Цели проекта

• Повышение эффективности исполнения бизнес-процесса управления закупками, продажами, складом путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, выполняемых "вручную";
• Оптимизация информационного взаимодействия участников процессов;
• Снижение стоимости сопровождения конвертации ПФ ввиду перехода на преимущественное использование типового функционала;
• Оптимизация процесса выгрузки и загрузки данных путём разработки специальных обработок и регламентных заданий, снижение введения учёта в excel файлах ввиду использование типовых и разработанных отчётов в 1С:Управление торговлей.

Ситуация до внедрения

Компания Cedo на протяжении 50 лет является производителем широкой гаммы хозяйственных товаров. Среди выпускаемых и продаваемых нами товаров вы найдете мешки для замораживания и хранения продуктов питания, мешки для мусора, алюминиевую фольгу, пищевую пленку, рукава для запекания и многое другое.

Продукты Cedo, выпускаемые в странах Европы и Азии, продаются как под собственной маркой Paclan, так и под собственными торговым марками наших клиентов. Дочерняя компания в России была основана в 1992 году и за короткий срок вышла на ведущие позиции в сфере оптовой торговли хозяйственными товарами, клиентами являются международные торговые сети (Metro C&C, Auchan и др.), российские розничные сети, крупнейшие оптовые компании, рестораны, гостиницы, государственные учреждения.

До перехода на 1С:Управление торговлей компания использовала устаревшую систему 1С:Торговля и склад версии 7.7, которая имела ряд ограничений, таких как ограниченный функционал и невозможность модернизации. Любые изменения в законодательстве (налоги, ПФР, бухгалтерская отчётность) требовали ручного внесения правок, что было трудозатратно. Из-за сложности обновлений компания рисковала несвоевременным учетом новых требований, что могло привести к штрафам или ошибкам в отчётности.

Кроме того, поддержка выгрузки данных в бухгалтерскую систему (1С:Бухгалтерия) была нестабильной. Каждое обновление 1С:Бухгалтерии требовало корректировки обмена, иначе возникали ошибки выгрузки, что приводило к дублированию работы и ручным исправлениям.

Уникальность и инновационность проекта

Проект перехода с устаревшей 1С:Торговля и склад, версии 7.7 на современную 1С:Управение торговлей, ред. 11.5 отличался комплексным подходом и был частью масштабной трансформации бизнес-процессов компании. Его уникальность заключалась в следующих ключевых аспектах:

1. Параллельная реализация взаимосвязанных проектов

Внедрение 1С:Управление торговлей, ред. 11.5 не было изолированным процессом – оно синхронизировалось с другими работами:

• Автоматизация ранее недоступных бизнес-процессов;
• Оптимизация ИТ-инфраструктуры;
• Переход на новое ПО без остановки процессов.

2. Поэтапное внедрение

Внедрение 1С:Управление торговлей, ред. 11.5 проводилось в несколько этапов с возможностью возврата к работе со старой системой без потери наработанной в новой системе первичной информации за счет реализации двусторонних интеграций.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Управление торговлей" в ООО "СЕДО ХАУСХОЛД ПРОДАКТС"

Результаты проекта

• Повышение эффективности исполнения бизнес-процесса управления закупками, продажами, складом путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, выполняемых "вручную";
• Снижение стоимости сопровождения конвертации ПФ ввиду перехода на преимущественное использование типового функционала, поскольку у заказчика был большой объём самописных ПФ в системе, большую часть удалось заменить типовыми формами.
• Оптимизация процесса выгрузки и загрузки данных путём разработки интеграций взаимодействия с системой заказов и складом.
• Автоматическое создание документов в системе, что привело к экономии ручного ввода и заполнения документов.
• Оптимизация работы с просроченной продукцией и понижение риска штрафа заказчика со стороны контролирующих органов.

1С:Управление торговлей :
• Оперативный учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Этапы проекта:

1. Обследование и разработка функциональных требований

На первом этапе команда специалистов провела детальное обследование текущей системы заказчика. Изучали особенности работы всех отделов – от продаж и закупок до склада и бухгалтерии. Они выявляли "болевые точки": где сотрудники тратят больше всего времени на рутинные операции, какие отчеты формируются вручную, какие данные дублируются. Проводились интервью с ключевыми пользователями, анализировались типичные сценарии работы. На основе собранной информации составлялся детальный перечень требований к новой системе.

