Цели проекта

Разработать и ввести в эксплуатацию автоматизированную систему планирования деятельности, управления и контроля финансов на базе программного продукта "1С:Управление холдингом" с возможностью работы для всех сотрудников холдинга.

1. Осуществлять контроль над всеми платежами, проводимыми в 50 организациях холдинга;
2. Ведение учета кредитов, заимствований, депозитов и установка графика платежей;
3. Внедрить единую систему управления финансовой деятельностью организации;
4. Автоматизировать процессы расходов, от инициации потребности до учета затрат по аналитикам отраслевой специфики;
5. Настроить ведение плановых бюджетов с отражением истории изменений, а также формы бюджетов по сценариям годовых и месячных планов;
6. Автоматизировать процессы по бизнес-планированию, прогнозированию бюджетов подконтрольных организаций и контролю денежных потоков между ними;
7. Автоматизировать процессы управления договорами и карточками контрагентов и по контролю выполнения договорных отношений путем создания единой информационной справочной системы;
8. Автоматизировать процесс оформления заявок на расходование денежных средств для всех работников холдинга.

Ситуация до внедрения

"Аскона" — вертикально интегрированный холдинг, объединяющий:

• мебельное и текстильное производство;
• логистику и управление цепями поставок;
• оптовые и розничные продажи;
• международные проекты (Sleep 8, KingKoil).

"Аскона" входит в состав шведского концерна Hilding Anders Group, лидирующего производителя кроватей и матрасов в Европе и Азии. Концерн Hilding Anders присутствует на 27 европейских и 13 азиатских рынках.

Международная сеть "Аскона" помимо России представлена в девяти европейских странах (Великобритания, Германия, Испания, Кипр, Литва, Латвия, Португалия, Румыния, Эстония) и девяти странах "ближнего зарубежья" (Абхазия, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Киргизия, Монголия, Узбекистан, Украина).

С 1991 года компания по праву считается лидером рынка по производству и реализации товаров для здорового сна.

В команде более 8000 сотрудников, которые работают над созданием новых современных продуктов.

До старта проекта оформление заявок на расходование денежных средств велось в Prestima, системе бюджетирования и управления финансами предприятия, которой пользовались все организации холдинга. Система технически устарела, и требовался переход на более эффективный инструмент.

Контроль за расходованием средств и бюджетирование велись во всем холдинге вручную в excel-таблицах. В холдинге около 50 юридических лиц, при этом консолидированный бюджет по всем организациям делался вручную, в результате в документах и заявках было большое количество дубликатов. Планирование бюджетов из-за ручного управления требовало больших трудозатрат со стороны пользователей и сотрудников, тормозя все операционные процессы.

Для достижения целей проекта команде 42Solution необходимо было перенести все бизнес-процессы на новую систему и обеспечить эффективную миграцию данных в "1С:Управление холдингом". Кроме внедрения 42Solution обеспечила каждое юридическое лицо уникальными доработками с учетом назревших требований.

Уникальность и инновационность проекта

Всего для эффективного формирования заявок на финансовые операции нужно было обеспечить 50 организаций холдинга блоком казначейства, в удаленном формате и небольшой командой экспертов. При этом надо было сохранить все бизнес-процессы и дорабатывать новую систему. Отметим, что согласование заявок происходит в отдельной сторонней системе документооборота, и нужно было обеспечить интеграцию с этой системой. Управление договорами и согласование договоров происходит также в сторонней системе документооборота, и также требовалась интеграция.

Уникальность проекта заключается в том, что благодаря внедрению и разработкам на базе "1С:Управление холдингом" был полностью закрыт вопрос автоматизации финансового управления всего холдинга. Разработанный автоматизированный продукт предназначен для всех сотрудников холдинга.

На базе "1С:Управление холдингом" была осуществлена автоматизация следующих блоков:

• Казначейство – оформление заявок на расходование денежных средств для всех работников 50 организаций холдинга.
• Финансы, управленческий учет кредитов, заимствований, депозитов и установка графика платежей.
• Бюджетирование подконтрольных организаций и контроль денежных потоков между ними.
• Управления договорами, карточками контрагентов и контроль выполнения договорных отношений в единой информационной справочной системе.

Публикации о проекте

• В "Асконе" создана система планирования, контроля и управления финансовой деятельностью на базе "1С:Управление холдингом"

• Создание системы планирования, контроля и управления финансовой деятельностью в группе компаний "АСКОНА" на базе "1С:Управление холдингом"

Результаты проекта

Благодаря разработкам и внедрению командой 42Solution в "Группе Компаний Аскона" налажен эффективный процесс управления финансовыми потоками холдинга за счет централизации и автоматизации казначейской и финансовой функций.

Повышение эффективности управления финансовыми потоками группы компаний достигнуто за счет стандартизации процессов принятия и погашения финансовых обязательств и автоматизации указанных процессов в единой системе в части планирования и исполнения платежей.

В итоге проекта были достигнуты основные результаты внедрения:

• Блок казначейство с персонализированными доработками внедрен в 32 организациях. Благодаря чему достигнут превентивный бюджетный контроль и контроль целевого использования денежных средств. В группе компаний отмечено снижение нагрузки на финансовые подразделения и уменьшение сроков согласования платежей. Кроме того, в холдинге организован четкий контроль дисциплины исполнения платежей. В результате внедрения доработок также снизились финансовые риски.
• Возможностями блока бюджетирования и прогнозирования движения денежных средств пользуются 6 юридических лиц. Прозрачность и контроль в области бюджетирования и прогнозирования доходов и расходов достигнут в 3 подразделениях. В результате в холдинге постепенно отказываются от формирования бюджетов в MS Excel с применением единой методологии, отсутствием рисков внесения изменений в НСИ и моделью на уровне пользователей. При этом работает возможность организации многопользовательского доступа к данным без блокировок. Благодаря автоматизированному контролю версий данных в системе, в холдинге отмечают существенное уменьшение сроков согласования и корректировки бюджетов. Кроме того, благодаря тому, что все данные находятся в одной системе, уменьшились сроки подготовки отчетности, и повысилась оперативность принятия решений.

Работа над проектом продолжается, в планах внедрить вышеперечисленные блоки во всех 50 организациях, входящих в холдинг.

1С:Управление холдингом :
• Бюджетирование
• Корпоративное казначейство
• Блок кредиты и займы
• Управление НСИ

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения представляет собой центральную базу данных "1С:Управление холдингом 8", развернутую на серверах холдинга, c возможностью работы через web-клиент при двухфакторной аутентификации, и через тонкий клиент по защищенным vpn-каналам. Это гарантирует безопасность данных при удаленном подключении сотрудников к системе.