Цели проекта

Основной целью проекта было автоматизировать бизнес-процессы компании для повышения точности учёта и оптимизации всех процессов. Это не только позволило повысить эффективность работы компании, но и значительно снизило затраты, что привело к увеличению прибыли.

Дополнительно проект ставил перед собой следующие цели:

Ситуация до внедрения

Научно-производственная фирма "Экопром" работает на рынке ветеринарии 24 года. Начав с небольшого производства, компания трансформировалась в современное высокотехнологичное предприятие, использующее достижения науки во благо здоровья животных.

Ветеринарная продукция НПФ "Экопром" завоевала доверие владельцев домашних питомцев неизменным качеством, эффективностью и доступностью. Все ветеринарные препараты и средства по уходу за животными "Экопром" проходят многоэтапные клинические испытания в лаборатории предприятия, оснащённой передовым европейским оборудованием. Производство расположено в г. Люберцы Московской области.

Высокие стандарты качества позволили НПФ "Экопром" стать производственной базой для одного из мировых лидеров ветеринарного рынка - немецкой компании Neoterica.

Ветеринарные препараты брендов Inspector, Protecto, RolfClub 3D, Инсектал, Мильбецин Нео, Гельминтал знает почти каждый владелец домашнего животного.

НПФ "Экопром" также выпускает продукцию собственных торговых марок Чистотел, Альпийские луга, СТОП проблема и AnimalPlay.

Всего в ассортименте "Экопрома" представлено более 550 наименований товаров.

Компания "Экопром" использовала для своей работы самописные конфигурации на базе "1С:УПП", которые разрабатывались и дорабатывались на протяжении более 10 лет. Эти решения не обеспечивали полноценного обмена данными между собой, так как каждая конфигурация выполняла свою функциональную задачу. В одной базе велся учёт продаж, в другой — производственные процессы, закупки и склад, а в третьей — консолидированный управленческий учёт. Такая структура не позволяла эффективно обмениваться информацией и оперативно управлять всеми процессами.

Производственные процессы в компании не были автоматизированы, а оперативный учёт вёлся вручную в Excel, что часто приводило к ошибкам и задержкам. Кроме того, процедуры закрытия месяца не проводились, что вело к расхождениям в учётных данных. В результате инвентаризации возникали существенные несоответствия, а продукцию приходилось списывать из-за окончания срока годности.

Необходимость в реорганизации учётных процессов и автоматизации бизнес-процессов стала очевидной, так как существующие самописные решения уже не соответствовали требованиям современной компании и создавали значительные операционные риски.

Уникальность и инновационность проекта

Проект стал значимым шагом в трансформации бизнес-процессов компании. Одним из ключевых достижений стало внедрение расчета управленческой себестоимости продукции, что позволило повысить точность управления ценовой политикой, предоставив своевременную и подробную информацию о реальной себестоимости производства изделий.

Также был реализован переход части корпоративной информационной системы в одну консолидированную ИС "1С:ERP", что обеспечило возможность ведения оперативного контурного учёта с использованием подсистемы Планирования.

Разработан универсальный инструментарий для интеграции всех информационных систем с помощью продукта "1С:Шина". Этот подход позволил интегрировать "1С:ERP" в существующую ИТ-архитектуру предприятия, значительно сэкономив время на реализацию проекта и снизив трудозатраты специалистов.

Важным этапом также стала автоматизация процесса бюджетирования. Процесс был начат с разработки и согласования методики по бюджетированию, которая стала основным документом, регламентирующим финансовую структуру компании. В результате был сформирован единый регламент, определяющий правила и сроки формирования бюджета, а также сценарии бюджетирования. Благодаря автоматизации бюджетирования компания значительно улучшила контроль над расходами и повысила точность планирования.

В результате первого этапа бюджетной кампании был согласован план по трудовой нагрузке, расходы на закупки мебели, компьютерной техники и обучения, а также операционные бюджеты для централизованных финансовых отделов.

Процесс бюджетирования был настроен с учётом принципа минимальных затрат на первичный ввод данных и разделения ответственности. Автоматизация процессов позволила значительно улучшить финансовое планирование и контроль.