2. Моделирование процессов в рамках типовой конфигурации

После сбора требований эксперты по 1С приступили к моделированию бизнес-процессов в типовой конфигурации 1С:Управление торговлей, ред. 11.5. Сравнили, как работают операции в старой и новой системе, определили, какие процессы можно реализовать стандартными средствами, а где потребуются доработки. Особое внимание уделялось настройке справочников (номенклатуры, контрагентов, цен), документооборота (заказов, накладных, счетов) и прав доступа. На этом этапе создавалась "карта процессов", которая наглядно показывала, как будет организована работа в новой системе.

3. Проектирование и разработка Технического задания

На основе собранных требований и смоделированных процессов технические специалисты приступили к разработке детального Технического задания (ТЗ). В документе прописывались все необходимые доработки: нестандартные отчеты, дополнительные поля в документах, автоматические расчеты, интеграции с другими системами. Особое внимание уделялось алгоритмам переноса данных из старой системы - как обеспечить корректную выгрузку информации без потерь. ТЗ проходило несколько итераций согласования с заказчиком, в ходе которых уточнялись сроки, приоритеты задач и зоны ответственности.

4. Разработка функционала по ТЗ и первичный перенос данных

Программисты 1С приступили к реализации утвержденного ТЗ. Создали новые отчеты, настроили интеграции, разработали механизмы автоматического расчета цен. Параллельно начался первичный перенос данных из старой системы.

5. Перенос справочников и остатков

После отладки механизмов выгрузки начался основной этап переноса данных. В новую систему переносились все ключевые справочники: товары и услуги, контрагенты, цены, складские остатки. Особое внимание уделялось сохранению целостности данных, чтобы все связи между документами и справочниками оставались работоспособными. Проводилась тщательная сверка остатков: сравнивались данные в старой и новой системе, чтобы исключить расхождения. На этом этапе также настраивались механизмы обмена данными между системами, чтобы обеспечить возможность параллельной работы в переходный период.

6. Обучение пользователей

Перед запуском системы команда проекта разработала комплекс обучающих материалов: инструкции, видеоуроки, тестовые базы данных.

7. Опытная (тестовая) эксплуатация

После обучения начался период опытной эксплуатации. Новая система запускалась в ограниченном контуре - часть отделов начинала работать в 1С:УТ 11.5 параллельно с сохранением старой системы. Это позволяло выявлять и оперативно исправлять ошибки, дорабатывать систему по замечаниям пользователей.

8. Промышленная эксплуатация (полный переход)

После успешного завершения тестового периода осуществлялся окончательный перенос всех актуальных данных из старой системы. Постепенно старая система выводилась из эксплуатации.

В рамках проекта настроены несколько интеграций:

• Интеграция между 1С:УТ с системой формирования заказов
  • реализован EDI обмен с сетевыми покупателями. Интеграция позволила в автоматическом режиме принимать заказы от крупных сетей, обрабатывать особенности каждого сетевого покупателя
  • гибко настраивать особенности обмена в части дополнительных данных и методов учета количества отправляемых товаров
  • формировать подтверждения для заказов и принимать корректировки в автоматическом режиме
  • формировать по особым правилам сообщения для отгрузки
• Интеграция между 1С:УТ с 1С:Бухгалтерия первичной документацией (обмен был модифицирован под бизнес-процессы заказчика)
• Интеграция между 1С:УТ с внешним складом (в компании используются внешние склады, оператором склада является сторонний подрядчик. В рамках проекта реализован полный автоматический двусторонний обмен со складской системой внешнего подрядчика (не 1С). Настроенная интеграция позволила:
  • в автоматическом режиме формировать задания на сборку, перемещение, разборку и отгрузку товаров,
  • в автоматическом режиме загружать результаты складских операций в ордера на стороне базу 1С:УТ,
  • обеспечить в автоматическом режиме формирование документов на стороне 1С:УТ по сложным цепочкам бизнес процессов).

Реализованная архитектура проекта