Цели проекта

1. Построение единой информационной системы для ведения оперативного, управленческого и частично регламентированного учета.
2. Устранение дублирования данных и ошибок обмена между разрозненными системами.
3. Объединение торговой и производственной деятельности в одной платформе с отказом от нестабильной архитектуры, основанной на нескольких программных решениях. Единая система должна быть максимально удобна для пользователей.
4. Создание прозрачной среды для финансового контроля и аналитики прибыли, себестоимости, остатков и резервирования.
5. Расширение функционала формирования отчетов, возможность ведения планирования на разных этапах производства, планирования продаж, закупок, а также прихода и расхода денежных средств, сокращение времени на операционную деятельность пользователей.
6. Интеграция с системой "SPOT2D".

Ситуация до внедрения

Компания "КСС" (ООО "Кубань Строй Снаб", ООО "ПК КСС", ООО "КСС Ростов") — одна из ведущих компаний ЮФО, занимающихся производством инженерного оборудования (насосные станции, ёмкости и резервуары, очистные сооружения, водоподготовка) и комплектацией инженерных систем строящихся и реконструируемых объектов.

Работа на старом программном обеспечении требовала значительных трудозатрат для ведения учета и поиска необходимой информации. Эти затраты компенсировались увеличением числа сотрудников, работающих в 1С. Кроме того, программа не позволяла формировать необходимую базовую отчетность, что затрудняло получение прозрачной картины о результатах работы производственной компании.Учет велся сразу в нескольких несвязанных решениях:

• "1С:Управление торговлей", ред. 10.3 — торговый контур;
• "1С:Бухгалтерия";
• Самописная конфигурация "Производственная", поддерживаемая одним штатным программистом, для учета изготовления продукции.

Основные проблемы:

• Постоянные ошибки обмена между программами;
• В ручном режиме производился анализ остатков товарных групп и расчет минимального / максимального запаса номенклатуры для обеспечения оптимального складского запаса;
• Ручная корректировка остатков;
• Отрицательные остатки и отсутствие прозрачного механизма контроля по резервам;
• Невозможность детально проследить себестоимость и валовую прибыль;
• Невозможность в текущей производственной программе систематизировать в удобной и наглядной форме данные для их отслеживания и планирования производственных процессов;
• Финансовая аналитика и управленческие решения страдали от разрозненности данных.

Уникальность и инновационность проекта

На этапе анализа было решено использовать "1С:Управление нашей фирмой" — типовое решение, наиболее подходящее по стоимости и функционалу для малого/среднего бизнеса. Мощные продукты вроде "1С:ERP" оказались избыточны для масштаба компании, а "1С:Комплексная автоматизация" не решала все профильные задачи.

1. Создание механизма автоматического резервирования

Одной из ключевых доработок стал новый инструмент резервирования:

• При оформлении заказов система автоматически проверяет доступность товаров по остаткам и резервам.
• Реализована гибкая логика: приоритет по дате заказа, статусу клиента или другим критериям.
• Это позволило избежать "перехвата" товаров между менеджерами и обеспечить прозрачный учет остатков в режиме реального времени.

2. Доработка блока доставки

Реализована возможность отражать доставку от поставщика и покупателя, строить логистические маршруты и отслеживать статусы отгрузок. Доработан общий список документов на доставку. Теперь в документе можно выбрать не только адрес доставки, но и общее направление, например, Ставрополье. Логист видит информацию о месте доставки и может сформировать маршрут машины сразу по нескольким заказам, находящимся в одном направлении. Улучшение позволяет логистам эффективно управлять отправками, оптимизируя маршруты и сокращая затраты на транспортировку.

3. Усовершенствованный документ "Заказ покупателя"

В режиме формирования заказа менеджер видит процент прибыли по каждой строке благодаря специальным алгоритмам расчета маржи в момент формирования заказа. Это дает возможность оперативно оценивать рентабельность сделки и при необходимости корректировать цены или набор номенклатуры.

4. Кастомные печатные формы (КС-2, КС-3, Акт приема-передачи)

Для строительной и производственной специфики были разработаны дополнительные печатные формы, соответствующие стандартам документооборота в данной сфере.Упрощена процедура документирования: нужные формы формируются одним кликом прямо из 1С.

5. Обработка загрузки цен

Типовая функциональность по ценообразованию "1С:УНФ" не подошла под требования "Кубань Строй Снаб", поэтому создали собственную обработку для массовой загрузки и обновления цен.

