Цели проекта

В ходе проекта перед командой стояла цель усовершенствовать систему управления рабочими процессами, повысить контроль над исполнением документов и автоматизировать ключевые этапы документооборота.

Задачи проекта:

1. Усовершенствовать процесс обработки входящих и исходящих документов — от регистрации до архивации.
2. Оптимизировать управление договорной деятельностью, включая создание, согласование и контроль исполнения документов.
3. Внедрить улучшенную систему ведения проектной документации, охватывающую все этапы работы.
4. Обеспечить эффективное управление организационно-распорядительной документацией.

Ситуация до внедрения

RUSEED начинала 6 лет назад, как стартап с небольшим количеством сотрудников. Сейчас это крупнейший отечественный производитель семян подсолнечника с собственным производством, который присутствует в 33 регионах страны. Только за последний год численность персонала выросла на 70%.

С расширением деятельности компании увеличился объем документации, поэтому для дальнейшего роста требовалось усовершенствовать механизмы контроля и согласования документов, обеспечивая их доступность и прозрачность на всех уровнях управления.

Уникальность и инновационность проекта

Одной из главных особенностей внедрения стала бесшовная интеграция "1С:Документооборот КОРП 8" с "1С:ERP Управление предприятием". Это позволило сотрудникам работать в привычной среде — сотрудники создают документы в системе "1С:ERP Управление предприятием" и они автоматически переносятся в новую систему документооборота, вместе с поставленными задачи, ответственными и сроками исполнения.

Также была реализована сложная система маршрутов согласования и разработаны специальные скрипты, для их адаптации и регулирования. Пользователи могут регулировать статус документа, текущие задачи и сроки их исполнения, в зависимости от своего уровня доступа.

Вместе с этим были настроены специальные почтовые уведомления для сотрудников — система автоматически уведомляет пользователей о выполнении конкретных задач, что позволило упростить отслеживание статуса каждого отдельного документа.

Все это позволило повысить гибкость управления документами и ускорить взаимодействие между подразделениями и обеспечило прозрачность всех процессов.

Публикации о проекте

• Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот КОРП" в селекционно-семеноводческой компании "Ruseed"

Результаты проекта

Благодаря внедрению решения, компания получила следующие результаты:

1. Процесс согласования документов ускорился на 55%.
2. Бумажный документооборот сократился на 60%.
3. Время на поиск документов снизилось на 80%.
4. Повысились прозрачность бизнес-процессов и оперативность работы подразделений.

Бизнес-процессы стали прозрачнее — руководители могут отслеживать ключевые моменты в работе подразделений, а сотрудники — актуальные задачи и сроки их выполнения. Ускорились согласование документов и работа каждого подразделения. Уменьшилось количество ручного труда и ошибок в работе.

Интеграция решения позволила создать единую централизованную систему управления всем документооборотом компании, что положительно влияет как на эффективность работы компании, так и на ее качество.

1С:Документооборот КОРП :
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Проектный учет и контроль исполнения
• Интеграция с ERP

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта была внедрена система "1С:Документооборот КОРП 8" с полной интеграцией в ERP-экосистему компании.

В рамках архитектуры решения, можно выделить следующие ключевые модули:

1. Маршруты согласования: для ускорения процесса согласования документов, были разработаны специальные маршруты, которые включают только тех пользователей, которые имеют непосредственное отношение к документу или нужны для выполнения поставленной задачи. Маршруты учитывают особенности корпоративной структуры компании и взаимодействие отделов друг с другом. Это позволило сократить количество звеньев в цепочке согласования и устранить ненужные.
2. Разделение договоров по направлениям: для оптимизации работы с договорами, была реализована система разделения договоров по направлениям деятельности — каждый отдел обрабатывает конкретные договора, в зависимости от своего функционала и компетенций.
3. Настройка ролевой политики: теперь каждый пользователь имеет определенный перечень возможностей по регулированию конкретных документов, в зависимости от отдела, занимаемой должности и функций сотрудника.
4. Разработка шаблонов документов: в рамках проекта были разработаны шаблоны документов, которые предназначенные для ведения бухгалтерской, договорной, селекционной и прочих видов деятельности компании.

Также было проведено обучение сотрудников, которое включило проведение тренингов, подготовку пользовательских инструкций и внедрение новых цифровых стандартов работы с документацией.