Формат настроенного операционного бюджета:

В рамках товарного планирования были реализованы следующие ключевые этапы:

• Заполнение планов продаж: осуществляется загрузка данных из Excel для формирования планов продаж по номенклатуре в разрезе направлений деятельности, с указанием количества реализуемой продукции и суммы реализации.
• Расчет плана производства: для основной продукции и полуфабрикатов был внедрён расчет с использованием специализированного АРМ "Производство", что позволило повысить точность планирования.
• Расчет плана закупок: система автоматически рассчитывает план закупок сырья и товаров для перепродажи, а также выполняется суммовая оценка плана закупок через установку цен номенклатуры по виду цены "Плановая". Все виды планов связаны со статьями бюджета, что позволяет использовать данные планирования для дальнейших расчетов вспомогательных, операционных и мастер-бюджетов.

Основной сложностью этого этапа было внедрение нового алгоритма, который требовал корректировок во внутренних процессах ответственных подразделений, так как это было новшество для сотрудников компании.

Расчет плана по труду также был автоматизирован. Система использует информацию по базовому штатному расписанию, дополнительной численности и фондам оплаты труда. Дополнительно был внедрён расчет сдельного фонда оплаты труда с расшифровкой по номенклатуре и увеличение базового ФОТ с учётом коэффициентов индексации.

Система также реализует расчет сумм НФДЛ, страховых взносов, учитывая прогрессивную шкалу и предельную величину взносов (регрессивную шкалу). Все бюджеты плана по труду детализированы до аналитик по подразделениям, должностям и категориям персонала.

Важным достижением является настройка "эталонной" организационно-штатной структуры и справочника должностей в "1C:ERP", что позволяет в дальнейшем переносить справочники в "1С:ЗУП" для централизованного управления персоналом.

Бюджет прямых материальных затрат также был полностью автоматизирован. Данные по удельным затратам в разрезе номенклатуры готовой продукции автоматически подтягиваются в нефинансовые показатели на основании произвольной схемы компоновки данных из документа "Плановая калькуляция". Также используются данные по объему производства из плана производства, что позволяет более точно прогнозировать затраты и улучшить финансовое планирование.

Бюджеты общепроизводственных, управленческих и коммерческих расходов формируются на основании операционных бюджетов ЦФО, используя согласованные в ходе проекта правила компоновки. Распределение расходов осуществляется с фильтрацией по статьям и подразделениям, что позволяет обеспечить точность и прозрачность в учете затрат.

В расчете плановой себестоимости были использованы следующие базы распределения:

• Прямые затраты труда и объем произведенной продукции — для распределения общепроизводственных расходов, что позволяет точнее учитывать затраты на производство и управлять ими.
• Маржинальный доход — для расчета управленческих расходов, что позволяет эффективно контролировать затраты на управление и повышать рентабельность.
• Выручка от реализации и объем реализованной продукции — для коммерческих расходов, что позволяет точно оценивать эффективность коммерческой деятельности и оптимизировать затраты на продажи.

Этот подход обеспечил более точный и гибкий контроль за расходами на всех уровнях, улучшив финансовое планирование и повысив оперативность принятия управленческих решений.

В рамках расчета Маржинального дохода был произведен перераспределение части коммерческих расходов, которые теперь учитываются как прямые расходы и включены в расчет маржи. Это позволило более точно и детализировано учитывать затраты, влияющие непосредственно на прибыльность продукции.

Эти изменения были реализованы через два ключевых бюджета:

- Мастер-бюджет "Бюджет доходов и расходов", который теперь включает корректировки, отражающие перераспределение расходов и их влияние на маржинальную прибыль компании.

- Вспомогательный бюджет "Расчет маржинального дохода", где расчеты детализированы до уровня номенклатуры готовой продукции. Это позволяет отслеживать маржинальный доход по каждому виду продукции и выявлять наиболее прибыльные товарные группы.

Все расчеты в этих бюджетах детализированы до направлений деятельности, что дает возможность более детально отслеживать и анализировать доходность по различным сегментам бизнеса. Такой подход позволил повысить точность финансового анализа и улучшить принятие решений, направленных на повышение прибыльности компании.

Кроме того, Мастер-бюджет "Бюджет доходов и расходов" предоставляет план-фактный отчет о доходности предприятия в целом. Этот отчет включает в себя детализированные данные по валовой прибыли и маржинальному доходу, с возможностью анализа по направлениям деятельности. Такой подход позволяет руководству предприятия оперативно отслеживать финансовые результаты и принимать решения для улучшения финансовой стабильности и прибыльности компании.

Мастер-бюджет "Бюджет движения денежных средств" позволяет формировать план-фактный отчет о поступлениях и расходовании денежных средств с детализированным анализом по видам деятельности или по ЦФО. Это дает возможность точно отслеживать денежные потоки компании и эффективно управлять их движением в различных сегментах бизнеса.

