Цели проекта

Цель проекта заключалась в экстренной замене зарубежной ИТ-системы, включающей ERP-систему, WMS-систему и корпоративный портал, на российские аналоги в максимально сжатые сроки.

Критически важной задачей являлся запуск ключевых бизнес-операций компании в новой системе в течение 1,5 месяцев без сбоев и потери управляемости процессов.

Для достижения цели проекта были поставлены следующие ключевые задачи:

• Перенос необходимой справочной информации из зарубежной ERP-системы в новую учетную систему с последующей нормализацией данных;
• Поиск и внедрение нового корпоративного портала для оперативного взаимодействия с дилерской сетью;
• Организация интеграции новой учетной системы с корпоративным порталом;
• Внедрение новой системы управления складом (WMS) взамен ранее применяемой зарубежной WMS-системы;
• Внедрение основной учетной системы на базе российских технологий для поддержки всех бизнес-процессов компании;
• Обеспечение сквозной интеграции ERP-системы с корпоративным порталом.

Ситуация до внедрения

АО "Эфсиэй Рус" является официальным представителем международного автоконцерна в России. Концерн входит в число крупнейших мировых производителей автомобилей и объединяет такие бренды, как Peugeot, Citroën, DS, Opel, Vauxhall, Alfa Romeo, Chrysler, Dodge, Fiat, Fiat Professional, Jeep, Lancia, Ram и Maserati.

Необходимость перехода компании на новую учетную систему была обусловлена внезапным прекращением поддержки и обслуживания ранее используемой информационной системы.

До начала проекта компания работала в общей базе данных головной структуры, используя зарубежную ERP-систему. Расчёт заработной платы осуществлялся сторонней аутсорсинговой компанией. Важной частью бизнес-процессов являлись корпоративный портал для взаимодействия с дилерской сетью и автоматизированный складской комплекс, работавший на базе зарубежной WMS-системы.

После уведомления о прекращении доступа к зарубежной ERP-платформе с 20.06.2024 года компания столкнулась с необходимостью экстренной миграции на новую информационную систему. Критически важно было обеспечить переход без длительных остановок в работе ключевых бизнес-процессов, сохраняя производственную и коммерческую устойчивость предприятия.

В качестве партнёра по реализации проекта была выбрана компания "1С:Первый Бит офис Спортивная", обладающая подтвержденной экспертизой в выполнении проектов по переходу с зарубежных решений на отечественные платформы.

Ключевыми факторами при выборе подрядчика стали глубокая практическая экспертиза команды и успешный опыт реализации аналогичных проектов в кратчайшие сроки.

Уникальность и инновационность проекта

В связи с экстремально сжатыми сроками перехода было принято решение реализовать проект с использованием гибких проектных технологий, разделив работы на три ключевые фазы:

• Этап "Экспресс-обследование" (1,5–2 недели): сбор требований к целевой системе, формирование объёма и задач этапа MVP.

• Этап "MVP" (1,5–2 месяца): запуск ключевых бизнес-процессов компании, необходимых для осуществления отгрузок клиентам без потери качества обслуживания.

• Этап "Развитие" (3–4 месяца): запуск всех остальных бизнес-процессов, развитие и оптимизация процессов, реализованных на этапе MVP.

Параллельно с внедрением основного контура компании (на базе решений "1С:Управление торговлей" и "1С:Бухгалтерия КОРП") выполнялись следующие работы:

• Внедрение системы управления складом "1С:WMS Логистика. Управление складом" и её интеграция с основной учетной системой;
• Настройка торгового оборудования с использованием мобильного приложения WMSmobile 5 для работы с WMS-системой;
• Настройка и интеграция нового корпоративного портала компании (на платформе abcp.ru) с учетными системами.

Проект отличался рядом критически важных особенностей:

• Экстремально сжатые сроки перехода:
  На полную миграцию и запуск ключевых бизнес-процессов было отведено всего 35 рабочих дней. Доступ к прежней зарубежной ERP-системе прекращался 20.06.2024 года, что исключало возможность ошибок или переносов сроков.
• Сохранение качества сервисных процессов:
  Требовалось обеспечить выполнение отгрузок и складских операций без ухудшения уровня сервиса по сравнению с ранее действовавшей системой.
• Непрерывность обмена информацией с дилерами:
  Обеспечено сохранение информационного взаимодействия между дилерами и дистрибьютором через корпоративный портал без простоев и сбоев.
• Безостановочная работа предприятия:
  Все работы по переходу осуществлялись без приостановки производственной деятельности. Были созданы копии баз данных, развернута промежуточная среда и реализована стратегия отката на случай возникновения рисков.
• Оперативная миграция данных:
  Перенос остатков и всей нормативно-справочной информации (НСИ) был завершён в течение одного месяца. Валидация данных и запуск всех интеграционных обменов были осуществлены в срок — за 1,5 месяца.
• Параллельное внедрение нескольких информационных систем:
  Работы по внедрению учетной системы, системы управления складом, корпоративного портала и интеграционных решений велись синхронно, что потребовало высокой степени координации.
• Обеспечение соответствия регламентированному учету РФ:
  В переходный период был обеспечен непрерывный процесс сдачи регламентированной и налоговой отчетности в соответствии с требованиями российского законодательства. Также был организован перенос всех необходимых для ведения бухгалтерского учета данных из ранее используемой зарубежной системы.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:WMS Логистика. Управление складом" в компании ООО "Пежо Ситроен Рус"
• Проект внедрения "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" в компании ООО "Пежо Ситроен Рус"
• Проект внедрения "1С:Управление торговлей 8" в компании ООО "Пежо Ситроен Рус"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект реализовывался в условиях полного отсутствия технической поддержки со стороны прежней зарубежной ERP-системы.

