Цели проекта

• Перейти на отечественное программное обеспечение для получения регулярных обновлений и изменений законодательства.
• Оптимизация и унификация процессов кадрового учета, расчета заработной платы и планирования затрат на персонал.
• Минимизация ошибки пользователей, допускаемых в системе.
• Обеспечение автоматическое формирование регламентированной и корпоративной отчетности согласно требованиям Общества и законодательства РФ.

Задачи проекта:

• Перевести текущий функционал на программный продукт "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", получающий регулярные обновления от вендора.
• Снизить стоимость владения информационной системой за счет перехода на отечественное программное обеспечение.
• Унифицировать нормативно-справочную информацию в части процессов кадрового учета и заработной платы.
• Унифицировать процессы ведения кадрового учета, заработной платы и планирования фонда оплаты труда всего Общества.
• Сохранить и обеспечить интеграцию системы кадрового учета и расчета заработной платы с историческими системами.
• Объединить основные бизнес-процессы кадрового учета, расчета заработной платы и формирования корпоративной отчетности в одной системе.

Ситуация до внедрения

ПАО "Россети" (полное название - Публичное акционерное общество "Федеральная сетевая компания - Россети") - один из крупнейших в мире электросетевых холдингов, обеспечивающий электроснабжение потребителей в 82 регионах России.

География деятельности. В управлении компании - 2,6 млн км линий электропередачи и электрические подстанции общей мощностью 900 тыс. МВА. По сетям группы передаётся около 80% всей вырабатываемой в стране электроэнергии.

В состав ПАО "Россети" входят:

• Исполнительный аппарат;
• 7 филиалов магистральных электрических сетей (МЭС): МЭС Востока, МЭС Сибири, МЭС Урала, МЭС Северо-Запада, МЭС Центра, МЭС Волги, МЭС Юга;
• Центр технического надзора.

Бизнес-процессы управления персоналом и заработной платы в ПАО "Россети" были автоматизированы в системах на базе зарубежного программного обеспечения. Поддержание актуальности систем и соответствие требованиям законодательства требовало существенных временных и финансовых затрат. Большая часть регламентированной и корпоративной отчетности формировалась в ручном режиме.

Уникальность и инновационность проекта

1. Территориальная распределенность филиалов Общества, разные часовые пояса.

Для работы на проекте были выбраны инструменты для проведения онлайн-встреч в удобное для всех участников время. В самые тяжелые периоды работы (миграция данных, формирование табеля рабочего времени, расчет заработной платы) было организовано очное присутствие Исполнителя площадках Заказчика, что позволило оперативно решать вопросы пользователей. Разработана структура проектной команды с выделением кураторов с обеих сторон для оперативного взаимодействия.

2. Переход с зарубежного ПО.

Сложность перехода с одной программы, сильно отличающейся по архитектуре, на другую для пользователей, в связи с этим сложности в обучении. С целью более безболезненного перехода были выполнены следующие мероприятия:

• проведение демонстрации типового решения "1С:ЗУП КОРП" в начале проекта;
• предварительная демонстрация бизнес-процессов, реализованных под требования Заказчика;
• проведение повторных обучений для самой большой категории пользователей – табельщиков;
• проведение онлайн-встреч для разбора самых распространенных ошибок пользователей;
• определение ключевых пользователей со стороны Заказчика, организация взаимодействия Заказчика и Исполнителя в ключевые моменты проекта.

• запись всех встреч, обучений и демонстраций, хранение записей на ресурсе Заказчика, доступном всем пользователям.

3. Ведение учета в нескольких исторических системах.

Исторические данные Заказчика велись в разных системах, что усложняло получение данных для формирования отчетности. В рамках проекта Исполнителем была разработана корпоративная отчетность на базе "1С:ЗУП КОРП", таким образом удалось обеспечить формирование отчетности в единой с основными бизнес-процессами системе и сократить число интеграционных потоков.

4. Различия бизнес-процессов в филиалах организации.

До внедрения в филиалах Общества присутствовали существенные отличия в ЛНА и бизнес-процессах кадрового учета и расчета заработной платы. В рамках автоматизации удалось привести процессы к единой методологии.

5. Три очереди запуска ОПЭ в филиалах, запуск в середине года без остановки работы ранее перешедших филиалов в новой системе.

Переход на "1С:ЗУП КОРП" осуществлялось в 3 этапа (очереди):

1. Пилотный проект.
2. Запуск основной части филиалов.
3. Запуск филиалов, имеющих особенности функционирования в части информационной безопасности.

Сложность такого поэтапного запуска заключалась в переходе в середине года в связи с переносом данных по НДФЛ, страховым взносам и переработкам с начала года, а также данных для формирования корпоративной отчетности из исторической системы, сильно отличающейся по архитектуре. Для минимизации риска срыва сроков и исключения длительного параллельного ведения данных в двух системах были приняты следующие меры:

• Разделение организационного объема запуска (выделение филиалов со сложностями разграничения полномочий в 3-ю очередь).
• Ранний расчет заработной платы в исторической системе, без переноса сроков выплаты.
• Временная приостановка ведения кадровых данных, существенных изменений в исторической системе, без остановки необходимых критичных кадровых мероприятий, для проведения миграции данных.

