Цели проекта

• ­ Договор купли-продажи с клиентом;
• ­ Кредитный договор купли-продажи с клиентом;
• ­ Договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС;

3. Обеспечить ведение учета доверенностей и права подписи в системе "1С:ERP Управление предприятием" через обмен с системой "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1;

1. ­Перенести функционал в части договорной работы из собственной ИС в "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1;
2. Обеспечить функциональную возможность пользователям вести документооборот в "1С:ERP Управление предприятием" через бесшовную интеграцию с "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1;
3. ­Осуществить адаптацию "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей;
4. Сократить трудоемкость процесса согласования договоров;
5. Ускорить процесс согласования договоров;
6. Улучшить качество данных в договорах, снизить риск ошибок, связанных с ручным вводом данных;
7. Сократить срок получения информации о статусе согласования договора;
8. Обеспечить контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.

Ситуация до внедрения

"Брок-Инвест-Сервис" – сервисно-производственная компания, один из лидеров российского рынка черного металлопроката. Компания работает на рынке металлотрейдинга с 1991 года и входит в десятку крупнейших металлотрейдеров России. Годовой объем продаж более 815 тыс. тонн металла. Брок-Инвест-Сервис предлагает своим клиентам комплексное решение в поставке всего ассортимента черного металлопроката, предоставляет полный спектр услуг, востребованных клиентами (обработка металла, финансовые услуги, доставка металла, упаковка металла и др.). Мы ориентируемся в своей работе на европейские стандарты работы и предоставляем своим клиентам высококачественное обслуживание на всех этапах взаимодействия с компанией.

Одним из перспективных и быстрорастущих направлений является комплекс металлообрабатывающих услуг. Более 30 единиц стационарного оборудования позволяют выполнять полный комплекс металлообрабатывающих операций – от простых до высокотехнологичных.

Компания имеет стабильные партнерские отношения практически со всеми крупными производителями металлопроката России и стран СНГ, что позволяет поддерживать высокий уровень материальных запасов и обладать достаточным ресурсным потенциалом.

Ранее на предприятии ЗАО "ТФД "Брок-Инвест-Сервис и К" и аффилированных с ним юридических лицах для оформления, регистрации, согласования и ведения договорной работы использовалась самостоятельно разработанная система.

В связи с большим объемом бумажного документооборота, к началу 2023 г. перед компанией была поставлена задача организации процесса согласования основных видов документов в электронном виде в учетных системах "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:ERP Управление предприятием" через бесшовную интеграцию между ними.

Уникальность и инновационность проекта

• ­Разработка автоматизированных рабочих мест в системе "1С:ERP Управление предприятием" через бесшовную интеграцию с "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1 с целью сокращения нагрузки на пользователей и исключения использования двух систем.
• Доработка типовой бесшовной интеграции "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1
• ­Ограниченные сроки реализации: 12 месяцев от начала проектных работ до ввода информационной системы в промышленную эксплуатацию.
• Широкий спектр бизнес-процессов, характерных для предприятий такого масштаба.
• Многоэтапный процесс согласования договоров, связанный с особенности бизнес-процессов и масштабами деятельности компании.
• Проект был выполнен по технологии, предусматривающей анализ бизнес-процессов предприятия как в ходе экспресс-обследования, так и в ходе моделирования по каждому из контуров учёта, что позволило сократить затраты на проведение полного предпроектного обследования.
• В процессе реализации проекта, несмотря на сжатые сроки, были выполнены работы по разработке Прототипов автоматизированных бизнес-процессов с доработкой типового функционала для уточнения требований.
• Большое количество нестандартных архитектурных и функциональных решений автоматизации бизнес-процессов предприятия с максимальным сохранением типового функционала системы.
• Использование гибких методов разработки с целью легкой адаптации разработанного функционала к возможным новым требованиям без необходимости полной переработки.
• Вовлеченность руководства предприятия в процесс управления проектом, готовность к коммуникации и принятию ответственности.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности ЗАО ТФД "БРОК-ИНВЕСТ-СЕРВИС И К" на базе "1С:ERP Управление предприятием + Документооборот"

Результаты проекта

В результате внедрения бесшовной интеграции систем "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот 8 КОРП" ред. 2.1 в части процесса согласования договоров были достигнуты следующие результаты:

1. Обеспечено ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе "1С: ERP Управление предприятием 2" через бесшовную интеграцию с "1С: Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1. Автоматизирован процесс согласования всех видов договоров как по форме ЗАО "ТФД "Брок-Инвест-Сервис и К", так и по форме Клиента, в том числе:

• ­ Договор купли-продажи с клиентом;
• ­ Кредитный договор купли-продажи с клиентом;
• ­ Договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС;

2. Обеспечено ведение учета доверенностей и права подписи в системе "1С:ERP Управление предприятием" через обмен с системой "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1;

3. Функционал из собственной ИС в части договорной работы перенесен в "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1;

4. Обеспечена функциональная возможность пользователям вести документооборот в "1С:ERP Управление предприятием" через бесшовную интеграцию с "1С:Документооборот 8 КОРП";

5. Проведена адаптация программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей;

6. Сокращена трудоемкость процесса согласования договоров;

7. Ускорен процесс согласования договоров;

8. Повышено качество данных в договорах, снижен риск ошибок, связанных с ручным вводом данных;

9. Организовано хранение оригиналов документов в прикрепленных файлах;

10. Реализована возможность формирования и вывода информации о договоре на основании комментариев пользователей по каждому этапу согласования;

11. Сокращен срок получения информации о статусе согласования договора;

12. Обеспечен контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы;

13. Обеспечено сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.

1С:Документооборот КОРП

1С:ERP Управление предприятием

Архитектура решения и масштаб проекта

Для ведения оперативного, регламентированного и управленческого учета Заказчиком используется система "1С:ERP Управление предприятием".

Реализация проекта производилась с ориентацией на сохранение общей архитектуры решения систем "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:ERP Управление предприятием". Выполненные доработки расширяют базовую функциональность интеграции систем "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:ERP Управление предприятием".

Все процессы и задачи по обработке договоров сведены в единую систему "1С:ERP Управление предприятием":

• Автоматический запуск процесса согласования договора;
• Отображение этапа согласования на форме договора;
• Автоматическое создание и автозаполнение шаблонов файлов в зависимости от этапа процесса согласования;
• Ввод дополнительных значений при выполнении задачи;
• Ввод комментариев таблицей с указанием пункта договора при выполнении задачи;
• Автоматический перенос комментариев пользователя в файл при выполнении задачи;
• Автоматическое удаление подложки из пакета документов после подписания;
• Прерывание/Аннулирование процесса согласования договора;
• Другие автоматизированные функции.

Внедрённая в ходе проекта функциональность касается работы более 440 пользователей. Реализовано более 140 доработок типовой функциональности интеграции систем "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:ERP Управление предприятем" с целью адаптации решения под потребности функционального Заказчика с учётом особенностей бизнес-процессов.

С момента запуска опытной промышленной эксплуатации через бесшовную интеграцию согласовано более чем 800 договоров.