Цели проекта

Цель проекта:

В кратчайшие сроки перейти с децентрализованных систем на единую архитектурную платформу учета и управления на базе комплекса решений "1С:Корпорация". Повысить эффективность операций бизнеса и безопасность; снизить риски, связанные с использованием иностранного ПО и отсутствием обновления критически важного функционала ERP-систем, в том числе связанного с изменением законодательства РФ.

Задачи проекта:

• Разработать архитектуру единой платформы управления предприятием.
• Реализовать интеграцию с 8 информационными системами.
• Модернизировать процессы регламентированного учета и расчета прямых производственных расходов.
• Повысить эффективность сбора и анализа данных компании.
• Автоматизировать формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Сократить сроки формирования управленческой отчетности на 80%.
• Уменьшить объем неавтоматизированных процессов.
• Ускорить интеграцию в ERP-систему новых юридических лиц с другими направлениями деятельности.
• Обеспечить готовность системы к адаптации под новые виды бизнеса.
• Централизовать ключевые классификаторы и процессы стратегического уровня.
• Обеспечить работоспособность системы для 1 000 и более пользователей.

Ситуация до внедрения

Уникальность и инновационность проекта

Команда "1С-Рарус" создала уникальные инструменты, адаптированные под особенности крупного издательского холдинга. С нуля разработан блок по учету и расчёту прямых производственных расходов; реализован сценарный анализ управленческой отчетности; созданы автоматизированные рабочие места, учитывающие специфику учета, и отдельный интерфейс по интеграциям – монитор обмена.

Учет прямых производственных расходов.

Разработан оригинальный блок по учету прямых производственных расходов. Блок включает в себя функционал по расчёту и анализу прямых производственных расходов. Настроены специфические отчеты, учитывающие различные условия производственных показателей. На данный момент в системе зарегистрировано более 11 250 действующих договоров.

Сценарный анализ отчетности.

Формирование отчетности для руководства выполняется с помощью сценарного анализа управленческих данных. На первом этапе анализ проводится после предварительного закрытия отчетного периода, на втором – после окончательного закрытия и проведения сверки данных. Система позволяет сформировать отчет по расхождениям и ошибкам пользователей с указанием конкретных документов, где они были допущены. После внесения необходимых корректировок система автоматически генерирует корректный отчет.

Автоматизированные рабочие места (АРМ).

Спроектирована миграция данных с иностранной системы на типовое решение "1С:ERP". Благодаря разработке широкого спектра специализированных рабочих мест сохранен привычный функционал для пользователей. Созданы автоматизированные рабочие места:

• АРМ "Консоль заказов" - для управления потребностями клиентов. Не нужно переключаться между разделами системы, настроено обособленное резервирование товаров для отслеживания запасов
• АРМ "Управление ассортиментом" - для адаптации предложений различным каналам сбыта (B2B, B2C, B2G). Разработан функционал для формирования печатных форм "Бланка заказа" с возможностью оперативной настройки макетов.
• АРМ "Единое окно" - для работы пользователей с "1С:ERP. Управление холдингом" и "1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0" без необходимости дополнительной регистрации.
• АРМ "Управление производством" - для отслеживания производственного цикла, от планирования до учета выпущенной продукции.

Специалистами "1С-Рарус" выполнены настройки специфических процессов холдинга:

• Распределение тиража на склад в соответствии с планом выпуска: новый механизм обособленного обеспечения помогает гибко распределять товары без блокировки работы пользователей.
• Отслеживание сроков хранения запасов по заказам с момента поступления на склад: реализован эффективный контроль запасов, что минимизирует риски устаревания продукции, позволяет повышать оборачиваемость продукции и предлагать клиентам актуальную продукцию.
• Управление закупками: настроены тендерные процедуры и выбор полиграфкомбинатов для размещения тиражей на основе коммерческих предложений, а также управление материальными ресурсами.

Монитор обмена.

Создан удобный интерфейс для администратора, который позволяет централизованно управлять всеми процессами интеграции с внешними системами — от транспортных сервисов до интернет-магазина. На данный момент реализован обмен с 11 внешними системами. В дальнейшем планируется подключить еще 8 систем и сервисов.

Интерфейс "Монитора обмена".

За месяц в низкий сезон через интеграционные потоки прошли более 33 000 документов, в среднем по 1200 документов в день.

Данные очереди из "Монитора обмена".

Монитор обмена построен по модульному принципу, где каждый этап работы чётко разделён: данные конвертируются, сериализуются, транспортируются, отслеживаются и протоколируются. Благодаря такой структуре система легко адаптируется к любым форматам обмена данными и способам подключения. Правила конвертации объектов представлены в простой и доступной форме, что облегчает последующую поддержку и развитие интерфейса. Система подтвердила свою гибкость - уже в процессе внедрения заказчик смог самостоятельно добавить новый интеграционный поток.