Это существенно осложняло процесс переноса данных: не было возможности осуществить прямую выгрузку информации в формат, удобный для последующей загрузки в новую учетную систему.

В связи с этим работы по миграции данных были организованы в несколько этапов:

• Совместная работа с пользователями заказчика для определения доступных источников данных: необходимо было установить, из каких отчетов или справочников можно получить требуемую информацию;
• Выгрузка данных из доступных отчетов прежней системы;
• Первичная обработка и преобразование выгруженных данных в формат, соответствующий требованиям новой ERP-системы;
• Загрузка обработанных данных в новую учетную систему;
• Нормализация загруженной информации для обеспечения корректной работы бизнес-процессов.

Такая поэтапная стратегия позволила успешно выполнить перенос данных и обеспечить качественное наполнение новой информационной системы даже в условиях отсутствия штатных механизмов экспорта из прежней платформы.

Результаты проекта

Компания успешно осуществила экстренный переход на новую информационную систему на базе отечественных решений 1С, сохранив непрерывность ключевых бизнес-процессов и обеспечив устойчивую работу предприятия в условиях ограниченного времени и отсутствия доступа к прежней зарубежной системе.

• Перенос рабочих процессов:
  Все основные бизнес-процессы — продажи, логистика, складское управление, взаимодействие с дилерами, учетная и финансовая отчетность — были успешно перенесены в новые учетные системы на платформе 1С ("1С:Управление торговлей", "1С:Бухгалтерия КОРП" и "1С:WMS Логистика. Управление складом"). Это позволило компании сохранить управляемость операционной деятельностью в полном объеме.

• Сохранение непрерывности операционной деятельности:
  Переход на новые системы был осуществлен без длительной приостановки продаж, отгрузок и взаимодействия с дилерской сетью.
  Ключевые сервисные показатели, включая сроки обработки заказов и отгрузок, остались на уровне, соответствующем требованиям дистрибьюторских договоров.

• Оперативное обучение сотрудников:
  В рамках проекта была организована быстрая программа обучения пользователей новым системам. Благодаря этому сотрудники оперативно адаптировались и начали использовать новые программные продукты 1С без задержек после перехода.

• Обеспечение работы корпоративного портала:
  Сохранена и перенесена бизнес-логика взаимодействия с дилерской сетью через корпоративный портал, что обеспечило непрерывность обмена заказами, данными и отчетами между дистрибьютором и дилерами.

• Внедрение современной складской системы:
  Запущена новая система управления складом с использованием мобильных устройств, что позволило поддерживать полный контроль над движением ТМЦ, минимизировать ошибки при операциях и обеспечить высокую скорость обработки складских задач.

• Интеграция учетных систем:
  Обеспечен полноценный обмен данными между учетной системой, системой управления складом и корпоративным порталом, что позволило избежать информационных разрывов и ускорить прохождение бизнес-операций.

• Обеспечение регламентированного учета:
  Проект обеспечил непрерывность процесса сдачи регламентированной и налоговой отчетности в соответствии с требованиями законодательства РФ, включая перенос всех необходимых данных для бухгалтерского учета.

Бизнес-эффект от проекта:

• Минимизация рисков, связанных с внезапным прекращением поддержки зарубежной системы;
• Снижение зависимости от иностранных ИТ-решений и переход на полностью российскую инфраструктуру;
• Сохранение устойчивости бизнеса без потери клиентского сервиса и производственной активности;
• Повышение контроля над процессами за счёт использования современных инструментов 1С;
• Создание цифровой базы для дальнейшего развития ИТ-ландшафта компании.

1С:WMS Логистика. Управление складом :
• Приемка
• Отгрузка
• Операции
• Управление ресурсами
• Настройка склада и операций НСИ

1С:Бухгалтерия :
• Банк и касса
• Продажи
• Покупки
• Склад ОС и НМА
• Регламентированная отчетность
• Интеграция с 1С:ЗУП

1С:Управление торговлей :
• Управление продажами
• Управление закупками
• Казначейство
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Управление складом и запасами
• Интеграция с корпоративным порталом

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта была построена интегрированная архитектура информационной системы компании, обеспечивающая полное покрытие оперативных и финансовых процессов, а также сквозной обмен данными с внешними системами.

Ядро системы:
В качестве основной учетной платформы используется решение 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация, объединяющее два ключевых контура:

• Оперативный контур:
• Управление закупками;
• Управление продажами.
• Финансовый контур:
• Ведение регламентированного учета (РСБУ);
• Организация процессов казначейства;
• Формирование управленческой отчетности.

Дополнительные модули:

• Встроенный модуль Бит.Финанс, предназначенный для расширения функциональности финансового блока;
• Модуль формирования отчетности по стандартам МСФО для подготовки международной финансовой отчетности.

Складская система:

• Для управления логистикой склада внедрена специализированная система 1С:WMS, интегрированная с основной учетной платформой.

Интеграционные решения:

• Организован обмен данными с внешними системами:

• ЭДО — для обмена электронными юридически значимыми документами;
• система документооборота — для организации электронного документооборота внутри компании;
• Интернет-портал — для оперативного взаимодействия с дилерской сетью.

Основные особенности архитектуры:

• Центральное ядро системы обеспечивает согласованную работу всех контуров;
• Интеграция с WMS-системой позволяет контролировать все складские операции в режиме реального времени;
• Гибкая структура интеграций с внешними сервисами поддерживает синхронную работу с партнерами и клиентами;
• Расширенные возможности финансового управления за счет модулей БИТ.ФИНАНС и МСФО.

Данная архитектура обеспечивает высокую степень автоматизации процессов, масштабируемость решения и готовность к дальнейшему развитию ИТ-ландшафта компании.