Цели проекта

• Обеспечить ведение финансового учета унифицировано в рамках единой системы с целью прозрачности аналитик, получения точных фактических данных без потери информации, ускорить получение управленческой отчетности.
• Обеспечить автоматическое формирование БДР и БДДС в разрезе проектов, МВЗ.
• Обеспечить возможность планирования БДР и БДДС по утвержденным формам и согласования внесенных плановых данных.
• Обеспечить бесшовную интеграцию с существующими системами ("1С:Бухгалтерия 8 КОРП" и "1С:Документооборот") для безболезненного перехода на новую систему учета.

Ситуация до внедрения

Компания "Нижегороднефтегазпроект" (ООО "ННГП") является ведущей инжиниринговой организацией, специализирующейся на проектировании объектов нефтепереработки, газопереработки и нефтехимии. Компания образована в 2019 году и широко известна на рынке инжиниринговых услуг как проектный блок группы компаний ПАО "ЛУКОЙЛ". Силами квалифицированного персонала ООО "ННГП" выполняет полный комплекс инжиниринговых работ, а также услуг по проектированию, обоснованию инвестиций, поставке оборудования, управлению строительством, разработке технологий и программного обеспечения.

• Бухгалтерский учёт у Заказчика велся в "1С:Бухгалтерия 8 КОРП". Данные бухгалтерского учета использовались в качестве источника данных для финансового учета.
• Весь документооборот, включая Заявки на расходование ДС, велся и согласовывался в программе "1С:Документооборот".
• Финансовый учет велся в Excel.

Ручной перенос данных из 1С в Excel без фиксированных правил заполнения аналитик не позволял оперативно получать управленческую отчетность, а анализ полученных данных был трудоемким. Ведение финансового учета в Excel не отвечало потребностям компании и требовало изменения подхода, а также автоматизации сбора БДР и БДДС в разрезе проектов для обеспечения принятия своевременных управленческих решений.

Уникальность и инновационность проекта

1. обеспечить получение фактических данных внутри объединенной конфигурации 1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС,
2. обеспечить проверку Заявок на расходование денежных средств на соответствие запланированным бюджетам в разрезе МВЗ (местам возникновения затрат) и проектов,
3. сохранить для рядовых пользователей привычный процесс работы и упростить переход на новую систему для получения управленческой отчетности – не потребовалось изменять маршруты согласования и переучивать пользователей работе с новым решением.

Реализация данной задачи в рамках проекта была выполнена следующим образом:

Пользователи не имеющие доступ в БИТ.ФИНАНС формируют плановые документы, видят статус документа в финансовой системе, а на уровне БИТ.ФИНАНС обеспечивается контроль всех расходов. Это позволило оставить существующий процесс практически без изменений, при этом добавился контроль Заявки на соответствие ранее запланированному бюджету.

Обмен "Заявками на расход" в части основных реквизитов, статусов документов и выполнения задач "1С:Документооборот" реализовали из "единого окна" в БИТ.ФИНАНС. Для настройки обмена применили как типовые возможности конфигураций, так и ряд доработок.

После создания заявки в "1С:Документооборот", ответственному сотруднику в БИТ.ФИНАНС приходила задача о необходимости отражения заявки в БИТ.ФИНАНС. В момент проведения заявки на уровне БИТ.ФИНАНС системой осуществлялась проверка на соответствие бюджету. Далее согласование заявки выполнялось средствами "1С:Документооборот". При этом изменения статуса в "1С:Документооборот" отображаются в БИТ.ФИНАНС. Таким образом, рядовые пользователи продолжили работу с привычным интерфейсом и алгоритм работы с заявками для них не изменился. Сохранение процесса позволило избежать затрат на переобучение сотрудников и ошибок, связанных с периодом адаптации к изменениям.

При этом финансовый отдел получил мощный инструмент контроля и анализа данных в разрезе проектов, что требовалось для обеспечения корректного учета проектной деятельности. Полученные данные по БДДС и БДР стали фундаментом для построения и внедрения системы бизнес-анализа, что было невозможным при использовании Excel.

Публикации о проекте

• Автоматизация казначейства и бюджетирования на базе "БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" в инжиниринговой компании
• Проект по созданию и согласованию заявок на расходование денежных средств с помощью «1С:Документооборот КОРП» и «БИТ.ФИНАНС» в ООО "ННГП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Общая реализация проекта выполнялась по стандартной проектной технологии.

1. Этап обследования включал в себя анализ текущей ситуации и используемых отчетов. Результатом стало предложение по изменению процесса формирования управленческой отчетности. В качестве программного продукта был выбран БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" как наиболее подходящее решение для реализации целей проекта.
2. На этапе моделирования была реализована целевая модель работы. Были промоделированы процессы работы с заявками на расходование денежных средств, автоматический сбор фактических данных в разрезе нужных аналитик (МВЗ, проекты). На этапе моделирования была определена необходимость в доработке интеграции с "1С:Документооборот".
3. Проектирование и разработка осуществлялись именно в части реализации интеграции процессов БИТ.ФИНАНС и 1С:Документооборот. Другие задачи могли быть решены типовыми настройками и возможностями ПП.
4. На этапе внедрения были выполнены: настройка ролей, настройка отчетов, подготовка инструкций и обучение работе в новой системе. С помощью типового функционала БИТ.ФИНАНС был реализован контроль заполнения аналитик (что было невозможно при использовании Excel). Настроены правила получения фактических данных (с помощью механизма трансляции) в разрезе проектов. Источником данных по проектам служили номенклатурные группы в первичных документах "1С:Бухгалтерия КОРП", а также МВЗ (с помощью соответствий справочника Подразделения и ЦФО). С целью дальнейшего контроля были настроены формы ввода бюджета для внесения информации по запланированным бюджетам. Настроены маршруты согласования бюджетов.

Результаты проекта

В результате выполнения проекта Заказчик получил:

1. Возможность заводить плановые данные в едином формате по бюджетам движения денежных средств и доходов расходов, и утверждать запланированные данные.
2. Благодаря автоматическому сбору фактических данных, появилась возможность отслеживать исполнение бюджета в режиме онлайн, а также контролировать внесённые данные.
3. При формировании отчетов по План-фактному анализу, стало проще анализировать расхождения бюджетов и устранять ошибки.
4. Интеграция системы "1С:Документооборот" и БИТ.ФИНАНС позволила в полном объеме отражать плановые документы. Была реализована возможность пользователям, не имеющим доступ в БИТ.ФИНАНС участвовать в оперативном планировании движения денежных средств и следить за исполнением своих заявок.

БИТ.Финанс :
• Казначейство
• Бюджетирование (планирование, получение фактических данных по бюджетам, план-фактный анализ)

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения представлена на схеме