Публикации о проекте

• Портфель проектов для ГК "Издательство "Просвещение" на базе "1С:Корпорация"
• Создание единой ИТ-системы на базе "1С:Корпорация" в АО "Издательство "Просвещение"
• Комплексная автоматизация ГК "Издательство Просвещение" на базе "1С:Корпорация"

Дополнительная информация к описанию проекта

Схема интеграционной архитектуры

Результаты проекта

• Настроено получение регламентированной отчетности 3 юридических лиц группы компаний по разным видам деятельности: печатная продукция, цифровые продукты, игры, оборудование и прочее.
• Создана возможность проверки редакторами более 10 000 действующих контрактов в едином хранилище лицензионных договоров. Обновлена функция регистрации и проверки договоров с авторами и художниками, добавлен учет служебных заданий.
• Разработан учет и расчёт прямых производственных расходов , который позволил в 3,5 раза сократить время расчёта - с 14 до 4 часов за счет современной архитектуры решения 1С:ERP и укрупнения аналитики по подразделениям, участвующих в учете прямых производственных затрат.
• Внедрено автоматическое ведение налогового учёта при трехх ставках налога на прибыль.
• Организован учет затрат с использованием схемы производства продукции, как из собственных материалов, так и с использованием готовой продукции.
• Система позволяет эффективно контролировать поступления оплат от клиентов, точно рассчитывать себестоимость продукции с учётом всех производственных затрат, заблаговременно прогнозировать расходы при изменении цен на материалы и оценивать возможные финансовые риски, включая затраты на обслуживание оборудования. Внедрен автоматизированный учет более 20 000 нематериальных активов и сокращен период их инвентаризации на 20%.
• Доработан учет факторинга с 5 банками, включая реестры, отчеты и распределение финансов. Созданы инструменты для работы с факторинговыми программами банков.
• Унифицирован процесс продаж интернет-магазина для физических и юридических лиц. Добавлено рабочее место для управления заказами.
• Внедрено автоматизированное управление скидками и наценками в зависимости от категории клиента в соответствии с торговой политикой и иных мероприятий по стимулированию спроса.
• Реализован процесс обработки возвратов товаров с обменом данными и подбором документов.
• На 60% увеличилась скорость формирования отчетности по статьям бюджета доходов и расходов группы компаний. Это стало возможным за счет реализации гибких правил трансформации данных регламентированного учета в управленческий (более 100 000 документов в месяц),.
• Скорость формирования отчетности по Центрам финансовой ответственности и проектам выросла на 80% за счет сценарного анализа отчетности и разработки АРМ "Консоль отражения операций по проводкам аналитик".
• Формирование регламентированной отчетности стало проходить быстрее на 70%, благодаря ведению налогового учета в информационной системе и сокращению объема ручного труда при подготовке документов.
• Реализована интеграция с 8 системами.
• Более 500 сотрудников переведены в единую платформу управления предприятием.

Спроектированы новые механизмы и модели для последующего внедрения:

1. Модель бюджетного контроля, охватывающая процесс от заключения договора до формирования заказа. Модель позволит гибко устанавливать лимиты по объектам, критериям и одновременно управлять БДР, БДДС с автоматическим заполнением.
2. Механизм планирования и управления денежными потоками, включающий бронирование средств и упрощение обработки заявок на оплату. Отчеты о платежах помогут учитывать особенности казначейских периодов.
3. Ключевые справочники НСИ для эффективной работы всех функциональных областей. Единая структура справочников "1С:ERP. Управление холдингом" и "1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0" в архитектуре систем обеспечит "бесшовность" реализации процессов.
4. Справочник "Номенклатура" - объединит данные из всех исторических систем компании с учетом сложной структуры и характеристик продукции. Автоматические обработки помогут снизить ручной труд и исключить ошибки, повысится оперативность и точность управленческой отчетности.

"Новая система позволила на 60% увеличить скорость формирования отчетности по доходам и расходам группы компаний. Сейчас мы находимся на этапе финальной настройки – оптимизируем расчетные формы и работаем над улучшением процесса ручного поиска и исправления неточностей в исходных данных. После завершения всех настроек планируем достичь показателя эффективности в 85% при минимальной (всего 10%) ручной корректировке отчетности по сложным мэппингам", – отмечает начальник отдела бюджетирования и контроля АО "Издательство "Просвещение".

1С:Корпорация :
• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Управленческий учет
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Маркетплейсы, интернет-магазин
• Склад и логистика
• Различная отраслевая специфика: Производство, услуги
• Документооборот (ECM)
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками

1С:ERP. Управление холдингом

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема архитектуры внедренных систем "1С".

Функционал "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Управление холдингом" объединён в одну базу "1С:ERP. Управление холдингом". Настроено бесшовное взаимодействие "1С:ERP. Управление холдингом" и "1С:Документооборот 8 КОРП". Исключена необходимость "переключения" пользователей между разными системами в процессе работы. Настроен обмен с "1С:Зарплата и управление персоналом", а также реализованы интеграциии с иностранной ERP-системой (до полного перехода на "1C:ERP"), CRM и WMS-системами, интернет-магазином, системами транспортных компаний, "1С:ITIL" и редакторской системой.

Схема технической архитектуры систем 1С.

Создан отказоустойчивый кластер для повышения надежности и доступности системы на базе 1С и PostgreSQL. Выполнены циклы нагрузочного тестирования с выявлением узких мест и рекомендациями по оптимизации серверов, а также автоматизирован процесс тестирования с помощью СППР. Нагрузочное тестирование включило:

• Сбор 76 метрик производительности.
• Анализ 371 ключевой операции.
• 8 последовательных итераций тестирования.

Масштаб проекта:

• 221 - специалист в проектной команде со сторона заказчика (руководители и ключевые пользователи).

• 76 - человек в команде исполнителя проекта (единовременно).

• 4 - офиса Группы компаний "1С-Рарус", участвоваших в проекте: Москва, Нижний Новгород, Казань и Челябинск.

• 11 - внешних систем и сервисов.

• 33 000 - документов, прошедших через интеграционные потоки в низкий сезон.

• 371 - проанализированных ключевых операций.

• 8 - итераций нагрузочного тестирования.

• 500 - автоматизированных рабочих мест.