Цели проекта

1. Внедрение единой системы управления закупками и запасами на базе решения 1С, которая охватывает все дивизионы холдинга "ТАГРАС" и обеспечивает полный контроль на всех этапах закупочной деятельности.

2. Сокращение материальных и трудовых затрат за счет автоматизации процессов, уменьшения объема дублирующих закупок, сокращения избыточных запасов, а также повышения контроля за расходами.

3. Создание единого реестра поставщиков и унификация тендерной документации, что также позволит улучшить условия закупок.
4. Улучшение прозрачности процессов закупок через внедрение инструментов для анализа данных о закупочной деятельности, что позволит принимать более обоснованные управленческие решения и контролировать соблюдение условий договоров и тендеров.
5. Одной из долгосрочных целей являлось снижение зависимости от зарубежных решений в управлении закупками за счет использования российских продуктов, в частности решений фирмы 1С, что соответствует политике импортозамещения.
6. Сокращение времени, необходимого для прохождения всех этапов закупок — от подачи заявки до финальной поставки, что увеличит скорость выполнения заказов и повысит оперативность работы всех подразделений.

7. Повышение производительности труда за счет автоматизации рутинных задач и внедрения функционала для управления жизненным циклом ТМЦ, что позволит более эффективно контролировать и распределять ресурсы.

Ситуация до внедрения

Холдинг "ТАГРАС" — крупнейшая российская нефтесервисная группа, объединяющая 8 дивизионов и 54 предприятия, предоставляющих полный спектр услуг для компаний нефтегазовой и смежных отраслей. В основе развития холдинга лежит корпоративная стратегия, рассчитанная до 2030 года, которая включает масштабную цифровую трансформацию, направленную на повышение эффективности и внедрение инноваций.

Столкнувшись с рядом задач в управлении закупками и запасами, руководство Холдинга приняло решение о внедрении современной системы управления на базе решений 1С для оптимизации этих процессов.
До внедрения системы в дивизионах нефтесервисного холдинга "ТАГРАС" наблюдались следующие сложности в управлении процессом закупочной деятельности:

1. Отсутствие единого подхода к оформлению тендерной документации: каждый дивизион использовал собственные стандарты и процессы, что осложняло централизованное управление и контроль.

2. Ограниченный доступ к информации о товарно-материальных ценностях (ТМЦ): не было единой системы, позволяющей оперативно отслеживать свободные запасы, неликвидные ТМЦ и материалы, которые можно было бы использовать в других подразделениях, исключая дублирование закупок.

3. Отсутствие единого реестра поставщиков: дивизионы работали с разными поставщиками без согласованных условий, что вело к закупкам одних и тех же товаров по различным ценам.

4. Недостаточный контроль стоимости поступающих ТМЦ: не было механизма контроля за тем, чтобы цены на закупаемые материалы соответствовали условиям торгов и договоров.

5. Отсутствие единой общедоступной базы по результатам технических аудитов и контролю благонадежности поставшиков: отсутствовал единый общедоступный ресурс, при обращении к которому можно было бы получить данные о проверке соответствующего контрагента. В результате дивизионы вели автономную работу по техническим аудитам и контролю благонадежности поставщиков, что увеличивало временные и трудовые затраты.

Вышеизложенные факторы затрудняли и снижали эффективность процедур управления закупками и запасами, приводили к увеличению времени рассмотрения документов, повышению сроков принятия решений, закупке дивизионами аналогичных товаров по разным ценам (зачастую у одного и того же поставщика) и ряду других негативных прецедентов. Данные вопросы требовали комплексного решения и однотипных подходов по всем дивизионам нефтесервисного холдинга "ТАГРАС".

Уникальность и инновационность проекта

Проект уникален тем, что охватывает все 8 дивизионов и 54 предприятия холдинга "ТАГРАС", объединяя их под одной системой управления закупками на базе 1С. Это обеспечивает централизованное управление процессами в масштабах холдинга и унифицирует подходы к закупкам, что особенно важно для таких сложных и крупных структур.

