Цели проекта

• Вести учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и основных средств (ОС) в эксплуатации в системе "1С:БГУ", ред. 2.0, перевести в цифровой формат ряд складских процессов, а также внедрить новые;
• Ускорить согласование оперативных документов в единой взаимосвязанной системе для подразделений, входящих в организационные рамки проекта;
• Исключить двойной ввод и сократить объем бумажного документооборота, расширив возможности электронного документооборота (ЭДО) за счет увеличения количества видов документов для согласования, а также добавления функции напоминания о просрочке согласования документов;
• Реализовать интеграцию между модулем управления автотранспортом и оперативной складской системой для передачи данных об остатках и движении ТМЦ и заявках на ремонт автотранспорта в модуле "1С:УАТ";
• Повысить степень прозрачности процессов, а также достоверности хранимой и обрабатываемой информации.

Ситуация до внедрения

ГБУ "Мосгоргеотрест" / ГБУ "МГГТ" — одна из крупнейших изыскательских организаций России. Компания существует более 75 лет и является подведомственным учреждением Москомархитектуры. Организация предоставляет более 50 услуг, включая геодезические и геологические изыскания, кадастровые работы и обследование зданий.

Учреждение осуществляло бухгалтерский учет в облачном сервисе Универсальной автоматизированной информационной системы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0 (УАИС 1С:БГУ 2.0), а оперативный учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и основных средств (ОС) в нетиповом специально разработанном модуле "Оперативный складской учет" на базе конфигурации "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0 (1С:БГУ 2.0).

Функционал данного модуля не полностью соответствовал требованиям заказчика в удобстве использования и возможностях интеграции с учетом специфики изыскательской организации.

Также с точки зрения информационной безопасности, оперативный учет у заказчика должен вестись отдельно от регламентированного учета, чтобы избежать несанкционированного доступа к бухгалтерской информации у работников склада, но при этом остатки в обеих базах должны быть синхронизированы.

Поэтому командой было принято решение дорабатывать интеграции с информационной системой путём выгрузки данных в файл Excel, который разработчики со стороны клиента 1С загружали в свою систему.

Было принято решение о доработке модуля, включая расширение функционала электронного документооборота (ЭДО).

Ведение процессов до доработки модуля "Оперативный складской учет" и автоматизации складского оперативного учета

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта была осуществлена интеграция системы "1С:БГУ", ред. 2.0 с "1С:Управление автотранспортом" ("1С:УАТ"), хотя типовых правил обмена между ними не существует.

В модуле управления автотранспортом пользователи создают заказы на выдачу материалов или инструментов. Благодаря интеграции модуль определяет наличие этих ресурсов на складах. Информация о движениях ТМЦ, в том числе по топливу далее передается обратно в оперативную учетную систему.

Учёт и списание спецодежды и средств индивидуальной защиты (СИЗов) регламентированы законодательно: без специальной одежды и средств защиты запрещено выводить сотрудника на работу. Был настроен автоматический расчет сроков выдачи и списания СИЗов, а также автоматическая рассылка отчетов руководителям подразделений, которые должны обеспечивать явку своих сотрудников за получением СИЗов. Дополнительно к каждому сотруднику была прикреплена карточка с его физическими параметрами (рост, размеры), текущими выданными СИЗами.

В части поступления ТМЦ и ОС также были произведены доработки. Реализовано автоматическое формирование акта экспертизы о приемке ТМЦ и ОС.

Для основных средств были автоматизированы процедуры присвоения инвентарного номера и печати наклейки с названием и указанием инвентарного номера, а также обработка заявки на выдачу ОС и подбор оборудования под параметры заявки с учетом наличия на складе, по завершении которого в 1С формируется электронная форма заявки для ее согласования в ЭДО.

Также был автоматизирован процесс подачи заявок на ремонт и модернизацию оборудования и автотранспорта. Пока не было интеграции между базой "Оперативного учета" (ОУ) и в 1С:УАТ приходила только заявка из производства, после чего она вручную перебивалась в ОУ. Благодаря доработанной интеграции модуль УАТ имеет актуальную информацию об остатках ТМЦ на складах, передает заявки на ремонт в модуль "Оперативный складской учет" для согласования, а затем происходит автоматическая выгрузка данных о перемещении ТМЦ в регламентированный учёт.

У каждого геодезического оборудования есть дополнительные характеристики, например, назначение, статус и параметры начисления амортизации, которые требуют учета. Также оборудование подлежит периодической поверке. С учетом этого в системе были выполнены доработки.

Бизнес-процессы разукомплектации ОС, перемещения ОС между работниками разных подразделений, списания неликвидных ТМЦ и ОС по заявке, инвентаризации ТМЦ и ОС также были автоматизированы в модуле "Оперативный складской учет".

Публикации о проекте

• Автоматизация оперативного складского учета на базе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ" для изыскательской организации

• Автоматизация оперативного складского учета на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ 2.0» для ГБУ «Мосгоргеотрест»

Результаты проекта

Итогом разработки стал обновленный модуль "Оперативный учет" с нетиповым функционалом на базе "1С:БГУ", ред. 2.0.

• Согласование/подписание операционных документов при помощи электронной подписи – на 50% сократилось время согласования/подписания операционных документов;
• Сокращение объема бумажного документооборота – до 2000 документов в месяц оформляется и согласуется в электронном варианте;
• Оцифрованы и перенесены в систему уникальные процессы по учету геодезического оборудования, не реализованные в типовой конфигурации;
• Внедрены новые нетиповые интеграции модуля "Оперативный учет" на базе "1С:БГУ", ред. 2.0 с "1С:Управление автотранспортом" и "УАИС 1С:БГУ 2.0".

1С:Бухгалтерия государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта система была адаптирована под специфические задачи изыскательской организации: учет средств индивидуальной защиты (СИЗов), ТМЦ, ОС и автотранспорта. Из конфигурации были взяты основные справочники, а интерфейсы, документы и интеграция для автоматизации бизнес-процессов были разработаны с нуля.