Цели проекта

1. Цифровая трансформация процесса бюджетирования: переход от разрозненных и трудоемких Excel-моделей к единой автоматизированной централизованной системе на базе ранее внедренной 1С:ERP Управление предприятием и БИТ.ФИНАНС.
2. Обеспечение стабильного и предсказуемого расчета БДР: автоматизация сложной модели БДР с большим количеством взаимосвязанных параметров, вспомогательных бюджетов и аналитик;
3. Снижение трудозатрат и ускорение перерасчета бюджетов: минимизация ручных операций и сокращение трудозатрат на перерасчет бюджетов и/или отчетов при изменении ключевых параметров (структуры инвестиций и производства, схем распределения косвенных расходов);
4. Повышение прозрачности и точности управленческого учета: формирование достоверной информации для оперативного управления производственной и инвестиционной программами компании.

Ситуация до внедрения

ООО "Траектория-Сервис" — российская нефтесервисная компания, основной деятельностью которой является телеметрическое сопровождение бурения скважин, а также разработка и производство промыслового оборудования для выполнения работ и оказания услуг в нефтегазовой отрасли. На счету компании за последние 5 лет более 6500 реализованных проектов на более чем 500 месторождениях в различных регионах России.

География деятельности включает Самарскую, Оренбургскую, Саратовскую, Ульяновскую, Пермский край, республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртия, Коми, ЯНАО и ХМАО и другие регионы.

Компания обладает развитой производственной инфраструктурой, включающей парк промыслового оборудования, специализированного транспорта и современный станочный парк, а также командой высококвалифицированных специалистов.

Специфика деятельности компании связана с реализацией сложных производственных и сервисных проектов, высокой капиталоемкостью и значительным количеством взаимосвязанных процессов, что формирует повышенные требования к качеству финансового планирования и управленческого учета.

В этих условиях особую значимость приобретают:

• формирование достоверных и детализированных бюджетных данных;
• возможность оперативного моделирования финансового результата (БДР) при изменении ключевых параметров деятельности;
• обеспечение своевременного бюджетного контроля и анализа отклонений.

Таким образом, для эффективного управления производственной и инвестиционной деятельностью компании необходим современный, автоматизированный подход к бюджетированию, обеспечивающий прозрачность, сопоставимость и управляемость финансовых показателей.

До реализации проекта процесс бюджетирования доходов и расходов в компании "Траектория-Сервис" осуществлялся в Excel на основе крупных взаимосвязанных файлов-моделей и характеризовался следующими ограничениями:

• Разветвленная система аналитик (проекты, контрагенты, договоры, регионы, номенклатура, объекты инвестиций) и многочисленные перекрестные зависимости приводили к снижению устойчивости и стабильности расчетов и значительному увеличению времени пересчета формул.
• Любое изменение ключевых параметров (например, корректировка инвестиционной программы или перераспределение активов между местами возникновения затрат) инициировало цепочку ручных пересчетов: амортизация, базы распределения, себестоимость целевой продукции.
• Ключевые блоки бюджетирования (выручка, плановая себестоимость, инвестиционные бюджеты, централизованные закупки сырья и материалов) существовали в отдельных моделях, что усложняло обеспечение согласованности данных, контроль взаимосвязей и осуществление план-факт анализа;
• Отсутствие единого инструмента не позволяло полноценно формировать и учитывать производственную программу в составе бюджета.

В связи с этим:

• подготовка и актуализация бюджета занимали несколько недель;
• значительная часть времени высококвалифицированных сотрудников расходовалась на выполнение технических операций вместо аналитической работы;
• сохранялся высокий риск методологических и технических ошибок, обусловленный сложностью работы с формулами и ссылками в Excel;
• были существенно ограничены возможности сценарного моделирования (изменение CAPEX, структуры производства, перераспределение косвенных расходов по альтернативным сценариям).

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью проекта стала адаптация типового функционала 1С:ERP и БИТ.ФИНАНС под сложную, исторически сложившуюся методологию бюджетирования в "Траектория-Сервис", без её упрощения и потери управленческой детализации.

В рамках проекта были реализованы следующие решения:

1. Бюджет выручки

Автоматизация расчета бюджета выручки являлась одной из ключевых задач проекта с точки зрения детализации и точности в разрезе проектов, регионов присутствия и договоров.

В рамках реализации были внедрены следующие решения:

• обеспечена полная прослеживаемость выручки от договорных условий до итоговых бюджетных показателей;
• исключена необходимость ручного сопровождения сложных формул;
• любое изменение параметров договора (объем, цена, номенклатура, вероятность возникновения выручки) приводит к автоматическому пересчету показателей по всем связанным аналитикам;
• существенно повышена оперативность сценарного моделирования и точность планирования выручки.

2. Бюджет производства и себестоимости

Автоматизация блока производства и себестоимости требовала учета специфики деятельности компании, в рамках которой выпускаемая продукция может выступать как сырье или товарная номенклатура, так и как будущие основные средства, формирующие себестоимость через механизм амортизации.

