Цели проекта

• Повысить эффективность управления кадрами и оптимизировать процессы расчета заработной платы.
• Перейти на отечественную платформу для регулярного обновления и развития функционала программы и отображения изменений законодательства.
• Снизить уровень рисков несоответствия законодательству РФ кадровых и расчетных бизнес-процессов компании.
• Встроить HR-решение в ИТ-экосистему.
• Снизить стоимость эксплуатации учетной системы по кадрам и расчету заработной платы.

Для успешного процесса автоматизации и достижения целей проекта требовалось разработать систему с выполнением условий:

• перевод текущего функционала, реализованного в иностранном HR-решении, на "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП", редакция 3.1;
• унификация нормативно-справочной информации в части ведения кадрового учета и расчета заработной платы;
• унификация видов начислений и удержаний;
• перенос остатков на дату перехода;
• надежность хранения информации;
• высокая оперативность доступа к данным и формирования отчетности;
• интеграция системы с другим софтом ГК "Дикси".

Ситуация до внедрения

"Дикси" – российская розничная сеть, с 2021 года входит в группу компаний "Магнит". На конец 2023 года сеть управляла более 2 200 магазинами формата "у дома". Всего в ГК "Дикси" работает около 27,5 тысяч сотрудников.

Предпосылки проекта:

• Существенный дефицит на рынке труда розничного персонала, требующий оптимизации и повышения эффективности процессов кадровой службы.
• Высокие трудозатраты на поддержку своими силами кастомизированной информационной системы иностранного производства и на приведение получаемой из нее отчетности в соответствие меняющимся требованиям законодательства РФ в сфере кадрового учета и расчета заработной платы.
• 80% ресурсов команды развития системы тратилось на актуализацию системы с учетом ежегодного роста числа значимых для бизнеса законодательных изменений.
• Необходимость исполнения законодательных требований по биометрии (табелирование).

ИТ-служба ГК "Дикси" провела мониторинг рынка специализированных систем для управления кадрами и расчета зарплаты. В результате было выбрано проверенное временем и многими внедрениями решение "1С:Зарплата и управление персоналом" версии КОРП. Партнером проекта стала компания "1С-Рарус" в Челябинске.

Уникальность и инновационность проекта

Разработаны уникальные механизмы учета рабочего времени сотрудников магазинов (80% персонала группы компаний), которые позволяют:

• на основании событий по QR-коду телефона "вход" и "выход", с учетом графиков, рабочих смен и отклонений получить табель для расчета заработной платы и дополнительных начислений за расширенный объем работы;
• формировать аналитическую отчетность:
• для планирования загрузки персонала розницы, учитывая потребность в аутсорсинге;
• для расчета показателей премирования персонала;
• масштабировать механизмы учета рабочего времени для всех подразделений ГК "Дикси".

Созданы программные инструменты для специалистов в области управления персоналом, которые значительно ускоряют процесс массового оформления (от 100 человек в день): приемов, переводов и увольнения сотрудников.

Созданы АРМ для управляющих магазинов, которые обеспечивают возможность:

• составлять наборы печатных форм кадровых документов для каждого магазина;
• создавать и согласовывать заявки на временные краткосрочные переводы персонала с целью оптимизации процесса управления переработками.

Разработаны специальные инструменты для автоматизации расчета и выплаты заработной платы, которые обеспечивают возможность:

• массовой загрузки данных для расчета заработной платы;
• проведения массовых расчетов межрасчетных выплат и заработной платы;
• одновременного формирования по подразделениям ведомостей на выплату реестров для банковских переводов.

Разработаны механизмы формирования и выгрузки с учетом большой территориально распределенной сети подразделений ГК "Дикси", которые позволяют одновременно формировать:

• статистическую отчетность в разрезе 700 территориальных органов Росстата;
• регламентированную отчетность в разрезе КПП по 2 500 подразделениям.

