Цели проекта

• Автоматизация управленческого учета, бюджетирования, казначейства.
• Объединение всех видов учета в единую систему.
• Ускорение процесса согласования и управления договорами.
• Автоматизация контроля и управления закупками.
• Настройка механизмов планирования бюджетов и сбора факта в режиме онлайн.
• Повышение точности и скорости формируемых отчетов.

Ситуация до внедрения

ТОО "Алекс" — одно из ведущих предприятий Казахстана, специализирующееся на производстве минеральной воды "Alex Saryagash". Основанное в 1993 году, предприятие стало первым в стране, предложившим потребителям минеральную воду в пластиковых бутылках. Качество продукции "Алекс" соответствует высоким международным стандартам, а плодотворная деятельность компании отмечена множеством наград и признаний на международной арене, включая золотые медали и дипломы за превосходное качество и экологическую чистоту продукции.

Ранее в компании "Алекс" ведение учета осуществлюсь разрозненно:

• Бухгалтерский и налоговый учет велись в программе "1С:Бухгалтерия для Казахстана".
• Данные по управленческому учету собирались в Excel, затем из полученных данных собирались и сводились отчеты.
• Согласование договоров проводилось через электронную почту или на бумаге.
• Заявки на закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) поступали различными способами: через электронную почту, WhatsApp и устно. Это создавало недостаточную прозрачность процесса, затрудняя определение ответственных лиц, принимающих решения, а также отслеживание статуса согласования заявок. В результате могли возникать путаницы и задержки в процессе закупок.
• Процессы казначейства также выполнялись в Excel, устно либо по почте. Инициатор лично согласовывал заявку с каждой ответственной стороной – у руководителей, в бухгалтерии, а затем передавал ее в казначейство. Для контроля требовалось открывать Excel, проверять бюджет и текущие расходы, и только после этого отправлять информацию на дополнительное согласование руководителю, что занимало значительное время.

Все эти операции требовали значительных ресурсов, что приводило к замедлению рабочих процессов и повышало вероятность ошибок. Компания нуждалась в автоматизации и оптимизации процессов для повышения эффективности и улучшения контролируемости учета и согласования.

Для решения этих задач Заказчик обратился в алматинский филиал ведущего IT-интегратора "Первый Бит". Было принято решение о внедрении единой системы финансово-экономического управления "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана".

Уникальность и инновационность проекта

ТОО "Алекс" - крупное предприятие с большим количеством сотрудников и разнообразными бизнес-процессами. Уникальность проекта заключается в успешной реализации единого информационного пространства, в котором централизованно используется общая нормативно-справочная информация (НСИ) и осуществляется несколько видов учета: бухгалтерский, налоговый, управленческий, финансовый, включая казначейство, учет договоров и закупок. Для эффективной работы сотрудников в системе было организовано обучение пользователей.

В рамках настройки типового функционала решения "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" специалистами IT-интегратора было внедрено разделение доступа на уровне записей для ЦФО и статей оборотов, созданы профили прав пользователей с назначением доступа по списку пользователей.

В результате внедрения подсистемы "Бюджетирование" были достигнуты следующие функциональные возможности и эффекты:

• Сбор и анализ бюджетов предприятия - бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС);
• Получение фактических данных по бюджетам;
• Повышение качества контроля за исполнением бюджета;
• Формирование отчетности, необходимой для анализа;
• Интеграция подразделений в единую информационную модель, которая обеспечивает возможность работы в одной системе и доступ к общей нормативно-справочной информации;
• Снижение трудоемкости и сроков рабочего процесса.

Подсистема "Бюджетирование"

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "БИТ.ФИНАНС.Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" в ТОО "Алекс"

Результаты проекта

• Реализовано гибкое единое информационное пространство, охватывающее бухгалтерский, налоговый, управленческий и финансовый учеты, а также функции казначейства, управления закупками и договорами.
• Автоматизирован процесс планирования БДР и БДДС, что привело к снижению трудозатрат на сбор фактических данных и исключению ошибок, связанных с ручными операциями.
• Автоматизирован процесс согласования заявок на расходование средств и их контроль, что снизило риск возникновения кассовых разрывов.
• Автоматизирован оперативный контроль и исполнение договоров.
• Реализован оперативный сбор план-фактного анализа по направлениям деятельности и компании в целом.
• Оптимизирован сбор управленческой отчетности, что ускорило процесс принятия управленческих решений.

БИТ.Финанс :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Управление закупками
• Управление договорами
• Управленческий учет

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Бухгалтерия для Казахстана", ред. 3.0. с интегрированным модулем "БИТ.ФИНАНС.Холдинг".