При формировании отчета по движению денежных средств также был реализован расчет Прогноза, который включает в себя как фактические данные, так и уточненные прогнозные значения бюджета. Это позволяет точно предсказать расходы по каждой статье до конца года или за выбранный период отчетности. Такой подход помогает улучшить финансовое планирование, минимизировать риски кассовых разрывов и обеспечивает более точный контроль за финансовыми потоками компании.

Бюджет движения денежных средств также служит источником для определения лимитов в подсистеме Казначейство, обеспечивая более четкий контроль над финансами компании и создание структуры для управления денежными потоками в соответствии с бюджетными ограничениями.

В рамках внедрения настроены матрицы ролей в системе, а также разработаны дополнительные отчеты для контролеров ЦФО, что значительно повышает уровень контроля и анализа на всех уровнях компании.

Таким образом, в рамках автоматизации бюджетирования Заказчик получил:

• Автоматизированный и контролируемый процесс формирования плановой потребности ЦФО в ресурсах;
• Прозрачный, понятный и точный алгоритм расчета плановой себестоимости, маржинального дохода и чистой прибыли, с детализацией до направлений деятельности и номенклатуры товаров;
• Возможность оперативной оценки отклонений от запланированных показателей по статьям бюджета;
• Автоматизацию формирования отчетов по себестоимости и финансовым результатам;
• Возможность управления расходами по объему и направлениям расходования за счет использования лимитов.

Все задачи были решены с учетом сохранения текущей численности финансово-экономической службы (3 человека), что свидетельствует о высокой эффективности внедрения системы.

Блок Казначейство. В части Заявок на расходование денежных средств было внедрено требование Заказчика для контроля с учетом аналитик по статье бюджетирования. В рамках этой задачи был доработан документ "Заявка на расходование денежных средств", в котором был добавлен выбор статьи бюджета с обязательным заполнением аналитик по статье бюджета. Этот процесс обеспечивает более детализированное и точное управление расходами.

Также была реализована возможность получения отчета по лимитам в разрезе аналитик по статьям бюджетов, что позволяет контролировать и отслеживать использование средств в рамках установленных лимитов с более детализированным учетом. Это улучшает процесс управления расходами, помогает оперативно выявлять отклонения и своевременно принимать меры для корректировки бюджетных показателей.

В компании Заказчика внедрено еженедельное планирование поступлений и расходования денежных средств, что является важной частью финансового контроля. Этот процесс был также автоматизирован с помощью кастомной доработки отчета "Реестр платежей", который позволяет наглядно и оперативно отслеживать все денежные потоки компании, минимизируя риски финансовых нарушений и улучшая планирование и управление средствами на всех уровнях.

Данные по статьям бюджета собираются на основе произвольной схемы компоновки данных, что позволяет гибко и точно настраивать правила получения фактических данных.

Для управления доступом к финансовым документам была настроена матрица ролей в системе с учетом различных профилей доступа, обеспечив защиту и прозрачность на всех уровнях. Это позволило полностью автоматизировать работу финансовой службы предприятия в части контроля за поступлением и расходованием денежных средств, а также снизить объем операций, выполняемых в Excel. Дополнительно была проведена нормализация справочников: Партнеры, Контрагенты, Договоры.

Блок Финансовый результат и контроллинг:

До реализации проекта расчет себестоимости произведенной и реализованной продукции велся частично в "1С:УПП" (для расчета производственной себестоимости) и частично в Excel. Особенностью управленческого учета было использование кассового метода. В рамках проекта был внедрен расчет полной себестоимости продукции по методу начисления, с правильным учетом входящего и исходящего НДС, что повторяет методику расчета себестоимости, разработанную на этапе создания методологии бюджетирования.

Для интеграции с другими базами "1С:Бухгалтерия" была настроена интеграция с базами "1С:Бухгалтерия", что позволяет получать информацию о начисленных расходах, не отражаемых в "1С:ERP", таких как приобретение услуг, прочие активы, авансовые отчеты, начисление заработной платы и налогов. Для корректного распределения постатейных расходов были настроены статьи расходов и способы отражения заработной платы.

В рамках проекта была доработана система учета расходов с учетом требований Заказчика, включая учет расходов по отчетам комиссионеров (маркетплейсы), а также расходов по ретробонусам и трейдмаркетингу. Для корректного отражения этих расходов в себестоимости продукции, в реализации которой данные расходы были задействованы, была настроена возможность отнесения расходов:

• по документам Приобретение услуг и прочих активов,
• по Внутреннему потреблению,
• по Корректировке задолженности на документы реализации

В частности, это касается Отчета комиссионера, что позволяет более точно и прозрачно учитывать все связанные с продажами расходы в расчете себестоимости продукции.

