERP. Управление холдингом :
• Банк и касса
• Расчеты с контрагентами
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Производственные операции по давальческой схеме
• Основные средства
• Нематериальные активы
• Завершение периода
• Регламентированная отчетность (частично)
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Диспетчеризация грузоперевозок
• Учет акцизов
• Учет импортных операций
• Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков

1С:Бухгалтерия для Беларуси :
• Взаиморасчеты с поставщиками и покупателями
• Товарно-материальные ценности
• Учет производственных операций по давальческой схеме в БУ
• Нематериальные активы
• Учет расчетов зарплаты
• Регламентированная отчетность (частично)
• Налоговый учет
• Учет акцизов
• Интеграция с порталом ЭСЧФ
• Учет импортных операций
• Завершение периода

1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси :
• Кадровый учет
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Управление продажами.
2. Управление финансами.
3. Управление взаиморасчетами.
4. Претензионно-исковая работа с клиентами.
5. Управление НСИ.
6. Управление закупками.
7. Управление запасами.
8. Управление производством товаров для организации с помощью давальческого сырья.
9. Управление транспортной логистикой.
10. Маркетинг и ценообразование.
11. Кадровый учет и расчет заработной платы.
12. Бухгалтерский учет.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

1SOFT:ЭСЧФ (собственное ИТ-решение для полноценной работы по выставлению ЭСЧФ на Портал электронных счетов-фактур РБ, не выходя из системы "1С").