Цели проекта

• Внедрить раздельный учет по источникам финансирования для повышения прозрачности и эффективности финансового контроля.
• Автоматизировать распределение доходов, расходов, зарплаты, подотчетных сумм, запасов, основных средств и производственных затрат.
• Обеспечить интеграцию бюджетов с бухгалтерским учетом для точного сопоставления плановых и фактических данных.
• Разработать аналитические инструменты для контроля движения денежных средств и финансового состояния компании.
• Автоматизация процесса расчета налогов, удержаний и отчислений в разрезе проектов.
• Настроить автоматическое формирование отчетности в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

Ситуация до внедрения

QazBioPharm — национальный холдинг, который занимается научными исследованиями и разработками в области биотехнологий, производством лекарственных и фармацевтических препаратов. Холдинг QazBioPharm создан со стопроцентным участием государства в уставном капитале, право владения и пользования пакетом акций имеет Министерство здравоохранения Республики Казахстан.

Компания QazBioPharm образовалась в 2022 году. Для полноценного ведения финансового учета в разрезе источников финансирования, в том числе по дочерним организациям администрация обращается в компанию 1С:Первый Бит. Ручной учет и согласование бюджетов, расчет налогов и удержаний вело к задержкам и высоким рискам ошибок.

Специалисты 1С:Первого Бита предлагают внедрить Бит.Финанс Проф на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" с доработкой под потребности бизнеса.

Для анализа и планирования работ проведено интервью с ключевыми сотрудниками, выявлены текущие бизнес-процессы и особенности учета в организации, сформирован пошаговый сценарий по работам с учетом требований заказчика.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальностью проекта стал внедренный алгоритм, который обеспечивает автоматизацию и прозрачность учета налогов, удержаний и взносов, повышает точность расчетов и упрощает формирование отчетности по источникам финансирования.

Разберем функционал по пунктам:

Расчет удержаний и налогов по источникам финансирования

Автоматизация расчета удержаний сотрудников, налогов, взносов и отчислений (ИПН, ОПВ, ВОСМС) по каждому источнику финансирования отдельно с последующим отражением в бухгалтерских проводках.

Применение предельных норм удержаний

Виды удержаний (ОПВ, ВОСМС, СО, ООСМС, ОПВР, ОППВ) не должны превышать законодательные лимиты по всем источникам финансирования. В налоговом учете все удержания по источникам финансирования суммируются и учитываются как единое значение.

Внедрение алгоритма распределения удержаний:

• В первую очередь рассчитываются удержания по источникам с наибольшими размерами, затем – по остаточному принципу.
• При одинаковых размерах источников выбор производится в порядке их следования в справочнике.

Встроен функционал выбора источника финансирования в документах удержаний: фиксированные и процентные удержания. Применено округление всех расчетов по арифметическим правилам до целых чисел.

Благодаря внедрению Бит Финанс.ПРОФ QazBioPharm получил мощный инструмент для управления финансами, оперативного анализа данных и эффективного планирования:

Автоматизация бюджетирования – разработаны и внедрены структуры БДДС и БДР, настроены аналитические разрезы, статьи оборотов, ЦФО и проекты.

Централизованное согласование бюджетов – 9 дочерних организаций теперь работают в единой системе для утверждения заявок, например, на закупку материалов для медицинских исследований.

Синхронизация с бухгалтерским учетом – реализованы правила трансляции данных, распределение сумм по аналитике, контроль расхождений. Сотрудники обучены анализу данных.

Прозрачность затрат – автоматизирован контроль расходов по заработной плате, авансовым выплатам и оплате поставщиков с распределением по подразделениям.

Гибкое управление бюджетами – система позволяет планировать финансовые потоки, настраивать маршруты согласования, контролировать статусы и анализировать расходы в режиме реального времени.

Согласование платежей – заявки на оплату проходят централизованный контроль через Бит.Финанс, исключая задержки и повышая прозрачность финансовых расчетов.

Доработка раздельного учета по источникам финансирования

Компания QazBioPharm ведет учет по различным источникам финансирования, что требует точного контроля и детального анализа. Специалисты "1С:Первого Бита" усовершенствовали систему учета, интегрировав бюджеты, созданные в модуле БИТ.Финанс.ПРОФ, с данными бухгалтерского учета. Это позволило объединить бюджетные и фактические показатели в единую систему, что привело к следующим улучшениям:

• Точное сопоставление данных – синхронизация учетных записей и бюджетов исключает ошибки.
• Автоматизированный контроль исполнения бюджетов – система отслеживает соответствие плановых и фактических данных.
• Развернутая аналитическая отчетность – возможность быстрого выявления отклонений от плана и их причин.

