Цели проекта

• Перевод заказчика с зарубежной ERP-системы на российскую ERP-систему
• Минимизировать простой работы учетной системы во время перехода
• Сдача регламентированной отчетности из новой системы
• Сдача управленческой отчетности из новой системы на базе МСФО
• Перенос критичных исторических бизнес-процессов из зарубежной ERP-системы в новую ERP-систему
• Обеспечение прозрачности структуры номенклатуры и контрагентов для пользователя системы
• Обеспечить обмен данными с существующей складской системой WMS
• Интеграция с системой документооборота
• Выгрузка данных в BI-систему в целях ведения управленческого учета
• Обмен учетными данными с ЕГАИС, в том числе по импорту

Ситуация до внедрения

Компания Maxxium Russia, которая представлена в России в лице АО "Денвью Лимитад", занимается дистрибьюцией элитных алкогольных напитков, завоевавшим популярность потребителей по всему миру. До 2022 года стратегическая роль в портфеле Maxxium отводилась брендам The Macallan, Courvoisier, Jim Beam, The Famous Grouse. C 2022 года компания начала развивать в России новые торговые марки в премиальном сегменте:

Black Ram, Schmidt, Martignac, Tropez и другие.

На момент начала проекта в компании АО "Денвью Лимитед" проходили серьёзные структурные изменения, связанные с уходом иностранного капитала.

Кроме того зарубежный вендор системы учёта и автоматизации предприятия сообщил о том, что уходит с российского рынка и в ближайшее время система перестанет поддерживаться. АО "Денвью Лимитэд" был поставлен жёсткий срок для перехода на российское программное обеспечение до начала 2023 года. С этим запросом компания обратилась к системному интегратору "1С:Первый Бит".

Также в ходе предпроектного обследования из-за потребностей компании-заказчика возникла необходимость в серьезной доработке модуля "1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1C:ERP" для обмена учетными данными с ЕГАИС.

Уникальность и инновационность проекта

Внедрение произвели в рекордно короткий срок — за 3 месяца, несмотря на масштаб компании АО "Денвью Лимитэд", которая на сегодняшний день является крупнейшим алкогольным бизнесом РФ. Скорые темпы работы были обусловлены тем, что без соответствующего ПО у компании могли остановиться все бизнес-процессы, связанные с учетом.

Помимо автоматизации российского юридического лица, автоматизировали зарубежное юрлицо. Добавили отдельную базу "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5, настроили и доработали специфику бизнеса:

• отключен регламентированный учет;
• введен и настроен план-счетов по МСФО;
• настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО;
• настроен обмен данными по справочникам НСИ и документам с базой РФ;
• доработаны отчеты.

Разработана система аллокации товара (доступность товара для клиента по заданным критериям):

• создано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации;
• добавлены специальные отчеты по аллокации.

Разработана корпоративная система скидок:

• обработка создания автоматических скидок из табличного файла с учетом автоматических сегментов номенклатуры и клиентов;
• обработка по использованию логистической скидки;
• автоматическое использование ручных скидок для округления сумм в табличной части документов;
• настройка отражения сумм скидок по счетам МСФО;
• настройка отражения сумм скидок в отчетах BI.

Обмен учетными данными по импорту, в том числе с ЕАЭС:

• настроен документооборот по движению товара по импорту с различным правом перехода собственности;
• настроена загрузка документов в ГТД и создания документа Таможенной декларации;
• настроен учет акцизов с отражением сумм в МСФО;
• настроена передача данных по импорту в ЕГАИС.

Внедрение "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5 с модулем "1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP", который позволяет:

• настроить полную прослеживаемость всей структуры документов для заявления на выдачу ФСМ;
• разработать оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
• разработать мониторы отгрузки и закупки, для оптимизации и упрощения работы сотрудников с алкогольным модулем;
• доработать документ и исходящее xml-сообщение в УТМ по Уведомлению о начале оборота алкогольной продукции;
• переработать механизм работы с отчетом об импорте:
• реализовать возможность создания отчета из табличной части приобретения товаров и услуг;
• реализовать автоматическое создание серий и заполнение всех необходимых реквизитов на основании документов ЕГАИС;
• оптимизировать работу с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок;
• реализовать дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:ERP Управление предприятием" в АО "Денвью Лимитэд"
• Проект интеграции «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP» в компании АО «ДЕНВЬЮ ЛИМИТЭД»

Результаты проекта

• Внедрена импортозамещающая автоматизированная информационная система "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5;
• Запуск системы в промышленную эксплуатацию за 3 месяца с начала проекта;
• Сдача квартальной отчетности РСБУ в новой ERP-системе;
• Автоматизированная выгрузка управленческой отчетности на базе МСФО;
• Исторические бизнес-процессы необходимые заказчику были полностью перенесены в новую учётную систему;
• Организован обмен данными с зарубежным юридическим лицом;
• Разработана система аллокации товара;
• Разработаны оптимизированные для пользователей интерфейсы для работы с алкогольным модулем;
• Внедрен и доработан функционал работы с импортом алкогольной продукции в ЕГАИС;
• Организована выгрузка из российской базы ERP в BI-систему;
• Разработан обмен данными с существующей складской системой WMS;
• Произведена интеграция с системой документооборота;
• Настроено автоматическое отражение в регламентированном учете с формированием налоговой и бухгалтерской отчетности с учетом требования заказчика.