Инновационность проекта обусловлена необходимостью соответствия высоким стандартам учета и хранения документов, предъявляемым в нефтегазовой отрасли. Это включает соблюдение всех нормативных требований к процессам управления закупками и документами, что делает проект особенно значимым для данного сектора.

Готового решения на базе существующих продуктов 1С не было обнаружено, что потребовало создавать решение практически "с нуля", учитывая все цели и задачи, поставленные заказчиком.

Публикации о проекте

• Интеграция автоматизированной системы управления закупками в холдинге "ТАГРАС" на базе решения "1С:Управление торговлей 8"

Результаты проекта

1. Создание единой базы данных: внедрена единая база данных для управления запасами ТМЦ, включая свободные складские остатки, неликвидные и невостребованные материалы. База охватывает все дивизионы холдинга и обеспечивает прозрачность данных, что позволяет легко отслеживать не используемые материалы и минимизировать дублирующие закупки. Дополнительно были автоматизированы механизмы создания и согласования внутренних заявок на закупку ТМЦ между структурными подразделениями холдинга в целях снижения невостребованных запасов.

2. Полный цикл отслеживания закупок: автоматизирован полный цикл процесса закупки — от подачи заявки на закупку до выдачи ТМЦ конечному заказчику. Система позволяет отслеживать все этапы закупки: проведение тендера, согласование, заключение договора и выдачу товара заявителю.

3. Функционал для контроля стоимости: реализована возможность сверки стоимости закупленных ТМЦ с предыдущими периодами и с ценами, установленными в тендерных документах и договорах. Это позволило обеспечить строгий контроль за соблюдением условий закупок и исключить возможность переплат.

4. Унификация тендерной документации: создана единая электронная форма для протоколов тендерных комиссий. Теперь все дивизионы холдинга используют единую базу протоколов, что облегчает управление тендерами и делает процесс прозрачным и управляемым. При этом учтены индивидуальные особенности закупочной деятельности структурных подразделений и пожелания их сотрудников по оптимизации форм и механизмов автоматизированной системы управления закупками.

5. Обмен тендерной документацией системы с электронными торговыми площадками "Татнефть" и "B2b Center": автоматизированная загрузка информации по проведенным тендерным процедурам. Это исключает риск выгрузки нерелевантной информации и сокращает время на формирование протокола тендерной комиссии.

6. Интеграция с 1С:Документооборот: для согласования договоров на поставку ТМЦ внедрена интеграция с системой "1С:Документооборот", что позволило автоматизировать процесс согласования договоров на уровне дивизионов и повысить оперативность принятия решений.

Проект по внедрению автоматизированной системы управления закупками на базе 1С в холдинге "ТАГРАС" позволил значительно улучшить контроль за процессами закупочной деятельности и управления запасами, унифицировать подход к их ведению во всех дивизионах, снизить издержки и минимизировать риски закупки одних и тех же товаров по разным ценам, а также не допускать приобретения товаров по ценам, отличным от указанных в тендерной и договорной документации.

Внедренные программные продукты

1С:Управление торговлей

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система управления закупками (АСУЗ) имеет распределённую архитектуру, которая включает две основные части:

1. Отдельная информационная система для руководства холдинга: эта система предназначена для согласования закупок на уровне топ-менеджмента холдинга. В ней консолидируется вся информация о проводимых торгах, поставщиках, свободных остатках и внутренних заявках, поступающих от различных дивизионов холдинга. Система обеспечивает прозрачность и полный контроль над всеми этапами закупочной деятельности, что позволяет оперативно принимать управленческие решения.

2. Модули АСУЗ в информационных системах дивизионов: в каждом дивизионе, ведущем закупочную деятельность, используются отдельные модули АСУЗ, интегрированные с их существующими информационными системами. Эти модули отвечают за автоматизацию операционных процессов закупок, включая подготовку заявок, проведение тендеров и контроль выполнения поставок. Модули могут быть внедрены в одну или несколько информационных систем, в зависимости от структуры конкретного подразделения.

Такая архитектура позволяет эффективно управлять процессами закупок как на уровне отдельных дивизионов, так и на уровне всего холдинга, обеспечивая их интеграцию и централизованный контроль.

Количество автоматизированных рабочих мест: 2000.