Цели проекта

• Повышения контроля этапов подписания и исполнения документов, а также увеличение скорости согласования договоров и других документов через создание единого информационного пространства по работе с входящей исходящей корреспонденцией и договорной документацией на базе решения "1С:Документооборот государственного учреждения".
• Увеличение в 2 раза скорости передачи документов между филиалами.
• Сокращение в 2 раза затрат на пересылку, отслеживание, нахождение документов.
• Настройка комплексного электронного документооборота между разными информационными системами заказчика ("1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", "1С:Документооборот государственного учреждения"), чтобы исключить потерю документации.
• Соответствие требованиям Приказа Минфина РФ №61н в части электронного документооборота.

Ситуация до внедрения

Федеральное бюджетное учреждение "Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Иркутской области" оказывает государственные услуги и выполняет платные работы и услуги юридическим и физическим лицам в области технического регулирования, метрологии, стандартизации, оценки соответствия. В 2024 г. ФБУ "Иркутский ЦСМ" отметил 100-летие со дня основания.

Всего у Центра 7 филиалов по Иркутской области, в которых работают более 200 сотрудников. Филиалы находятся в Братске, Усть-Илимске, Железногорск-Илимском, Тайшете, Ангарске, Саянске, Усолье-Сибирском.

Уникальность и инновационность проекта

Основной задачей, которая стояла перед командой "1С:Первого Бита" от заказчика — это максимальное использование типового функционала программного продукта "1С:ДГУ" и отсутствие каких-либо доработок, поэтому для внедрения была выбрана технология быстрого внедрения (была выбрана "1С:ТБР"). В рамках проекта так же был внедрён ряд типовых функций для успешной интеграции с бизнес-процессами организации ЦСМ:

• Загрузка входящей корреспонденции с использованием функционала "встроенной" почты. Входящая корреспонденция направлялась руководителю организации на рассмотрение и далее на исполнение ответственным сотрудникам по направлениям работы с документами.
• Автоматизация создания исходящей корреспонденции на основании входящей корреспонденции. Документы определенных видов (акты приема-передачи, акты об утилизации, решения о списании задолженности и т.д.) создаются в "1С:БГУ 2.0" для дальнейшего согласования и подписания ответственными сторонами.
• Автоматизация заполнения шаблонов договорной документации, служебных записок, закупочной документации. Документы определенных видов создаются в "1С:ДГУ" и проходят по схеме согласования, состоящей из 4 этапов и 4 согласующих.
• Настроена возможность настройки гибкой обработки документации с использованием дополнительных реквизитов, договоры с поставщиком (рамочные, не рамочные), также делятся по тематикам, услуги или товар и ряд других специфических реквизитов.
• Также внедрена возможность настройки заполнения шаблонов и других документов с использованием дополнительных реквизитов. Например, вид документа должен иметь обязательно разделение на тематики (командировка, служебное задание), в зависимости от тематики пользователь будет заполнять разные шаблоны файлов.
• Настроена бесшовная синхронизация между "1С:ДГУ" с информационными системами заказчика ("1С:ЗКГУ", "1С:БГУ") для комплексного обмена электронными документами.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С: Документооборот государственного учреждения" в ФБУ "Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Иркутской области"

Результаты проекта

• Обеспечено единое информационное пространство по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению документов.

• Обеспечено электронное подписание большинства документов, сокращено время подписания указанных документов с 2-3 недель до недели и менее.

• Сокращено время, которое работники затрачивали на операции по работе с документами.

• Обеспечено пространство для контроля руководителя исполнительской части работы с документами.

• Экономия бумаги.

1С:Документооборот государственного учреждения :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
• Работа с обращениями граждан

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрение интегрированной информационной системы позволило снизить трудоёмкость и повысить оперативность исполнения процессов, связанных с договорной документацией, обеспечить исполнение требований законодательства. В ходе обследования было установлено, что в целом существующие процессы соответствуют решаемым задачам, но выявлены следующие характерные проблемы:

• Процессы обработки документов являются трудоёмкими, ввиду наличия учёта "вручную".
• Методология исполнения процессов отсутствует. Для устранения выявленных проблем было сделано:
• Существующие справочники проверены, отредактированы или созданы заново.
• Осуществлен переход на новую редакцию "1С:ДГУ 3.0".
• Автоматизированы и связаны документы кадрового, договорного и бухгалтерского отдела. Разработаны единые регламенты и инструкции исполнения процессов.

Примеры реализованной автоматизации и связи документов кадрового, договорного и бухгалтерского отдела из разных блоков и видов документов через бесшовную интеграцию.

