Цели проекта

Реализовать единый архив финансовых документов, в том числе подписываемых посредством ЭДО, с возможностью доступа из учётных систем всех юридических лиц АО ХК Элинар. В том числе:

1) Обеспечить возможность взаимодействия с контрагентами, посредством ЭДО, а также синхронизацию данных с Учетными системами Холдинга и центральным архивом.

2) Обеспечить возможность электронного согласования и хранения Договоров, как внутреннего, так и с контрагентами по ЭДО.

3) Обеспечить масштабируемость системы для подключения новых юридических лиц и баз данных.

Ситуация до внедрения

АО ХК Элинар — это многопрофильный агропромышленный холдинг, осуществляющий деятельность как в области промышленного и сельскохозяйственного производства, так и в сфере девелопмента и различного рода услуг для юридических лиц и населения. Управляющая компания находится в Атепцево Московской области. Компания располагает достаточным разнообразием производственных мощностей, укомплектованным штатом сотрудников, что позволяет ей быть конкурентоспособной на рынке. На момент внедрения в компании велся учет по 35 организациям. Хозяйственная деятельность велась в различных конфигурациях:

• 1С:Бухгалтерия 8
• 1С:Управление производственным предприятием
• 1С:ERP Управление птицеводческим предприятием
• 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК
• 1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия.

Исходное состояние бизнес-процесса:

1. Долгое согласование документов:

Процесс согласования документов в почте или с использованием сторонней системы документооборота, с достаточно сложным механизмом интеграции с продуктами 1С, требующим постоянного контроля и отладки. Сотрудники вынуждены были отправлять документы на согласование по электронной почте, что приводило к затягиванию процессов, особенно если один из участников временно отсутствовал. В результате критически важные документы могли оставаться на рассмотрении продолжительное время.

2. Высокие риски потери документов, циркулирующих по разным каналам:

Использование электронных почтовых ящиков для документооборота увеличивало риск потери важных документов. Иногда требовалось время для поиска файлов в переписке, не всегда документы своевременно помещались в архив или же не сохранялись должным образом, что усложняло повторное использование информации и создавало дополнительные трудности при аудите.

3. Отсутствие централизованного хранения:

В компании отсутствовало единое место для хранения всех финансовых документов. Это приводило к дублированиям, несоответствиям и сложности в нахождении нужной информации. Сотрудники вынуждены были искать документы в различных файловых хранилищах или локальных дисках, что приводило к потерям времени и снижало продуктивность.

4. Задержка документов и непрозрачное отслеживание изменений:

Заведения и редактирование документов происходило без прозрачного контроля внесенных изменений. Это затрудняло отслеживание истории документов и вызывало сомнения по поводу актуальности информации. В случае конфликтов или недопонимания между сотрудниками часто трудно быстро выяснить, какая версия документа является действительной. Перечисленные проблемы создавали дополнительные затраты времени и ресурсов, снижали эффективность работы сотрудников и приводили к принятию недостаточно обоснованных решений. При объеме документооборота более 20 000 юридически значимых документов ежемесячно, финансовые потери были существенными для компании.

Уникальность и инновационность проекта

1. Создание единого архива:

Проект предполагает формирование единого архива финансовых документов на базе 1С:Документооборот КОРП, ред.3.0, что является ключевым элементом для повышения эффективности работы компании. Уникальность заключается в том, что все документы будут храниться в одном месте с централизованным доступом, что облегчит процесс поиска и управления документами.

2. Централизация электронного документооборота (ЭДО):

Процессы согласования входящих документов на предприятиях группы компаний Элинар реализованы на базе 1С:Документооборот с применением модулей 1С:ЭДО различных учетных систем Заказчика, в зависимости от места ведения учета каждого юридического лица Холдинга. При этом исключены ситуации двойного ввода сведений о подписании документа (для целей ЭДО и для целей 1С:Документооборот). Это позволяет не только улучшить координацию между различными подразделениями, но и установить стандарты документооборота, что минимизирует риски потери документов и ошибок при их обработке.

3. Оцифровка бумажных носителей:

Проект включает в себя создание пространства для хранения оцифрованных документов, что позволяет перейти от традиционного бумажного документооборота к цифровому. Это не только уменьшает затраты на бумагу и физическое хранение, но и ускоряет доступ к информации.

4. Интеграция с 1С:Шина:

Использование 1С:Шина для обработки и передачи данных между различными системами и контрагентами обеспечивает высокую гибкость и масштабируемость решения. Инновационность заключается в возможности легко адаптировать систему к изменяющимся бизнес-требованиям и интегрировать её с другими сервисами.

5. Повышение прозрачности и контроля:

Проект обеспечивает высокий уровень прозрачности в управлении финансовыми документами. Инновационные инструменты аналитики и отчетности, встроенные в систему, позволяют руководству принимать более обоснованные решения на основе актуальных данных.

6. Улучшение взаимодействия с контрагентами:

Централизованный ЭДО способствует более эффективному взаимодействию с контрагентами, что улучшает отношения и ускоряет процессы согласования и утверждения документов. Таким образом, проект выделяется своей уникальностью и инновационностью благодаря интеграции передовых технологий для создания автоматизированной, эффективной и безопасной системы документооборота.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в АО "Холдинговая компания Элинар"

Результаты проекта

• Реализован обмен справочниками и документами между базами 1С:Документооборот и 1С:ERP управление птицеводческим предприятием, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление производственным предприятием, 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, 1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия посредством 1С:Шина, что обеспечивает масштабируемость решения;
• Реализована бесшовная интеграция между базами 1С:Документооборот и 1С:ERP управление птицеводческим предприятием, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, 1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, что отражает принцип "работы через единое окно".
• Автоматизировали большую часть процессов, задействованных в обработке договоров и дополнительных соглашений, тем самым сократив трудозатраты.
• Организован единый архив финансовых документов, который автоматически собирается после обработки документов в базах ведения хозяйственной деятельности.
• Повышена прозрачность и контроль над документооборотом.
• Упрощен поиск и хранение документов.
• Сократились бумажные затраты.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Как было ДО

Как стало после