Цели проекта

• Создание единого архива электронных документов.
• Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, процессов взаимодействия подразделений/организаций.
• Обеспечение контроля исполнительской дисциплины.
• Сокращение сроков согласования документов.
• Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла.
• Организация быстрого поиска документов и получение актуальной отчетности.
• Автоматизация обработки доверенностей.
• Автоматизация обработки входящих писем.
• Автоматизация обработки договорной деятельности.
• Обеспечение работы по средством бесшовной интеграции с задачами из 1С:Бухгалтерии.

Ситуация до внедрения

ООО "РЕСО-Лизинг" входит в ТОП-5 автолизинговых компаний РФ и включает в себя широкую сеть филиалов и представительств в 67 городах России.

РЕСО-Лизинг предлагает клиентам доступ к финансированию, оптимизацию финансовых потоков, снижение налоговых издержек, адаптивность, поддержку и сервис.

Стратегические цели компании направлены на долгосрочный рост и развитие. РЕСО стремится увеличить долю на рынке лизинга, привлекая новых клиентов и расширяя географию присутствия.

Повышение уровня сервиса является одной из приоритетных задач. Компания фокусируется на обучении сотрудников, внедрении стандартов качества и использовании обратной связи от клиентов для постоянного улучшения.

РЕСО активно работает над внедрением новых продуктов и услуг, которые соответствуют современным требованиям рынка и потребностям клиентов. Компания стремится к развитию, учитывая экономические и социальные факторы, и на текущем этапе активно работает над оптимизацией, внедрением автоматизации и упрощением бизнес-процессов. Цифровые технологии играют ключевую роль в стратегии.

Цифровизация документооборота должна была сократить время на обработку документов, снизить количество ошибок и повысить общую продуктивность.

До внедрения электронного документооборота в РЕСО процесс обмена и обработки документов был довольно громоздким и неэффективным. Компания сталкивалась с рядом проблем, связанных с неэффективностью процессов обработки и обмена документами, что негативно сказывалось на бизнесе.

Работа с документами велась вне системы электронного документооборота, отсуствовала автоматизация документооборота, не было единой системы хранения документов, документы и задачи терялись.

Большинство документов (договоры, счета, отчеты и т.д.) создавались и хранились в бумажном виде. Согласование происходило вручную. Документы хранились в папках и архивных ящиках, что затрудняло их поиск. Сотрудникам приходилось тратить много времени на поиск нужной информации.

В среднем, компания обрабатывала около 500–1000 документов в месяц, включая внутренние отчеты, счета, контракты и служебные записки. В неделю это составляло примерно 125–250 документов. Из-за неэффективной системы хранения, поиск необходимых документов мог занимать от нескольких часов до нескольких дней.

Процесс согласования часто затягивался из-за необходимости физической передачи документов между различными отделами. Это могло занимать от нескольких дней до недели. Ошибки в заполнении документов или пропуск необходимых подписей приводили к необходимости повторного согласования. Разные отделы могли использовать разные форматы и процессы, что усложняло взаимодействие. Было невозможно быстро передать документы между удаленными офисами или филиалами.

Задержки в обработке документов замедляли выполнение проектов и приводили к упущенным возможностям. Высокие затраты на бумагу, печать и пересылку документов увеличивали общие операционные расходы. Задержки в согласовании и выполнении заказов могли вызывать недовольство клиентов и потерю контрактов.

Уникальность и инновационность проекта

Параллельно с типовым внедрением системы было проведено множество доработок и дополнительных работ, позволивших организовать документооборот в соответствии с особенностями лизинговой деятельности Заказчика:

• Адаптирован блок входящих документов. Настроено более 30 видов документов с учетом тематик (уточняющих видов документов, автоматизированы 3 маршрута движения документов с возможностью копирования настроенных обработок для других документов данного вида.

• Внедрен блок доверенностей в рамках модульного внедрения. Настроено 36 шаблонов доверенностей с учетом тематик. Автоматизированы 3 маршрута движения доверенностей с возможностью копирования настроенных обработок. Созданы 3 автозаполняемых шаблона файлов доверенностей. Настроены параметры функционала МЧД.

• Настроены 10 видов общехозяйственных договоров с учётом тематик. Автоматизированы 2 маршрута движения договоров с возможностью копирования обработок. Настроены 3 автозаполняемых шаблона файлов договоров.

• Обеспечено согласование внутри нормативных документов.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решение""

Дополнительная информация к описанию проекта

На данный момент настроено 18 видов входящих документов, 32 вида доверенностей с учетом тематик.

Реализован механизм для распределения задач по входящим документам между сотрудниками отдела.

Настроена интеграция с системой 1С:Бухгалтерия для:

• Подписания документов в ЭДО и последующего прикрепления подписанных документов в 1С:Документооборот.
• Прикрепления к договорам лизинга в 1С:Бухгалтерия файлов, приложенных в процессе работы над документами 1С:Документооборот.

Результаты проекта

Автоматизация документооборота в РЕСО-Лизинг ускорила процесс обработки документов. Вместо того, чтобы обрабатывать бумажные документы, сотрудники теперь работают с электронными версиями. Сократилось время поиска, пересылки и подписания документов.

Автоматизация минимизировала риск человеческих ошибок (система проверяет введенные данные на их наличие) и дублирования информации. Обеспечен доступ к информации в реальном времени. Участники процесса видят текущий статус документов, что улучшает коммуникацию между отделами и уменьшает количество запросов о статусе. Автоматизация позволяет вести учет изменений в документах, тем самым облегчая контроль и аудит.

В ходе проекта:

• Создан единый архив электронных документов.

• С учетом лизинговой деятельности Заказчика оптимизирована и автоматизирована обработка входящих писем, доверенностей и ВИД.

• Настроена бесшовная интеграция с системой 1С:Бухгалтерия КОРП, ред. 3.0. Это обеспечило обмен системы 1С:Документооборот с учетной системой Заказчика по типовым справочникам, таким как: контрагенты, пользователи и другим.

Внедрение 1С:Документооборот:

• Сократило затраты. Переход на электронный документооборот значительно снизил расходы на печать и хранение бумажных документов.
• Улучшило безопасность обработки документов. Система обеспечила высокий уровень защиты данных, включая шифрование и контроль доступа, что минимизировало риск утечки информации.
• Обеспечило резервное копирование.
• Позволило собирать и анализировать данные о времени обработки документов, количестве ошибок и других показателях, что позволяет выявлять узкие места и улучшать процессы.
• Упростило процесс создания отчетов, что позволяет руководству быстро получать информацию для принятия решений.

Таким образом, внедрение 1С:Документооборот в РЕСО-Лизинг не только упростило внутренние процессы, но и поспособствовало улучшению клиентского опыта, снижению затрат, повышению общей эффективности работы и позволило компании адаптироваться к изменениям на рынке и оставаться конкурентоспособной.

1С:Документооборот КОРП :
• Базовый модуль
• Входящие/исходящие письма
• Доверенности
• Общехозяйственные договоры
• Бесшовная интеграция

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы является централизованной: серверная часть системы располагается только в центральном офисе Заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться VPN.