Блок "Договорная документация"

Наименование вида документа	Особенности документа, особенности реализации в текущей системе учета	Контур учета, объекты конфигурации в новой системе, требования к учетной системе
Договор с поставщиком (с конкурсной процедурой)	Данный вид документа создается сотрудниками организации из группы "руководители подразделения" с реквизитом документа "является договором". Имеет разделение на роли файлов: - договор, является обязательным - служебная записка, является обязательной - технические задания. Данный документ не имеет разделения по темам. В зависимости от выбранной тематики настроено автоматическое заполнение того или иного шаблона служебной записки. Градация и текст служебной записки зависит от того, является закупка по услугам или по материалам (товарам). Доработаны дополнительные реквизиты, для заполнения сотрудником отдела закупок, с целью дальнейшего заполнения этими данными реквизитов в 1С БГУ справочника "договора". Для договоров, подгруженных в формате Word, реализована возможность внесения замечаний и комментарий по тексту.	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с справочником "Договора" 1С:БГУ 2.0
Договор с поставщиками (без конкурсных процедур)	Данный вид документа создается сотрудниками организации из группы "руководители подразделения" с реквизитом документа "является договором". Имеет разделение на роли файлов: - договор, является обязательным - служебная записка, является обязательной. Данный документ не имеет разделения по темам. Доработаны дополнительные реквизиты для заполнения сотрудником отдела закупок с целью дальнейшего заполнения этими данными реквизитов в 1С:БГУ справочника "договора". Для договоров, подгруженных в формате Word, реализована возможность внесения замечаний и комментариев по тексту.	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с справочником "Договора" 1С:БГУ 2.0

Блок "Кадровая документация"

Наименование вида документа	Особенности документа, особенности реализации в текущей системе учета	Контур учета, объекты конфигурации в новой системе, требования к учетной системе
Служебная записка (командировка или служебное задание)	Данный вид документа создается сотрудниками организации, которые входят в группу "руководители подразделения". Вид документа имеет разделение на темы: - командировка - служебное задание. В зависимости от темы заполняются разные шаблоны файлов. Так же в зависимости от темы раздельная нумерация документа и после процесса подписания руководителем организации, разные этапы исполнения документа. Если командировка, то задача на исполнение уходит сотруднику отдела кадров для создания приказа на командирование. Если служебное задание, то задача уходит сотруднику отдела кадров для создания соответствующих кадровых документов. Настроена связь данного документа с приказом на командирование.	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с 1С:БГУ 2.0 и 1С:ЗКГУ 3.1.
Заявления на отпуск	Данный вид документа создается сотрудником организации в программе 1С ДГУ, подписывается простой электронной подписью и подписывается непосредственным руководителем сотрудника, далее приходит задача на исполнение сотруднику отдела кадров для создания записи в документе "график отпусков". Реализована связь с документом "график отпусков".	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с 1С:ЗКГУ 3.1.

Блок "Административная документация"

Наименование вида документа	Особенности документа, особенности реализации в текущей системе учета	Контур учета, объекты конфигурации в новой системе, требования к учетной системе
Служебная записка о внесении изменений в прейскурант	Данный вид документа создается сотрудником отдела метрологии в программе 1С ДГУ. Реализована связь с приказом, прикладываются скан-копии хронометражных карт.	1С:ДГУ 3.0
Приказы	Данный вид документа создается сотрудником организации в программе 1С ДГУ и может иметь несколько тематик. Список тематик открытый.	1С:ДГУ 3.0

Блок "Экономика и финансы" по приказу Минфина РФ № 61н (103н)

Наименование вида документа	Особенности документа, особенности реализации в текущей системе учета	Контур учета, объекты конфигурации в новой системе, требования к учетной системе
акт приема – передачи объектов, полученных в личное пользование (ф.0510434)	Данный вид документа создается сотрудником организации за выдачу имущества в личное пользование в программе 1С БГУ 2.0. Сохраняется и направляется в 1С ДГУ для подписания. После того как документ будет подписан лицом ответственным за выдачу имущества в личное пользование (ЭЦП) и сотрудником, получившим имущество в пользование (ПЭП), направляется автоматически задача бухгалтеру на проведение документа и создание бухгалтерской справки.	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с 1С:БГУ 2.0
акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф.0510448)	Создается в программе 1С БГУ 2.0, ответственным сотрудником бухгалтерии, и отправляется в 1С ДГУ с целью подписания членами комиссии и утверждения руководителем. Далее бухгалтеру приходит задача на проведение документа и создание бухгалтерской справки.	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с 1С:БГУ 2.0
актом о списании материальных запасов (ф.0510460)	Данный вид документа создает в программе 1С БГУ 2.0 ответственным исполнителем из состава Комиссии, уполномоченным на его формирование на основании результатов инвентаризации, Решения комиссии (ф. 0510440), информации из иных документов, подтверждающих расход материальных запасов (например, отчетов ответственного лица, из Карточки (ф. 0509097), из документов, подтверждающих вручение ценных подарков (сувениров), передаче переходящих призов, знамен, кубков) и отправляется в программу 1С ДГУ для подписания: членами Комиссии простой ЭП, председателем Комиссии – ЭЦП и утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП. Далее бухгалтеру приходит задача на проведение документа и создание бухгалтерской справки.	1С:ДГУ 3.0 и бесшовная интеграция с 1С:БГУ 2.0

Пример схемы согласования и работы с одним из видом документов: