- Бухгалтерский и налоговый учет
- Документооборот (ECM)
Цели проекта
- Автоматизировать и оцифровать процесс формирования смет;
- Завести его в систему, упростить и сделать более прозрачным процесс аудита;
- Сократить трудозатраты экономистов на сбор фактических данных и подготовку сметы расходов.
Ситуация до внедрения
Бюджетирование и подготовка смет для ГК Росатом велись в Ехсеl группой экономистов, между которыми были разделены данные по ЦФО. Данные о фактических расходах собирались каждым экономистом в отдельный Ехсеl файл по своим ЦФО, затем сводились ведущим экономистом в сводную смету. Этот процесс был длительным и трудоемким, а также приводил к человеческим ошибкам и искажениям информации при перенесении и сведении данных между различными таблицами.
Подтверждением расходов выступали сканы первичных документов, которые собирались в отдельную папку и отправлялись вместе со сметой расходов единым файлом. Т.е. они не были связаны с данными расходов и требовали как ведения отдельных стыковочных таблиц, так и вызывали сложности при аудировании отчётности в ГК.
Уникальность и инновационность проекта
- Импортонезависимая технологическая база - система разработана с использованием отечественного ПО (Astra Linux, Postgres SQL), что обеспечивает безопасность и независимость от иностранных поставщиков.
- Глубокая методологическая адаптация - в процессе реализации проекта проведена масштабная стандартизация и адаптация методологии бюджетирования, что позволило максимально эффективно интегрировать процессы бюджетирования, сбора фактических данных и формирования смет.
- Комплексная автоматизация финансового управления - впервые создано единое информационное пространство для оперативного планирования, контроля и отчетности, что значительно повышает прозрачность и скорость принятия решений.
- Инновационные механизмы интеграции - реализована автоматическая загрузка и сверка данных с 1С:Бухгалтерия КОРП, что минимизирует ручной ввод и вероятность ошибок.
- Web-доступ для аудиторов - впервые аудиторам ГК предоставлен доступ к системе с возможностью детального анализа данных, что упрощает и ускоряет процесе проверки отчетности.
- Цифровизация документооборота - реализован механизм прикрепления и верификации первичных документов в системе, что исключает необходимость работы с бумажными архивами и сокращает временные затраты на аудит.
- Гибкие механизмы настройки доступа - система позволяет разграничивать права пользователей вплоть до отдельных центров финансовой ответственности (ЦФО) и источников финансирования, что повышает безопасность и управляемость данных.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Проект выполнялся по каскадной проектной технологии и был разделен на 4 этапа:
- Аудит и подготовка методологии к автоматизации - в ходе которого прорабатывалась и утверждалась методология бюджетирования и формирования смет, а также проводилась формализация требований и согласовывались концепции их решения в системе;
- Разработка решения - в ходе которого разрабатывались технические задания для программистов, проводилась разработка и тестирования функционала. Затем отдельные функции системы демонстрировались Заказчику и проводилась доработка по полученной обратной связи;
- Опытная эксилуатация - в рамках этапа была подготовлена и настроена система и проведено её комплексное тестирование пользователями на реальных данных 2023 и 2024 года. Также в рамках данного этапа проводилось обучение пользователей и сверка сформированных системой данных с данными, подготовленными в Excel. По итогам этапа произведена доработка системы по полученной обратной связи от пользователей;
- Промышленная эксплуатация - в рамках данного этапа была подготовлена продуктивная система, в которую загружена база с рабочими данными, сформированными в рамках опытной эксплуатации. Проводится дальнейшая экеплуатация системы .
- Вся документация по проекту разрабатывалась в Wiki системе. Вся база знаний в структурированном виде была выгружена во внутреннее хранилище Заказчика в актуальном состоянии на момент окончания проекта.
Результаты проекта
- Увеличена скорость выполнения операций в текущих учётных системах (1C:Бухгалтерия КОРП и 1С:ЗУП) на - 20%, благодаря миграции сервера приложений на Astra Linux и СУБД на Postgres SOL;
- Процесс бюджетирования и формирования смет переведен в электронный формат, что сократило количество ошибок при подготовке отчётности;
- Сокращены трудозатраты, которые ранее уходили на ручной сбор и обработку данных;
- Ускорено формирование пакета отчётности для ГК;
- В ходе проекта была адаптирована методология бюджетирования и подготовки смет для получения максимального эффекта от автоматизации;
- Улучшен процесс прикрепления первичных документов - теперь они сопоставлены с конкретными документами в системе, а не прикладывается пакетом к отчётности, что осложняет их проверку при аудите;
- Аудиторам ГК предоставлен веб доступ к системе с возможностью расшифровки всех показателей и просмотра первичных документов и их сканов, что упростит и ускорит процесс аудита и сделает его более прозрачным,
- На 60% сокращены трудозатраты, которые ранее уходили на ручной сбор и обработку данных,
- В 2 раза ускорено формирование пакета отчетности для ГК.
-
БИТ.Финанс
:
- Бюджетирование
Архитектура решения и масштаб проекта
