Цели проекта

• Создание автоматизированной системы учета аренды, отвечающей следующим требованиям:
• Соответствие законодательству: с 01.01.2022 изменение ФСБУ 25,
• Ведение учета арендных операций во всех видах учета: ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ.
• Повышение эффективности управления финансово-хозяйственной деятельностью в части учета аренды.

Ситуация до внедрения

РИВ ГОШ – российская парфюмерно-косметическая сеть с 27-летним опытом в бьюти-индустрии. Занимает третье место на рынке розничных продаж парфюмерии, косметики и дрогери:

• Более 250 магазинов сети на территории России
• Более 100 тыс. м2. общая площадь всех магазинов
• 88 городов присутствия
• 5 230 сотрудников
• 35 000 SKU в ассортименте

В торговой сети использовалось большое количество различных информационных систем:

• 1С:Бухгалтерия КОРП
• 1С:Управление производственным предприятием
• Инталев (база для МСФО, база для УУ)

Для внедрения была выбрана информационная система на платформе "1С:Предприятие" – "1С:ERP. Управление холдингом". Данная система, с одной стороны, обладает широкими и гибкими возможностями для реализации узкоспециализированных задач, а с другой – является комплексным корпоративным решением. В ближайшей перспективе компания "РИВ ГОШ" планирует перевод всего учета в "1С:ERP. Управление холдингом".

Уникальность и инновационность проекта

Реализация учета арендных операций во всех видах в единой системе:

• ФСБУ 25, IFRS 16, НУ, УУ
• Учтены разные даты первого применения в соответствии с МСФО (IFRS) 16 (01.01.2019) и ФСБУ 25/2018 (01.01.2022).
• Разработана методология ведения регламентированного учета.

Для автоматизации всех особенностей учета аренды создана отдельная подсистема "1С:ERP. Управление холдингом", включающая:

• Мультивалютные, трехсторонние договоры с индивидуальными курсами.
• Разные критерии признания краткосрочных договоров аренды.
• Разные ставки дисконтирования в БУ и МСФО.
• Разные сроки закрытия периода и внесения правок в БУ и МСФО.
• В НУ операционный учёт аренды с прозрачным учётом ОНО/ОНА.
• Наличие возвратного и невозвратного обеспечительного взноса.

Проект реализован в сжатые сроки из-за вступающих в силу изменений законодательства:

• Начало проекта – 01.07.2021 года
• Ввод в эксплуатацию первого этапа 01.01.2022
• Полный ввод в промышленную эксплуатацию 01.07.2022

Особый подход к организации проектной работы

Команды исполнителя и заказчика работали в едином цифровом пространстве для обеспечения совместного доступа к дереву бизнес-процессов, списку требований и списку инструкций.

В качестве среды разработки была выбрана 1С:EDT, интегрированная с системой контроля версий Git: при помощи этой связки разработана методика выпуска релизов.

Методика реализации проекта – "водопад" со всеми проектными этапами. При этом все функциональные требования были разделены на несколько групп, каждая из которых учитывала реализацию во всех видах учета. Этапы проекта шли независимо по каждой группе.

Этапы проекта:

• Разработка прототипа корпоративной информационной системы с учетом заявленных верхнеуровневых функциональных требований:
• Общие требования ведения учета;
• Основные отличия ФСБУ25/2018 и МСФО 16;
• Параллельный учет;
• Разграничение полномочий/прав доступа;
• Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности;
• Управление объектами аренды и договорами аренды;
• Финансовая аренда. Учет у арендатора;
• Финансовая аренда. Учет у арендодателя.
• Реализация согласованных функциональных требований;
• Загрузка необходимых исторических данных;
• Настройка интеграции с внешними системами, обеспечивающими процессы ведения учета и подготовки всех видов отчетности в соответствии с функциональными требованиями;
• Разработка инструкций по работе с информационной системой;
• Проведение приемочного тестирования;
• Ввод системы в эксплуатацию;
• Выполнение трех циклов закрытия периода в разработанной информационной системе на утвержденном проектом.

