Цели проекта

Основными целями внедрения Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) являются:

• повышение прозрачности процессов согласования и подписания документов, улучшение исполнительской дисциплины;
• обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации;
• сокращение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;
• минимизация количества документов, подписываемых в бумажном виде;
• повышение производительности труда за счет сокращения объема и времени выполнения задач.

Ситуация до внедрения

АО "Газстройпром" — крупнейший строительный холдинг России, генеральный подрядчик по строительству объектов ПАО "Газпром", выполняющий полный комплекс работ в рамках проектов по добыче, переработке и транспортировке природного газа. Производственные и Сервисные компании Группы АО "Газстройпром" работают во всех федеральных округах Российской Федерации. Общая численность персонала - 90 тысяч человек.

В Группу компаний АО "Газстройпром" (далее - ГК АО "Газстройпром") входит: 6 филиалов, 13 производственных и 7 сервисных компаний.

На момент начала проекта организации ГК АО "Газстройпром" вели разрозненный документооборот, применялись различные средства автоматизации отдельных задач, значительный объем обработки документов осуществлялся бумажных носителях, что сопровождалось ощутимыми трудозатратами и длительностью выполнения задач.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализован классическим методом управления с применением гибких подходов на отдельных этапах работ. При проектировании информационной системы были применены наиболее успешные кейсы цифровой трансформации из опыта компании "1С:Первый БИТ":

• Внедрение в документооборот возможности QR-кодирования, позволившего решить вопросы подтверждения подлинности и целостности документов, контроля печатных экземпляров, обеспечить возможность автоматизированной обработки, ускорить все этапы работы с бумажными документами.
• Интеграция программных роботов в маршруты обработки документов, позволяющая выполнять часть задач без участия человека.
• Разграничение доступа к информационной системе осуществляется на основе информационной системы кадрового учета в соответствии с занимаемой должностью и сферой деятельности сотрудника.
• Комплексная интеграция с оператором ЭДО, позволяющая пользователям решать свои задачи в рамках одной информационной системы.
• Проактивный мониторинг состояния информационной системы, оценивающий распределение рабочих процессов между потоками обработки документов и выявляющий аномалии в обработке задач пользователями. Это позволяет предупредить простои, а также оценить эффективность работы системы.
• Перевод документооборота в электронный вид с подписанием, в том числе, внутренних документов, электронными подписями различных типов.
• Использование мобильных устройств в процессе обработки части документов и архивного хранения.
• Организация совместной обработки отдельных видов документов пользователями, являющимися работниками различных компаний.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в АО "Газстройпром"

Результаты проекта

Внедрение единой системы электронного документооборота позволило Группе компаний значительно упростить и ускорить работу с документами, обеспечить прозрачность процессов, повысить контроль исполнения задач и достичь высокой эффективности работы во всех подразделениях холдинга. В частности, можно отметить следующие результаты:

• в Группе компаний внедрена единая методология делопроизводства и документооборота, определены процессы обработки документов с нормативными сроками;
• обеспечена достоверность, целостность и актуальность данных обрабатываемого документа;
• оптимизирован процесс поиска необходимых документов с помощью специализированных инструментов, что существенно сократило время на эту операцию;
• за счет комплексной интеграции с оператором ЭДО минимизировано количество документов, подписываемых в бумажном виде, увеличена скорость подписания;
• роботизация процессов позволила сократить время обработки документов, объем задач сотрудников, устранить трудоемкие рутинные операции, обеспечить комплекс необходимых контрольных процедур;
• предиктивные алгоритмы позволили минимизировать количество отказов в согласовании документов;
• разработаны инструменты получения сводной статистики по всей Группе компаний в разрезе документов и задач, что позволяет оценивать эффективность работы подразделений.

1С:Документооборот КОРП :
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система электронного документооборота является одним из ключевых элементов инфраструктуры Группы компаний, обеспечивающим документооборот и делопроизводство на всей территории страны. Информационная система критически важна для поддержания непрерывности бизнес-процессов организаций.

Особенности системы:

• более 45 900 учетных записей сотрудников для возможности работы в системе;

• многие сотрудники работают в системе вне фиксированного рабочего места, перемещаясь между городами и объектами;

• территориальная распределенность пользователей с различными каналами связи для работы с информационной системой;

• система работает в условиях высокой нагрузки из-за большого количества одновременных подключений.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Использованное дополнительное ПО:

• Cuneiform.

• Image Magic.

• Ghostscript.

Периферийное оборудование:

• Сканеры штрих-кода.

• Термотрансферные принтеры этикеток.