Поставщики предоставляют файлы с номенклатурой и ценами, однако форматы этих файлов различаются и содержат уникальные курсы. Обработка парсит файлы и справочник номенклатуры: пользователь имеет возможность выбрать необходимые номера колонок для загрузки, включая номенклатуру, единицы измерения, закупочные и продажные цены (на некоторые позиции цена продажи устанавливается напрямую поставщиками).

Возможности пользователя:

1. Пользователь может загрузить как цену продажи, так и только закупочную цену.
2. После начала загрузки номенклатура, найденная в системе, отображается в 1С зелёным цветом. Строки, которые не удалось найти, выделяются красным цветом.
3. Пользователь может применить фильтр для обработки красных строк и нажать кнопку "Создать не найденную номенклатуру".
4. В результате автоматически создается новая номенклатура с присвоением соответствующей цены.

Доработка позволяет оперативно вносить изменения в прайс-листы, избегать ручного переноса данных и исключать ошибки.

6. Контроль маржинальности сделок

В документ продажи добавлен расчет абсолютного отклонения. При формировании заказа покупателя этот расчет основывается на цене закупки. Менеджер по продажам не имеет возможности установить цену в заказе ниже определенного процента прибыли. По итогам месяца формируется отчет, в котором отображается процент прибыли по менеджеру, на его основании директор по продажам рассчитывает премии для сотрудников.

7. Интеграция с внешними системами

Автоматизирована система выгрузки данных из 1С и формировании отчетов в систему "SPOT2D" между клиентом и его поставщиком.

После внедрения "1С:УНФ" было проведено обучение персонала и методическая поддержка:

• Очные занятия для ключевых сотрудников в специально организованном учебном классе;
• Короткие видеоинструкции по каждому ключевому процессу, упрощающие ежедневную работу и снижение нагрузки на службу поддержки.

Таким образом, проект не ограничился лишь типовой установкой "1С:УНФ", а включил в себя разработку ряда функционально важных улучшений, позволивших учитывать нюансы продаж, логистики, производства и финансов в одном цифровом пространстве.

Этапы проекта:

1. Предпроектное обследование: анализ текущих систем, выявление узких мест и согласование технических требований.
2. Моделирование бизнес-процессов: детализация торговых, производственных, логистических и финансовых цепочек.
3. Разработка нужного функционала: механизм резервирования, доработанный "Заказ покупателя", блок доставки, кастомные печатные формы и обработка цен.
4. Внедрение, опытная эксплуатация: постепенный переход на 1С:УНФ — сначала торговый контур, затем производство, финансы.
5. Обучение персонала: живые тренинги и видеоролики для быстрого освоения системы.
6. Сопровождение: консультации пользователей, корректировка возникающих вопросов.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ" в ООО "КУБАНЬ СТРОЙ СНАБ"

Результаты проекта

1. Единая система без разрозненных решений и постоянных ошибок обмена.
2. Точный учёт остатков и отсутствие ситуаций с "перехваченным" товаром благодаря механизму резервирования.
3. Возможность менеджерам оперативно видеть маржинальность в документе "Заказ покупателя".
4. Сокращение ручной корректировки в 1С:Бухгалтерии и более прозрачные финансовые данные:

• Обработка номенклатуры и установкой цен стала легче и быстрее, с сокращением времени на 50%.
• Переход на работу в УНФ позволил исключить все существующие ошибки предыдущих систем и предотвратить появление новых. Анализ введенных данных за отчетный период (закрытие месяца) обеспечивает своевременное выявление и исправление ошибок, что привело к уменьшению числа ошибок в бухучете на 50% по сравнению с предыдущими системами.

5. Переход на работу в УНФ автоматизировал множество процессов, ранее выполнявшихся вручную, что значительно сократило время их выполнения. Руководство получает актуальную информацию по прибыли, убыткам и движению запасов в реальном времени:

• Уменьшение количества необходимых сотрудников для выполнения операционных задач улучшило распределение обязанностей и увеличило общую эффективность труда.
• Анализ работы сотрудников позволил выявить пользователей с высокой и низкой производительностью и предпринять меры для улучшения качества выполнения работы.

6. Сокращение времени обучения новых сотрудников благодаря видеоинструкциям.

Проект автоматизации в группе компаний "Кубань Строй Снаб" значительно повысил эффективность управления, улучшил контроль затрат и прибыльности, обеспечил надежную информационную поддержку для принятия управленческих решений.

1С:Управление нашей фирмой :
• Бухгалтерский учет
• Документооборот
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Производство, услуги
• Склад и логистика
• Строительство
• Транспорт
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
• Управление проектами и портфелями проектов

Архитектура решения и масштаб проекта

• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Зарплата и управление персоналом
• 1С:Управление нашей фирмой
• Интеграция с системой "SPOT2D"