В рамках блока Производство была разработана и внедрена автоматизированное рабочее место (АРМ) для планирования выпуска продукции, создания заказов на производство и работы с нормативно-справочной производственной информацией.

Основные возможности АРМ Производство:

• Расчет плана производства на основании планов продаж по направлениям и текущих остатков готовой продукции на складах с учетом необходимого остаточного срока годности по направлениям.
• Обеспечение точности и оперативности в расчетах, что помогает избежать сбоев в планировании и оптимизировать процесс выпуска продукции, минимизируя возможные потери от просроченных товаров.

Это решение значительно улучшило точность планирования и повысило эффективность производственных процессов, что способствует более стабильной работе предприятия и снижению затрат.

Кроме того, при добавлении продукции к заказу АРМ Производство предоставляет возможность видеть дерево выпуска продукции, где отображаются все полуфабрикаты, которые входят в состав готовой продукции. Это позволяет:

• Распределить имеющиеся полуфабрикаты с учетом их наличия и состояния.
• Контролировать серии выпускаемой продукции, что гарантирует точность учета и отслеживание каждого этапа производства.

Данный функционал улучшает управление запасами и оптимизацию производственных процессов, а также помогает предотвратить ошибки при распределении материалов и полуфабрикатов.

На основании введенных данных к заказу производства АРМ Производство автоматически выполняет:

• Расчет необходимых материалов согласно ресурсной спецификации, что позволяет точно определить, какие именно компоненты требуются для выполнения заказа.
• Проверку наличия материалов на складах производства, что помогает избежать дефицита или излишков материалов и оптимизирует процессы снабжения.

Эти возможности обеспечивают бесперебойность производства, сокращая время на проверку и заказ материалов, а также улучшая планирование ресурсов.

АРМ Закупки создано для эффективного управления процессом закупок сырья и материалов, что позволяет:

• Оперативно контролировать закупку сырья и материалов, необходимых для производственного процесса.
• Своевременно формировать заявки на расходование денежных средств для оплаты поставщикам за поставленные товары.
• Быстро анализировать текущую ситуацию по обеспечению сырьем, обеспечивая бесперебойность производства.

Эти функции снижают затраты времени на планирование закупок и позволяют быстрее реагировать на изменения в потребностях производства, улучшая оперативность и точность закупок.

Основные возможности АРМ Закупки:

- Формирование таблицы необходимой к закупке номенклатуры с указанием количества и даты заказа.

- Расшифровка сырья до производимой продукции, что позволяет отслеживать потребности по конкретным продуктам.

- Формирование заявок на расходование денежных средств для оплаты поставщикам по выбранным заказам.

- Формирование уточненного плана закупок на период с учетом актуальных потребностей и возможных изменений.

Эти возможности способствуют точному и своевременному заказу материалов, упрощают управление денежными потоками и улучшает планирование закупок в соответствии с требованиями производства.

Блок Продажи

АРМ Трейдмаркетинг

АРМ предназначено для учета начисления и выплат бонусов по маркетинговым акциям, проводимым компанией. Внедрение АРМ позволило собрать необходимую информацию в единой подсистеме, сократить время обработки данных, оперативно управлять информацией и контролировать процесс с помощью отчетов.

Основные возможности АРМ Трейдмаркетинг:

• Система согласования выплат с распределением ролей, присвоенных ответственным пользователям.
• Журнал задач и система оповещения пользователей о необходимости выполнения задач по согласованию или обработке документов.

• Разработаны справочники и документы, позволяющие вносить данные в систему трейдмаркетинга и вести учет.
• Специальные отчеты, позволяющие видеть и контролировать выплаты по проводимым акциям.

• Схема распределения затрат по маркетинговым акциям на себестоимость проданной номенклатуры с использованием отдельного регистра "Расходы, распределяемые дополнительно к закрытию месяца".

Усовершенствованный учет по комиссионной торговле

Для более детального учета движения переданных на комиссию товаров были произведены доработки блока учета комиссионной торговли.

- Возможности системы после доработки:

- Учет переданного на комиссию товара в разрезе номеров заказов из личного кабинета маркетплейсов и индивидуальных штрихкодов короба товара.

- Учет принятых товаров комиссионером по номеру заказа и индивидуальному штрихкоду короба товара с помощью специально разработанного документа.

- Для более детального анализа товародвижения между поставщиком и комиссионерами был создан отдельный регистр.

