Цели проекта

• Стандартизация и автоматизация процесса согласования кандидатов;
• Сокращение времени и количества ошибок при оформлении приема на работу;
• Автоматизация полной цепочки документов на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП";
• Снижение трудозатрат конечных пользователей системы;
• Повышение прозрачности всего этапа согласования кандидата;
• Сокращение сроков согласования кандидата;
• Уход от ведения различных реестров и отчетов в MS Excel и MS Word.

Ситуация до внедрения

"Уральский завод гражданской авиации" – авиапромышленное предприятие, специализируется на разработке, производстве, испытаниях, ремонте и обслуживании авиационной техники, деталей, узлов и агрегатов. Перспективные проекты компании связаны с созданием самолетов для местных и региональных воздушных линий, первоначального обучения пилотов, с изготовлением авиадвигателей и беспилотных летательных аппаратов.Компания основана в 1939 году.На данный момент:

• Более 100 единиц авиатехники ремонтируется на заводе каждый месяц;
• Более 150 авиакомпаний и организаций пользуются услугами завода;
• Предприятие входит в перечень системообразующих организаций авиационной промышленности Минпромторга РФ;
• Более 57 000 кв.м. – производственные площади завода.

"Уральский завод гражданской авиации" - динамически развивающееся предприятие, территориально распределенное на 30 площадках в 10 городах РФ и имеющее в своей структуре более 8000 сотрудников. Процессы подбора персонала были "разбиты" по различным информационным системам, не было единого подхода к согласованию кандидатов, вся отчетность собиралась вручную в MS Excel. В связи с этим остро встал вопрос о цифровой трансформации процессов подбора и приема кандидатов.

Уникальность и инновационность проекта

• Двусторонняя интеграция между базами "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Документооборот";
• Разработаны дополнительные рабочие места для удобства работы с программой;
• Полный цикл подбора персонала от заявки до согласования и приема реализован на базе одной программы;
• На момент ввода в промышленную эксплуатацию количество активных пользователей достигло 1500 человек. Количество потенциальных пользователей сервисами >4500 человек;
• Территориальная распределенность решения - охвачено 30 площадок в 10 городах.

Результаты проекта

• Автоматизация процесса согласования кандидата позволила сократить время согласования кандидата с 14 дней, до 3-4 дней;
• Благодаря разработке процессов согласования кандидата, он стал прозрачным и понятным для всех участников согласования, а также единым для всех подразделений;
• Оптимизация справочников и документов системы позволила сократить время на обработку информации о кандидатах;
• Разработка маршрута согласования с возможностью на каждом этапе вводить/уточнять информацию позволила сократить количество ошибок при приеме на работу в несколько раз и сократить время оформления кандидата в 2 раза, т.к. большая часть информации о новом сотруднике уже внесена в систему и есть возможность создать "черновик" приказа еще до прихода кандидата на трудоустройство;
• Перевод всех процессов в цифровой формат позволил исключить ручное формирование различных отчетов;
• Автоматизация процессов согласования позволила уйти от ведения учета в других программах (MS Excel и MS Word), систематизировать и сосредоточить ведение учета на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Подбор персонала
• Работа с кадрами

Архитектура решения и масштаб проекта

Для автоматизации процесса кадрового планирования за основу был взят документ "Кадровый план" и разработан документ "План комплектования". Документ автоматически заполняется утвержденной структурой и позволяет добавлять новые подразделения и должности в строки плана. По существующим позициям автоматом заполняется штатная численность по каждой позиции, среднесписочная численность, а также есть возможность указать потребность на конец периода и распределить ее по каждому месяцу периода.

У документа "План комплектования" также имеется статусная модель, которая позволяет управлять видимостью документа другим пользователям системы, а также возможностью его корректировки. Для анализа введенных данных разработана дополнительная отчетность - можно посмотреть "картину" как по всем позициям плана, так и только по потребности в разрезе каждого подразделения и категории должности.

Для работы с документом "План комплектования", а также для подачи заявок на подбор персонала, для руководителей подразделений было разработано АРМ "Рабочее место руководителя". АРМ расположилось на стандартной форме самообслуживания сотрудника и доступно только руководителям.

Рабочее место руководителя позволяет просмотреть свой утвержденный план комплектования, создать новую заявку на подбор персонала, посмотреть существующие заявки на подбор и краткую историю по ним. Так есть возможность назначить себе заместителя на период отсутствия.

На основании согласованной заявки на подбор добавлена возможность создать вакансию с переносом основной информации о заявке на подбор, в т.ч. о необходимом количестве новых работников. На основании этих данных в вакансии отображается информация о том, сколько кандидатов сейчас в работе, сколько из них одобрено и принято на работу и сколько еще осталось найти. После приема последнего кандидата вакансия автоматически закрывается специально разработанным регламентным заданием.

Процесс согласования кандидата – этот процесс необходим для сбора основного пакета документов при приеме на работу и проверки информации об условиях труда и оплаты. Процесс согласования запускается также на основании документа "Решение о приеме на работу" и включает в себя следующие этапы согласования:

• Этап согласования руководителем. На этом этапе руководитель подтверждает условия оплаты труда, на которые принимается кандидат, а также прикрепляет план адаптации нового сотрудника на период испытательного срока.

• Этап проверки рекрутером и начальником подбора. Проверяется корректность данных, которые заполнил руководитель.
• Этап утверждения кандидата директором по персоналу. На данном этапе директор видит всю основную информацию о кандидате и принимает окончательное решение о приеме на работу.

После того, как кандидат утвержден, начинается процесс проверки условий труда, который состоит из этапов:

• Проверка условий оплаты труда. На этом этапе происходит проверка позиции штатного расписания и, при необходимости, вносятся изменения.
• Проверка условий труда охраной труда. На данном этапе проверяется рабочее место, на которое принимается сотрудник и, при необходимости, делается отметка о необходимости пройти медицинский осмотр.
• Оформление направления на медосмотр. Задача формируется, если медосмотр требуется. Само направление на медосмотр формируется непосредственно из задачи по одной кнопке с полным автоматическим заполнением полей. Его остается провести и сформировать направление (уведомление автоматическое, непосредственно из задачи).

• Прием на работу. Задача формируется для отдела кадров и открывается сотрудником в день приема кандидата. По одной кнопке сотрудник отдела кадров формирует документ "Прием на работу", в который автоматически заполняется вся информация, которая уточнялась в процессе согласования. Кадровику остается заполнить недостающую информацию о новом сотруднике. После завершения оформления, кадровик имеет возможность пакетом распечатать все необходимые документы.

Для отслеживания результатов исполнения плана набора персонала реализован отчет, который показывает полную и развернутую информацию на каждый месяц периода по каждой позиции плана. По каждой позиции можно увидеть созданы ли заявки на подбор и на какое количество потенциальных сотрудников они созданы, сколько сотрудников было принято и какой месяц плана они закрыли, сколько сотрудников было принято с опережением, сколько позиций не было закрыто по плану и они "перешли" в другой месяц как долг, сколько позиций было закрыто внутренним переводом сотрудников. Дополнительными таблицами в отчете выводятся сотрудники, принятые сверх плана комплектования и взамен выбывших сотрудников. Отчет позволяет в режиме реального времени руководителям следить за ситуацией подбора в подразделении, дивизионе или в целом по организации.