Публикации о проекте

• Перевод "ГК Дикси" с иностранного ПО на "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" для 27,5 тысяч сотрудников за 8 месяцев

Результаты проекта

1. Запуск системы за 8 месяцев: опытно-промышленная эксплуатация новой системы начата без сдвигов по срокам к началу года, чтобы не сдавать отчетность из двух систем. Первая массовая выплата проведена 10 января 2024 г. через новую систему на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП". Первый аванс рассчитан и выплачен 15 января 2024 г.
2. Кастомизация системы: сформированы и реализованы 788 требований к целевой системе по 120 бизнес-процессам.

3. Миграция данных: перенесены сведения и остатки начислений по 27,5 тысячам сотрудников.

4. Интеграция систем: изменены 140 интеграционных потоков с 17 бизнес-системами.

5. Отчеты и печатные формы: разработано более 500 отчетов. В рамках подготовки к запуску были проведены параллельные расчеты на 2000 сотрудников.

6. Расчеты: табелирование за полмесяца проводится за 4 часа; расчет заработной платы для 27,5 тысяч сотрудников - за 2,5 часа.

7. Реализованы улучшения в части следующих процессов:

• Реализация механизмов работы со штатным расписанием, включая описание позиций, утверждение новых версий и хранение истории изменений. Добавление возможности автоматической индексации тарифных ставок и установления индивидуальной оплаты труда. Введение штатного замещения и совмещения должностей.
• Внедрение современных методов мотивации персонала, повышение эффективности управления персоналом.
• Объединение кадровой и расчетной информации в общих для кадрового и регламентированного учета документах, расчет налогов и взносов в одном документе с начислениями, совершенствование механизмов расчета начислений и удержаний.
• Ведение табельного учета, графиков сменности, в том числе по субъектам РФ, и учета.
• Ведение воинского учета как необходимой компоненты кадрового учета и требований Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 14.02.2009) "Об утверждении Положения о воинском учёте".
• Автоматизация отчетности о количестве сотрудников и среднем числе работающих согласно утвержденным методикам расчета Федеральной службой государственной статистики.
• Формирование необходимой для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетности по численности и оплате труда, выплатам социального характера, негосударственному пенсионному обеспечению с детализацией по подразделениям, сотрудникам, категориям персонала, видам начислений.
• Автоматизированное заполнение регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства. Реализация возможности отправки отчетности в соответствующие ведомства и органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса "1С-Отчетность".

Достигнуты поставленные задачи в части уменьшения рисков, связанных с несоответствием процедур и функций информационных инструментов требованиям законодательства, и исключения влияния ошибок, вызванных "человеческим фактором".

Владимир Заболотный, руководитель программы HR проектов:

"2023 год был годом начала HR трансформации в Дикси. Перед нами стояла амбициозная задача, нам нужно было не только повысить качество hr процессов, например, учета рабочего времени линейного персонала или ускорения расчетов с персоналом, но и задача запуска абсолютно новых процессов, например, прямая интеграция с ФСС. Постоянное изменение законодательства требовало быстрого реагирования и постоянного привлечения дополнительных ресурсов для поддержания Legacy HRM системы. В этой связи было принято решение о глобальной смене системы управления персоналом. Проведя детальный анализ рынка мы пришли к мнению, что 1С:ЗУП максимально подходит под наши требования и позволит нам оперативно реагировать на новые вызовы рынка".

Евгений Савицкий, руководитель управления компенсаций и льгот "Дикси":

"Много лет мы занимались цифровизацией отдельных бизнес-процессов: учет рабочего времени, прием на работу, увольнение. Когда большая часть бизнес-процессов была оцифрована и мы достигли насыщения "цифрой", то стали заниматься улучшениями, оптимизацией процессов. И эти процессы стали цепляться друг за друга. Были сформированы правила синхронизации и обмена между процессами. И когда были налажены связи, в точках, где процессы и технологии совмещаются, были обнаружены новые польза и ценности для компании и стейкхолдеров".

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый учет и делопроизводство
• Учет рабочего времени
• Расчет заработной платы
• Регламентированная отчетность по заработной плате
• Управление персоналом (HRM)

Архитектура решения и масштаб проекта

Интеграционный контур включает в себя 17 ключевых систем и 140 интеграционных потоков.