В рамках проекта была реализована следующая модель:

• Интеграция производственного планирования с бюджетированием: В качестве исходного документа используется "План производства" в 1С:ERP, задающий номенклатуру готовой продукции и объемы выпуска. На основании плана формируются формы ввода бюджета по статьям оборотов.
• Связь номенклатуры и бюджетных статей:
  • сопоставление статей бюджета с номенклатурой реализовано через реквизит "Товарная категория";
  • целевая продукция задается как аналитика статьи оборотов, что обеспечивает детализацию себестоимости как в разрезе производимой продукции, так и в разрезе используемого для производства сырья и материалов.
• Гибкие механизмы распределения косвенных расходов: Для распределения косвенных затрат используется документ "Распределение бюджета", для которого настроены различные схемы (по типу продукции, по подразделению-производителю и др.), что позволяет учитывать особенности производственной структуры компании и схем формирования себестоимости готовой продукции.

Ключевой адаптацией для компании "Траектория-Сервис" стал специализированный документ "Реклассификация готовой продукции".

Документ формируется один раз в месяц и содержит два функциональных блока:

В результате была формализована и автоматизирована сквозная финансово-производственная цепочка, критически важная для заказчика: "производство (первичные расходы) → косвенные расходы → полная себестоимость целевой продукции → основные средства → амортизация".

Реализованный подход позволяет:

• обеспечить корректное формирование себестоимости с учетом инвестиционной составляющей;
• устранить ручные операции при перераспределении затрат;
• повысить точность и прозрачность расчетов;
• обеспечить возможность оперативного пересчета модели при изменении параметров производства или инвестиционной программы.

3. Бюджет инвестиций (CAPEX и лизинг)

Инвестиционный контур был целиком спроектирован и реализован с нуля с учетом специфики деятельности компании "Траектории-Сервис" и требований к управлению капиталоемкими активами, включая механизмы финансовой аренды (лизинга).

В рамках проекта реализована сквозная модель управления инвестициями — от инициации потребности до ввода объекта в эксплуатацию и отражения его влияния на финансовый результат.

В рамках проекта были разработаны специальные документы:

В результате проекта был создан полноценный инвестиционный контур, обеспечивающий:

• прозрачность и управляемость инвестиционного процесса на всех этапах;
• увязку CAPEX с бюджетом доходов и расходов (БДР) через механизмы амортизации и распределения затрат;
• корректный учет и моделирование различных сценариев приобретения активов, включая лизинг;
• снижение трудозатрат и исключение ручных операций при формировании и актуализации инвестиционного бюджета.

4. Бюджет централизованных закупок

Процессы централизованных закупок также требовали реализации сквозного планирования с детализацией в разрезе ЦФО и МВЗ, а также увязки потребностей подразделений с бюджетом компании.

В рамках проекта была реализована классификация видов операций централизованных закупок, определяющая логику планирования и обработки заявок. Каждый вид операции (например: канцелярия, материальные расходы, оргтехника, обеспечение полевых партий) задает правила формирования состава номенклатуры и дальнейшего отражения в бюджетной модели.

В рамках проекта были реализованы следующие решения:

Таким образом, была выстроена единая цепочка планирования: "локальные потребности подразделений → заявки на централизованную закупку → статьи БДР".

Прочие бюджеты

Помимо пяти детально проработанных блоков, в рамках проекта была автоматизирована подготовка ряда других бюджетов. Их реализация выполнена преимущественно за счет использования типовых механизмов системы — источников данных и форм ввода бюджета — без существенных доработок, что обеспечило гибкость и устойчивость решения.

В частности, автоматизированы следующие бюджеты:

Все перечисленные бюджеты работают в рамках единой методологии: в 1С:ERP формируются учетные данные, в БИТ.ФИНАНС реализованы формы ввода бюджета, связь между которыми обеспечивается через настраиваемые источники данных и механизмы "Получение данных бюджета".

Публикации о проекте

• Внедрение "БИТ.ФИНАНС:Управленческий учет" в ООО "Траектория-Сервис"

Дополнительная информация к описанию проекта

Для визуализации работы и контроля за выполнением задач в проекте активно использовались канбан-доски.

В ходе проекта было реализовано:

• 5 макетов отчетов;
• 23 инструкции для пользователей для формирования каждого вида бюджета.

Результаты проекта

1. Создана единая система бюджетирования БДР и вспомогательных бюджетов на базе 1С:ERP Управление предприятием и БИТ.ФИНАНС, заменившая ранее используемые Excel модели;
2. Время подготовки и актуализации бюджета БДР сократилось примерно в 2 раза, трудозатраты на ручные пересчеты по ключевым блокам (выручка, себестоимость, CAPEX, централизованные закупки) снижены на 60–70%;
3. Сложные цепочки перерасчетов (изменение инвестиционного объекта, пересчет амортизации, перераспределение косвенных расходов и себестоимости) выполняются автоматически, что значительно повысило качество и оперативность планирования;
4. Повышена прозрачность и управляемость бюджетного процесса за счет формализованных документов и встроенных сценариев согласования;
5. Единая методология бюджетирования используется для всех проектов и подразделений компании, что обеспечивает масштабируемость на новые производственные и сервисные направления.

БИТ.ФИНАНС :
• Бюджетирование
• Управление договорами
• Управление закупками
• Получение данных

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема взаимосвязи документов бюджетирования в проекте