Для удобства работы с финансированием в 1С был добавлен справочник "Источник финансирования", который:

• Используется в проводках как аналитический признак (субконто);
• Включен в ключевые отчеты и документы: ОСВ, карточки счетов, расчетные ведомости, отчеты по ТМЗ и др.

Эта доработка охватывает учет доходов и расходов, зарплаты, подотчетных сумм, запасов, основных средств и производственных затрат. В результате QazBioPharm получил систему, обеспечивающую точное распределение затрат и доходов, контроль исполнения бюджетов и наглядную аналитику для руководства.

Учет движения денежных средств

Внедрена возможность выбора источника финансирования во всех платежных документах (платежные поручения, кассовые ордера и пр.). Реализована группировка и отбор данных по источникам финансирования в ОСВ и аналитических отчетах.

Теперь бухгалтер при формировании платежного поручения сразу указывает источник финансирования, например, при закупке медицинских материалов или оборудования. Руководство получает сводный отчет по движению денежных средств, разбитый по источникам финансирования и проектам, что позволяет оперативно анализировать покрытие текущих затрат.

Учет доходов и расходов

Добавлен функционал выбора источника финансирования в документах поступления и реализации. Настроены отчеты для группировки доходов и расходов по источникам.

Финансовые аналитики теперь могут формировать отчеты о доходах от проектной деятельности, связывая расходы (сырье, зарплата, маркетинг) с соответствующими источниками финансирования. Руководство анализирует превышение лимитов затрат и планирует перераспределение ресурсов.

Кадры и заработная плата

Автоматизировано распределение начислений сотрудников по источникам финансирования с учетом налогов, взносов и удержаний. Реализовано автоматическое формирование расчетных и аналитических отчетов.

Экономисты распределяют заработную плату сотрудников лабораторий между государственными субсидиями и собственными средствами, что значительно упрощает процесс отчетности. Бухгалтер формирует расчетные ведомости с учетом раздельного учета удержаний.

Учет подотчетных сумм

Добавлена возможность выбора источников финансирования в авансовых отчетах. Настроены аналитические отчеты для контроля подотчетных сумм.

Теперь бухгалтер фиксирует командировочные расходы сотрудников, а финансовый аналитик отслеживает использование бюджетных средств в разрезе источников финансирования.

Учет запасов и основных средств

Реализован раздельный учет ТМЗ и основных средств с возможностью выбора источника финансирования. Разработаны аналитические инструменты для контроля остатков и движения активов.

Бухгалтер регистрирует поступление оборудования, а финансист анализирует остатки и планирует дальнейшие закупки, ориентируясь на источники финансирования.

Производственный учет

Разработан механизм распределения затрат на производство по источникам финансирования. Автоматизирован процесс формирования себестоимости продукции.

Экономисты анализируют структуру себестоимости, разделяя расходы на сырье, оплату труда и энергозатраты, а руководство использует эти данные для оптимизации финансирования проектов.

Учет прочих активов и обязательств

Внедрены инструменты корректного распределения затрат и обязательств по источникам финансирования.

Бухгалтер фиксирует обязательства компании перед поставщиками, а финансисты анализируют задолженность по грантам и госбюджету для контроля финансовых потоков.

Формирование отчетности

Специалисты "1С:Первого Бита" настроили автоматическое формирование отчетов по бюджету и его фактическому исполнению с разбиением данных по источникам финансирования.

Настроена регламентированная отчетность в соответствии с законодательством Республики Казахстан, включая формы 139 и 149 для национальных холдингов, утвержденные приказами Министерства национальной экономики.

Публикации о проекте

• Автоматизация на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" для АО «Национальный холдинг «QazBioPharm»

Результаты проекта

• Внедрен справочник "Источник финансирования", используемый во всех ключевых документах и отчетах.
• Автоматизирован контроль исполнения бюджетов, что позволило исключить ошибки в учете.
• Реализована возможность выбора источника финансирования во всех платежных и бухгалтерских документах.
• Настроены аналитические отчеты для контроля доходов, расходов, подотчетных сумм, запасов и основных средств.
• Оптимизирован производственный учет с распределением затрат по источникам финансирования.
• Внедрен алгоритм расчета налогов, удержаний и отчислений, учитывающий различные источники финансирования.
• Разработана система формирования регламентированной отчетности, соответствующей требованиям законодательства.

БИТ.Финанс

Архитектура решения и масштаб проекта

Продукты и сервисы фирмы "1С", внедренные в ходе проекта:

• Наименование продукта: 1С:Бит.Финанс ПРОФ

Внедренные подсистемы продукта:

• Бюджетирование
• Казначейство