Цели проекта

1. Создать единое информационное пространство (ЕИП) между сайтом, складом, бухгалтерией и отделом продаж.

2. Автоматизировать полный цикл: «Поиск/заказ запчасти клиентом → проверка у поставщиков → приход на склад → резервирование → отгрузка → учёт».

3. Внедрить прозрачную систему ценообразования и расчёта себестоимости с учётом накладных расходов (логистика, пошлины).

4. Интегрировать CRM-функционал: категории клиентов, индивидуальные соглашения, автоматические скидки.

Ситуация до внедрения

Компания AVTO-ZAKUP.RU — динамично растущий поставщик запчастей для авто- и мототехники из Европы, Японии, США, Китая и Кореи. До внедрения бизнес-процессы были децентрализованы:

· Разрозненный учёт: Сайт (оформление заказов), Excel-прайсы поставщиков, 1С: Бухгалтерия для финансов.

· Отсутствие единой клиентской базы и контроля задолженности: невозможно было отследить историю взаиморасчётов, персональные скидки и категории клиентов (опт, розница, СТО). А так же предоставить клиенту график его платежей.

· Сложность с заведением новых поставщиков: приходилось для каждого поставщика дорабатывать как складскую программу WMS так и 1С бухгалтерию – из-за отсутствия функционала для загрузки и обработки данных.

· Ручное распределение и обработка заказов клиентов и поставщиков: Менеджеры иногда вручную распределяли заказы поставщиков по клиентам, резервировали на складе, выставляли счета — высокий риск ошибок и потери времени.

· Сложность с себестоимостью: из-за валютных колебаний и множества поставщиков (дилеры, дистрибьюторы, мировые склады) корректный расчёт себестоимости по ФИФО был невозможен.

· Отсутствие CRM: не велась история работы с клиентом «от заказа до отгрузки» и пост-продажного обслуживания.

· Медленный и не стабильный обмен между базами 1С и сайтом: это являлось причиной долгой отгрузки заказов со склада наличия – клиенты ждали продолжительное время

Уникальность и инновационность проекта

 Работа с заказом клиента

1. Клиент на сайте выбирает запчасть (по VIN, артикулу или марке авто).

2. Сайт через API отправляет заказ в 1С:УТ.

3. Система в реальном времени проверяет:

o Наличие на собственном складе (с резервированием).

o Если нет — автоматически генерирует заказ поставщику (на основе правил приоритета).

4. Клиенту присваивается категория (опт, розница, СТО) и применяются персональные договоры и соглашения (скидки, отсрочка).

4.2. Закупка и приёмка (работа с международными поставщиками)

1. Менеджер загружает входящий Excel от поставщика (Япония, Германия, Китай) в рабочее место «Загрузка данных из внешних систем».

2. Программа автоматически:

o Распознаёт артикулы и наименования.

o Сопоставляет с заказами клиентов.

o Формирует документ «Приобретение товаров и услуг».

3. После реального поступления на склад и подтверждения кладовщиком — система резервирует эти запчасти под конкретные заказы клиентов (автоматическое обеспечение).

4.3. Отгрузка и взаиморасчёты

1. Начальник склада в 1С:УТ формирует «Заказ на отгрузку» (отбор по городам, маршрутам).

2. После отгрузки система автоматически:

o Создаёт «Реализацию товаров и услуг».

o Списывает деньги с бонусного счёта или удерживает предоплату на сайте.

o Меняет статус заказа на сайте на «Отгружен».

o Отправляет клиенту на e-mail счёт, ТОРГ-12 и трек-номер.

3. Все операции мгновенно передаются в 1С:Бухгалтерию (проводки, НДС, взаиморасчёты).

4.4. Управление себестоимостью

· Система ведёт партионный учёт по методу ФИФО.

· Дополнительные расходы (фрахт, страховка, пошлины) распределяются автоматически на каждую единицу товара в разрезе подразделений и номенклатурных групп.

Результаты проекта

Показатели эффективности (до/после) *

(* — расчётные значения на основе типовых проектов, подтверждены заказчиком)

1С:Управление торговлей :
• 1С: Управление торговлей для Казахстана (ред. 3.4) + интеграция с сайтом, WMS и 1С: Бухгалтерией для Казахстана

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве ядра системы выбрана 1С: Управление торговлей (УТ), которая позволила:

· Интегрироваться с сайтом AVTO-ZAKUP.RU (обмен заказами, остатками, статусами).

· Настроить сложные правила отбора поставщиков (кто дешевле/быстрее).

· Автоматически загружать и распознавать прайс-листы и инвойсы от поставщиков (Excel).

· Вести учёт по сериям, артикулам и аналогам запчастей.

· Обмениваться данными с 1С: Бухгалтерией без двойного ввода.

· Приведение в порядок номенклатурной базы – удаление дублей.

Качественные результаты

1. Единая мастер-база данных. Объединены клиенты, поставщики (более 50 партнёров), номенклатура (>200 000 SKU). Бухгалтерия, склад, продажи работают в одной среде.

2. Сквозная автоматизация «от поиска до оплаты». Заказ клиента сам инициирует заказ поставщику, резервирование, отгрузку и закрытие финансовых документов без участия менеджера (по принципу «исключений»).

3. Прозрачная аналитика для руководителя. Появились отчёты:

o Рентабельность по каждому поставщику и бренду.

o Дебиторка по клиентам (СТО часто работают с отсрочкой).

o ABC/XYZ-анализ остатков (оптимизация товарного запаса на складе).

4. Повышение лояльности клиентов. Клиенты видят реальный остаток на сайте, получают смс/e-mail уведомления: «товар пришёл», «отгружен», «ждёт на пункте выдачи».

 ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ (ДОРОЖНАЯ КАРТА)

Компания «Центр Автоматизации» и AVTO-ZAKUP.RU планируют следующие этапы цифровизации:

1. Мобильное приложение для клиентов и кладовщиков: Отслеживание статусов, подтверждение отгрузки через смартфон, самовывоз по QR-коду.

2. Управление дебиторской задолженностью: Автоматическая блокировка отгрузок для клиентов с просрочкой 30+ дней.

3. Расширенная работа с прайс-листами: Автоматический парсинг цен конкурентов и гибкая настройка наценки по формуле «цена закупки + % + фикс».

4. Интеграция с сервисами проверки контрагентов (минимизация рисков при работе с новыми СТО и дилерами).

5. Внедрение модуля согласования заявок на расходование ДС (многоуровневый бюджетный контроль)