1С:ERP Управление предприятием :
• Регламентированный учёт
• Управленческий учёт
• Закупки
• Продажи
• Казначейство
• Учет затрат и расчет себестоимости
• Управление запасами и складом
• Учет и отчетность МСФО

1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта была разработана и внедрена функциональная модель, содержащая описание основной информационной системы "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5 и её взаимодействие с другими системами:

• 1С:ERP Управление предприятием, ред. 2.5 для зарубежного юридического лица
• Универсальный транспортный модуль (УТМ) для интеграции с ЕГАИС
• WMS (складская информационная система клиента)
• BI-система
• Система документооборота
• Электронный документооборот с контрагентами (EDI)
• Клиент-банк

При внедрении "1С:ERP" были реализованы описанные ниже задачи:

1) Реализованы задачи по работе с алкогольной продукцией, её импорт и продажа на локальном рынке, и интеграции основной информационной системы с ЕАГИС:

• Настроена полная прослеживаемость всей структуры документов для Заявления на выдачу ФСМ.
• Разработаны специальные мониторы для бизнес-процессов отгрузки и закупки. С целью оптимизации и упрощения работы сотрудников.
• Доработан документ Уведомления о начале оборота алкогольной продукции под требования клиента и исходящее xml-сообщение в УТМ.
• Переработан механизм работы с Отчетом об импорте: реализована возможность создания отчета из табличной части документа Приобретения товаров и услуг.
• Реализовано автоматическое создание серий на основании справки "Б", полученной из ЕГАИС, и заполнение всех необходимых реквизитов.
• Оптимизирована работа с диапазонами и поддиапазонами акцизных марок.
• Реализованы дополнительные проверки для контроля пользователей перед отправкой ТТН ЕГАИС в УТМ.

2) Была настроена и внедрена отдельная база "1С:ERP Управление предприятием", ред 2.5 для организации, зарегистрированной за рубежом. В ней был выполнен ряд задач, отличающийся от внедрения основной информационной базы:

• Был отключен регламентированный учет.
• Введен и настроен план-счетов по МСФО.
• Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО.
• Настроен обмен НСИ и документами с основной информационной базой.
• Реализованы специальные отчеты, учитывающие специфику бизнес-процессов данной базы.

3) Был реализован новый механизм Аллокаций для бизнес-процесса продаж:

• В рамках данного механизма реализовано автоматическое ограничение доступности товара для клиента в зависимости от определенных параметров (группа номенклатуры, вид клиента, товарные остатки на складе). Ограничение устанавливается на определенный срок. Ведется история изменения аллокации.
• Реализованы специальные отчеты для контроля и анализа пользователей.

4) Был доработан функционал раздела "СRM и маркетинга":

• Реализована обработка создания скидок с учетом загрузки данных из excel-файла.
• Добавлен новый тип скидки "За способ доставки".
• Настроено автоматическое заполнение ручных скидок в документах продажи для округления сумм.
• Реализована возможность установки скидки эквивалентно количеству товара в строке табличной части документа (поштучно).
• Настроено автоматическое отражение скидок по счетам МСФО.

5) Также были реализованы задачи по бизнес-процессам импорта алкогольной продукции и ввоза товара из ЕАС:

• Настроен документооборот движения импортного товара с различными переходами прав собственности.
• Настроена загрузка документов в ГТД и автоматическое создание документа Таможенной декларации из внешних файлов.
• Настроен учет акцизов с последующим автоматическим отражением сумм в МСФО.
• Доработан процесс фиксации импортной алкогольной продукции в ЕГАИС под требования клиента.

6) Реализованы задачи по управленческой отчетности МСФО:

• Создан регистр, заполняющийся на основе данных оперативного учета: себестоимости товара, скидок из документов реализации с разработкой специфики формирования под каждый счет МСФО.
• Были реализованы специальные отчеты на основании описанного выше регистра для последующей выгрузки данных в систему BI клиента.
• Загружен и настроен план-счетов.
• Настроено отражение документов (хозяйственных операций) в МСФО.

7) Настроен учет МСФО:

• Загружен план-счетов, внесены субконто счетов, сформирована группировка счетов для получения аналитических и регламентных данных;
• Настроено отражение документов (хоз. операций) в МСФО, отражение выручки без учета НДС

8) Был переработан стандартный бизнес-процесс продаж под требования клиента:

• Спроектирована и внедрена новая система изменения статусов заказов клиентов.
• Реализованы дополнительные проверки для заказов клиента.
• Добавлены рабочие места для контроля и анализа заказов, непрошедших проверку автоматического кредитного контроля.
• Внедрена и доработана интеграция с EDI.
• Реализован механизм листинга партнеров, ограничивающий список номенклатуры, доступной для продажи.
• Добавлены новые отгрузочные печатные формы для контрагентов.

9) Был реализован обмен с WMS-системой для обмена НСИ и документами по бизнес-процессам:

• Закупки
• Продажи
• Возвратов от клиента
• Списания, оприходования
• Сборка, разборка наборов

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Интеграция c WMS-системой
• Интеграция с BI-системой
• Интеграция с системой документооборота
• Интеграция с ЕГАИС