Функциональные разделы внедренной подсистемы

1. Управление объектами аренды и договорами аренды

Ведение в системе договоров аренды со своими индивидуальными характеристиками:

• Договоры аренды в нескольких валютах (мультивалютные договоры)
• Договоры аренды с несколькими арендодателями
• Краткосрочные договоры аренды

В "1С:ERP. Управление холдингом" реализована возможность ведения общего договора аренды, который соответствует бумажному и содержит актив в праве пользования со всеми условиями (несколько арендодателей, разные ставки, разные валюты и т.п.). На основании общего договора аренды в системе формируются детальные – отдельно на переменную и на постоянную части договора. Позднее заказчиком была доработана возможность согласования договора аренды в системе "1С:Документооборот".

• Доработан документ "Заключение договора аренды" (см. приложение 1):
• Добавлен классификатор "Виды арендных платежей" для разделения арендных платежей на компоненты (арендный, коммунальный, маркетинговый).
• Добавлены способы зачета обеспечительных взносов.
• Табличная часть "Компоненты арендных платежей" заполняется по видам арендных платежей и позволяет формировать суммы по обеспечительным взносам, показателям расчетов, формулам расчета доплат и т.д.
• Заполнение табличных частей "Графика оплат" и "Графика начислений" происходит по табличной части "Компонентов арендных платежей".
• Автоматизирован расчет обеспечительного платежа.

2. Расчет графиков оплат и начислений арендных платежей

• Разделение компонентов аренды. Возможность ведения графика платежей по договору с указанием вида платежа
• Использование показателей для расчета графиков (арендная ставка, маркетинговый платеж, коммунальные услуги, коэффициент индексации и др.)
• Использование площади объекта АПП (актива в форме права пользования) для цели расчета арендной платы по договору
• Автоматическое заполнение графиков начислений и платежей на основании формул расчета и условий договора

Для ведения стандартных операций по учету в договорах аренды (оплата, поступление, закрытие месяца) используется часть конфигурации 1С:ERP и часть 1С:Управление холдингом.

Из-за разных дат закрытия в МСФО (IFRS) 16 и ФСБУ 25 в процесс вводятся понятие начисления "Accruals" – предварительного расхода. Начислять Accruals можно как в одном виде учета, так и во всех видах учета.

При получении документов начисление Accruals сторнируется.

Оплаты и формирование заявок на оплаты происходит на основании графика оплат при заключении договора аренды, а также по начисленным арендным платежам. Чтобы ничего не упустить, доработано рабочее место по управлению обязательствами – АРМ "Управление отклонениями" (см. приложение 2).

АРМ позволяет анализировать задолженности и расхождения графика оплат с фактом, формировать пакет заявок по внесенным изменениям. Данные отбираются по договорам аренды и договорам с контрагентом, которые созданы на основании общего договора.

Исходные документы являются источником для формирования документа "Отражение фактических данных", движения которого регистрируют поступления и выбытия во взаиморасчетах. Для заполнения документа "Отражение фактических данных" используются:

• Документ "Поступление услуг по аренде",
• "Приобретение услуг и прочих активов",
• "Ввод начальных остатков по авансам,
• "Корректировки задолженности",
• "Взаимозачеты задолженности",
• "Списания/поступления безналичных денежных средств" и др.

Закладка "Расхождение графиков с заявками" предназначена для работы с уже созданными заявками на расход и на оплату. Она позволяет увидеть функциональные разрывы и сформировать новый пакет заявок на расходование денежных средств.

3. Настройка учёта обеспечительных взносов (ОВ)

• Возвратный и невозвратный ОВ
• Настройка правил зачёт невозвратного ОВ по особому графику
• Настройка расчёта дисконта по возвратным ОВ включение дисконта в стоимость АПП
• Ведение разных ставок дисконтирования для арендных платежей и для обеспечительного взноса

4. Модификация договоров аренды

• Изменен алгоритм пересчета графиков при модификации договора аренды
• Пересчет графиков осуществляется перспективно с даты модификации без пересчета сумм за прошлые периоды

Модификация договоров аренды происходит на основании типового документа "Изменения условий договора аренды". В документ добавлены виды операций:

• Модификация,
• Уменьшение срока аренды,
• Уменьшение арендных площадей.