- Специальные внешние отчеты, позволяющие детально отслеживать движение комиссионных товаров с отражением принятого и еще не принятого товара.

Уникальное решение по управлению НСИ в "1C:ERP"

Внедрение уникального решения позволило исключить появление дублей и неточно заполненной информации в элементах НСИ, что значительно улучшило точность данных и их использование в дальнейшей обработке.

Публикации о проекте

• Проект внедрения "1С:ERP. Управление предприятием 2.0" в компании АО "НПФ "ЭКОПРОМ"

Дополнительная информация к описанию проекта

В ходе проекта работала команда из Нижегородского офиса, которая успешно внедрила WMS-систему для оптимизации складских операций. Также для реализации интеграции с маркетплейсами был привлечен сторонний исполнитель, который разработал плагин, обеспечивающий эффективную работу с платформами и улучшение взаимодействия с онлайн-продажами.

Результаты проекта

2. Оптимизация расчета себестоимости и маржинальной прибыли

3. Управление расходами и лимитами

4. Оптимизация производственного процесса

5. Управление закупками

6. Учет и управление маркетинговыми расходами

7. Снижение операционной нагрузки

Другие экономические результаты:

1С:ERP Управление предприятием :
• производство
• адресный склад с ТСД
• продажи, в том числе ретробонусы для клиентов
• трейд-маркетинговая активность
• закупки
• учет сертификатов качества
• управление мастер-данными НСИ, номенклатурой, контрагентами, ресурсными спецификациями
• казначейство
• бюджетирование и планирование
• финансовый результат и контроллинг
• планирование закупок, продаж, производства
• график производства

Архитектура решения и масштаб проекта

На начальном этапе конфигурация системы была основана на разделении функциональности между базами "1С:УПП". Одна база охватывала производство, а другая — остальные бизнес-процессы. Взаимодействие между ними не использовало шину данных, что ограничивало интеграцию между различными модулями. В целом, системы заказчика выглядели следующим образом:

1. Отсутствие единой мастер-системы для управления НСИ, что приводило к дублированию позиций и использованию некорректных данных.

2. Неэффективная связь между регламентированным учетом в "1С:БП" и управленческим учетом в "1С:УПП", что затрудняло согласование данных и привело к несовпадению показателей.

3. Отсутствие процедуры закрытия месяца в "1С:УПП" приводило к погрешностям при расчете фактической себестоимости выпущенной продукции.

4. Отсутствие автоматизации бизнес-процессов в блоке бюджетирования: документы и отчеты заполнялись вручную, а структура компании в рамках центров финансовой ответственности (ЦФО) была настроена неполностью. Не были реализованы бюджеты доходов и расходов (БДР) и бюджеты движения денежных средств (БДДС).

5. Неэффективное использование блока казначейства, где не применялись лимиты денежных средств из данных бюджетирования, а согласование оплат происходило вручную и без должной автоматизации.

6. Частичное использование "1С:Документооборот" только для согласования договоров контрагентов, что не позволяло полноценно реализовать функционал ИС.

7. Отсутствие регламентирующей документации по ведению НСИ, бюджетированию, управлению себестоимостью продукции и регламентированного учета.

8. Использование ИС "Контроль состояния компании" в отдельной базе данных, ограничивало возможности для эффективной аналитики, поскольку не было прямых связей с блоками Казначейства и Бюджетирования в "1С:УПП".

После внедрения система приобрела новую архитектуру, которая включает в себя интеграцию всех процессов через единую платформу, что позволило устранить вышеуказанные проблемы. Система была переработана с учетом следующих принципов:

• Единая мастер-система управления НСИ, что исключило дублирование данных и повысило их корректность.
• Интеграция с блоками регламентированного и управленческого учета для обеспечения единой картиной учета и расчета себестоимости.
• Автоматизация процессов бюджетирования, что позволило исключить ручной ввод данных и ускорить создание отчетности.
• Использование шины данных для обмена информацией между различными модулями, что обеспечило более точную и оперативную передачу данных.
• Внедрение лимитов денежных средств в блок казначейства, что позволило эффективно контролировать расходование средств.
• Полная интеграция функционала "1С:ДО", что обеспечило полный цикл управления договорами контрагентов.
• Разработка и внедрение регламентирующей документации для обеспечения правильного и последовательного ведения учета, бюджетирования и контроля.
• Интеграция ИС "Контроль состояния компании" с основными блоками системы для улучшения аналитики и оперативного контроля.

Таким образом, проект значительно улучшил архитектуру системы, повысив ее эффективность, интегрированность и прозрачность.