Обучение пользователей разработанной функциональности проходило также в 3 этапа. Для минимизации трудозатрат на повторное обучение была разработана следующая методика:

• Разработка операционных инструкций.
• Запись обучающих видеороликов в разбивке по бизнес-процессам в соответствии с инструкциями.
• Размещение обучающих материалов на корпоративном ресурсе Заказчика, что обеспечило доступ к материалам в удобное для пользователей время.
• Разработка тестовых практических заданий. Выполнение тестовых заданий позволило закрепить теоретические знания на практике.
• Разворачивание обезличенной базы для обучения пользователей для прохождения тестовых заданий.
• Разработка отчетов, позволяющих отслеживать выполнение заданий большим числом пользователей одновременно. Данные отчеты послужили инструментом контроля и позволили оценить качество усвоения материала, а также выявить слабые стороны.
• Сбор статистики по пройденному обучению.

Данные меры позволили пользователям безболезненно перейти на новую программу и сократили время на ввод данных уже в продуктивной базе.

6. Три этапа миграции данных.

В связи с поэтапным запуском филиалов миграция данных также выполнялась поэтапно. Для миграции данных из исторической системы были разработаны специальные инструменты загрузки как со стороны исторических систем, так и со стороны новой системы, выстроены приоритеты загрузки данных по значимости и все зависимости между шаблонами загрузки данных. Для пользователей были разработаны специальные отчеты для проверки загруженных данных, что сократило время на верификацию данных и позволило быстрее приступить к полному переходу работы в "1С:ЗУП КОРП".

7. Параллельное внедрение дополнительного функционала.

В рамках проекта помимо основных бизнес-процессов параллельно разрабатывался дополнительный функционал. В рамках проекта разработан и внедрен следующий функционал:

• Организационный менеджмент;
• Кадровое администрирование;
• Воинский учет;
• Учет рабочего времени;
• Расчет заработной платы;
• Кадровый резерв;
• Сетевая отчетность;
• Интеграция с внешними системами;
• Управления затратами на персонал.

8. Целевое количество смежных ИС (интеграций) – 19, интеграционных потоков – 43

В рамках проекта сохранены интеграционные потоки с историческими системами Заказчика, а также добавлены новые потоки.

9. Реализация около 200 печатных форм и более 20 нетиповых аналитических отчетов общества.

10. Количество доработок функционала более 700.

11. Разграничение полномочий

Организация имеет сложную организационную управленческую структуру: непосредственно головной организации подчинены 7 филиалов-магистральных электрических сетей и ЦТН, в подчинении каждого из филиалов-магистральных электрических сетей находится по несколько предприятий, юридически также являющихся филиалами ПАО "Россети". Для обеспечения требуемого разграничения полномочий и снижения нагрузки на информационную базу были выполнены доработки, позволяющие разграничить доступ к физическим лицам по организациям без создания большого числа групп доступа физических лиц.

12. Распределенная информационная база (РИБ)

В целях обеспечения информационной безопасности учет по ряду филиалов Общества был вынесен в отдельные изолированные контуры с использованием распределенной информационной базы. Запуск учета в узлах РИБ состоялся одновременно с запуском 3-ей очереди филиалов в основной информационной базе. Обеспечена интеграция всех данных узлов РИБ в основную базу с целью формирования корпоративной отчетности по всему Обществу в целом.

Публикации о проекте

• Создание автоматизированной системы управления персоналом (АСУП) на базе ПП "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП"

Результаты проекта

• Комплексная автоматизация процессов кадрового администрирования, управления персоналом и расчета заработной платы согласно единой методологии в филиалах и ИА Общества.
• Успешный запуск трех очередей проекта в утвержденные сроки.
• Успешный запуск в середине года без параллельного ведения учета в двух системах.
• Первый расчет и выплата заработной платы из новой системы с первого месяца перехода на "1С:ЗУП КОРП".
• Выполнена миграция исторических данных за 2,5 недели по 20 тыс. табельных номеров.
• Параллельное внедрение основного и дополнительного функционала.
• Обеспечено формирование данных в ПФР и налоговые органы.
• Обеспечена передача данных в текущую систему ERP с дальнейшим отражением начисленной зарплаты, прочих доходов и налогов в затратах предприятия.
• Обеспечена стабильная и бесперебойная работа для 5 тыс. пользователей.
• Обеспечено автоматизированное формирование бухгалтерской, налоговой, статистической и корпоративной отчетности филиалами и Обществом в целом.
• Сохранена и реализована интеграция с текущими и историческими системами.
• Разработано более 200 отчетов и печатных форм.

Внедренные программные продукты

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Организационный менеджмент
• Кадровое администрирование
• Воинский учет
• Учет рабочего времени
• Расчет заработной платы
• Кадровый резерв
• Сетевая отчетность
• Интеграция с внешними системами
• Управления затратами на персонал

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 5000

Количество табельных номеров: 24 тыс.

В рамках проекта используется только отечественное ПО. В качестве операционной системы выбрана Astra Linux 1.7, в качестве СУБД – Tantor Certified Edition 16.8.1.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Защищенный программный комплекс "1С:Предприятие 8.3z" (x86-64).