Расчеты происходят автоматически – в зависимости от видов операций.

В типовой документ "Взаимозачет задолженности" добавлены вкладки по авансам и задолженности. На его основании происходит корректировка взаиморасчетов по аренде. Поскольку причины корректировки расчетов могут быть разными (изменение статуса ОВ, смена арендодателя, зачет аванса из постоянной части в переменную и т.д.), созданы дополнительные автоматически расчеты.

5. Учет обесценений

• Реализован функционал обесценения АПП и обязательств.

Для учета обесценений в 1С:ERP.УХ разработан документ "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества" (см. приложение 3). После выбора объекта арендованного имущества в системе автоматически заполняются данные по статьям расходов ГФУ (групп финансового учета), в которых указаны амортизационные счета, а также по связанным по праву пользования объектам.

На основании заполненных данных по объектам основных средств автоматически выполняется расчет остаточной стоимости (остаток резерва до обесценения). При выполнении расчета учитывается амортизация за текущий месяц.

После заполнения документа "Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества" вводится справедливая стоимость. По кнопке "Рассчитать" происходит перерасчет и восстановление или обесценение стоимости арендованного имущества.

6. В системе отражены все варианты учета аренды:

• У арендатора,
• У арендодателя,
• Субаренда.

7. Реализована возможность ведения параллельного учета:

• Реализован учет сразу по всем областям (МСФО 16, налоговый, РСБУ 25/2018, управленческий учет) по разным правилам оценки с возможностью исключения внутригрупповых оборотов для отдельных видов учета.

8. Отчетность по финансовой аренде

Для получения данных по финансовой аренде используются типовые отчеты регламентированного учета и МСФО.

Также разработаны аналитические отчеты:

• Сводный отчет по аренде (см. приложение 4) – основной отчет. Показывает данные как в разрезе бухгалтерского учета, так и в разрезе МСФО. Выводит строки по детальным договорам, но в группировке с общими договорами. Выводит договоры аренды, по которым период действия пересекается с периодом отчета.
• Аналитический отчет по активам в форме права пользования,
• Аналитический отчет по обязательству по финансовой аренде,
• Ведомость расчетов по финансовым инструментам.

Для детального анализа данных во всех разрезах также используются отчеты по аренде:

• Графики по договору аренды (см. приложение 5),
• Расчет дисконта ОВ,
• Расчет процентного дохода (см. приложение 6).

В ходе проекта настроена матрица ролей: разграничение полномочий/прав доступа по видам учета (УУ, РСБУ, МСФО).

Публикации о проекте

• Автоматизация учета аренды в федеральной сети РИВ ГОШ в "1С:ERP Управление холдингом" (видео)

• Внедрение "1С:ERP Управление холдингом" для автоматизации учета аренды в РИВ ГОШ

Результаты проекта

• В результате проекта все поставленные цели достигнуты: актуальная информационная система внедрена в необходимом объеме и соответствует требованиям российского законодательства.
• Соблюдены требования к сроку запуска: учет в рабочей базе ведется с оговоренной даты 01.01.2022. В промышленную эксплуатацию информационная система введена 01.07.2022.
• Объемы бумажного документооборота сократились на 45%.
• Успешно пройдена аудиторская проверка. Независимые налоговые эксперты отметили высокий уровень автоматизации операций в системе "1С:ERP. Управление холдингом".

1С:ERP. Управление холдингом :
• Запуск в работу договора аренды
• Операции по договору аренды
• Изменение по договорам аренды
• Прекращение договоров аренды
• Закрытие периода
• Обесценение/восстановление стоимости арендованного имущества
• Учет субаренды
• Отчеты по аренде

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрение 1С:ERP.УХ в части учета аренды – первый этап работ по полному переводу учета компании РИВ ГОШ в новую систему. На момент реализации проекта клиент сдавал отчетность из исторических систем, поэтому в ходе проекта настроены интеграции:

• Интеграция 1С:ERP.УХ с 1С:Бухгалтерия КОРП. Усложнена необходимостью видеть проводки с учетом расчетных документов.
• Интеграция 1С:ERP.УХ с Инталев.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

1С:EDT, Git