Цели проекта

1. Уменьшение расходов на бумажный документооборот, печать и архивирование.
2. Оптимизация штата за счёт автоматизации рутинных процессов.
3. Сокращение сроков согласования договоров (с 5–7 дней до 1–2).
4. Исключение простоев из-за утери документов или задержек в передаче.
5. Снижение штрафов за просрочки (по госзакупкам).
6. Исключение ошибок в документах (некорректные реквизиты, устаревшие шаблоны).
7. Контроль исполнительской дисциплины (KPI по срокам обработки документов).
8. Автоматизированная отчётность для руководства.

Ситуация до внедрения

ФГУП "Президент-Сервис" Управления делами Президента Российской Федерации более 90 лет специализируется на оказании услуг по направлениям многопрофильного корпоративного и бытового обслуживания, аренды недвижимости, туризма, бронирования и продажи авиационных и железнодорожных билетов, бронирования гостиниц, страхования, корпоративного обслуживания, организации общественных и корпоративных мероприятий, специального обслуживания делегаций и официальных лиц в аэропортах.

До старта проекта ФГУП "Президент-Сервис" работала система электронного документооборота ЭДО стороннего разработчика. Однако компания-создатель данного ЭДО прекратила техническую поддержку. Это означало, что в случае сбоев или необходимости доработок помочь будет некому. Кроме того, в предыдущей системе отсутствовала возможность интеграции с внешними системами ЭДО (например, "Такском"), а также отсутствовала возможность в рамках стандартной конфигурации использовать квалифицированную электронную подпись.

После анализа рынка было принято решение перейти на 1С:Документооборот. Новая система не только закрывала все прежние потребности, но и давала дополнительные возможности, такие как возможность согласования доходных и расходных договоров.

Уникальность и инновационность проекта

Большинство компаний внедряют 1С:Документооборот для упрощения рутинных задач. Но в случае "Президент-Сервис" система стала инструментом обеспечения государственной безопасности, сочетая:

• ­Скорость цифровых технологий;
• ­Безопасность военных стандартов;
• ­Гибкость для работы с особыми требованиями госструктур.

Это не просто "электронный архив", а центральное звено в управлении критически важными процессами, где ошибка или задержка могут повлиять на работу высших органов власти.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Доокументооборот 3.0" в ФГУП «Президент-Сервис»

Результаты проекта

1. Автоматическое направление документов следующим участникам цепи без задержек;

2. Напоминание о просроченных задачах, если согласование затягивается;

3. Сокращены простои благодаря мгновенному уведомлению ответственных.

4. Среднее время подписания договоров уменьшилось до 1–2 дней, что положительно сказалось на скорости заключения сделок и взаимодействии с контрагентами.

5. Раньше сотрудники тратили значительное время на уточнение, на каком этапе находится документ, и кто из экспертов его задерживает. Сейчас благодаря прозрачной системе трекинга любой заинтересованный сотрудник может в реальном времени видеть:

• Текущего ответственного за согласование;
• Сроки выполнения этапа;
• Историю перемещений документа.

Это исключило необходимость личных запросов и телефонных уточнений, повысив удобство работы и прозрачность процессов.

6. До внедрения системы возникали ситуации, когда оригиналы документов терялись или долго искались, что приводило к задержкам и дополнительным затратам на восстановление. Теперь:

• Каждый документ закреплен за конкретным хранителем (электронно или физически);
• Система фиксирует местонахождение оригинала (например, в архиве, у юриста или в бухгалтерии);
• Автоматически ведется журнал перемещений, что исключает спорные ситуации.
• Благодаря этому риск потери документов сведен к нулю, а поиск нужного файла занимает не более 1–2 минут.

7. Раньше отсутствие четкого контроля приводило к просрочкам и невыполнению задач в срок. Теперь система автоматически:

• Напоминает ответственным о приближении дедлайна;
• Фиксирует факт задержки, что влияет на KPI сотрудников;
• Формирует отчеты по дисциплине исполнения.

1С:Документооборот :
• Делопроизводство 
• Учет и хранение документов 
• Учет и контроль исполнения поручений 
• Учет договоров 

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрение 1С:Документооборот в ФГУП "Президент-Сервис" было реализовано по принципу замкнутого контура, что означает его функциональную и технологическую изолированность от других информационных систем компании. Это продиктовано особыми требованиями к безопасности, конфиденциальности и управлению документами в организации, обслуживающей высшие органы государственной власти.

Внедрение проходило по проектной технологии "Водопад":

1. Обследование:

• ­Проведены интервью с ключевыми пользователями бизнес-процессов;
• ­Проведены интервью с ключевыми пользователями по объектам/справочникам НСИ;
• ­Подготовлен реестр бизнес-процессов, оптимизированных под реализацию в 1С:Документооборот, ред. 3.0
• ­Подготовлен отчет о предпроектном обследовании с рекомендациями по дальнейшему внедрению.

2. Моделирование:

­Заведены виды документов;

• Входящая документация;
• Исходящая документация;
• Договор доходный;
• Договор расходный;
• Заявка на закупку у ЕП;
• Заявка на закупку конкурентная;
• Докладная записка;
• Заявка в службу информационного обеспечения;
• Заявка в службу транспортного обеспечения;
• Приказ;
• Распоряжение;
• Служебная записка;
• Служебная записка в ЕК по закупкам;
• Служебная записка с ЕП;
• Служебная записка на выдачу товара со склада;
• Служебная записка о заключении договора с ЕП по рассмотрению генерального директора;
• Служебная записка на изменение в план закупок;
• Служебная записка о возложении обязанностей.
• Настроены маршруты согласно блок-схемам бизнес-процессов;
• Настроен реквизитный состав карточек документов;
• Настроены автозаполняемые шаблоны;
• Настроены объекты/справочники НСИ
• Подразделения;
• Должности;
• Сотрудники;
• Роли;
• Автоподстановки;
• Товары и услуги;
• Структура предприятия;
• Протокольные мероприятия (совещание);

­ Система смоделирована с учетом скриптов (в режиме предприятия) и масштабирования.

3. Функциональное тестирование системы:

• ­Тестирование системы аналитиком;

4. Опытно-промышленная эксплуатация:

• Тестирование системы службой IT заказчика;
• ­Тестирование пользователями системы;

5. Обучение:

• ­Написание инструкций по всем видам документов;
• ­Проведение вебинара для пользователей по работе с системой.

Архитектура проекта

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Сервер Dell R650 1U 8SFF

База сервера Dell R650 8SFF/ 2 шт. x Процессор Intel Xeon Gold 5315Y (8C/3,2GHz/140W)/ 4шт х Жесткий диск 2.5" 2,4TB Dell Exos 10E2400 SAS 10K 12Gbps/

8шт. x Оперативная память 16GB DDR4 2Rx8 3200AA-R RDIMM (Dell)/ Контроллер RAID Dell H755 12Gbps 8GB+BBU FRONT NEW/

Сетевая карта Dell Broadcom 5720 2x1Gbe BASE-T LOM NEW1Gb/s NIC OCP3 NEW/ Блоки питания 2 х 800 kW/ Модуль удаленного управления iDRAC9 Ent / Рельсы Rail Kit

Windows Svr Std 2022 64Bit English 1pk DSP OEI DVD 16 Core