Цели проекта

1. Создание единой информационной системы для полноценного и оперативного взаимодействия, как отделов и сотрудников Управляющей компании, так и клиентов;
2. Стабильность работы предприятия, несмотря на внешние обстоятельства;
3. Повышение конкурентоспособности компании в условиях консолидации рынка ЖКХ;
4. Оптимизация процессов управления и сокращение рабочего времени подразделений компании на рутинные операции;
5. Выполнение необходимых операций (работ) в соответствии с последними изменениями в действующем законодательстве с наименьшим привлечением дополнительных рабочих единиц и экономией рабочего времени сотрудников.
6. Исключение возможности получения штрафов за счет соблюдений требований законодательства в части стабильной интеграции данных учетной системы и ГИС ЖКХ; также оперативное получение всей необходимой отчетности для надзорных органов при документарных проверках правильности начислений жилищных услуг.
7. Полноценный паспортный учет жильцов с ведением картотеки, выполнением услуг по регистрации и снятии с регистрации граждан с заполнением всех требуемых миграционной службой печатных форм, соответствующих действующему законодательству.
8. Создание и внедрение блока по ведению судебно-претензионной работы в едином программном продукте совместно с паспортным учетом и системой расчета жилищно-коммунальных услуг. Возможность формирования исковых заявлений (судебных приказов) с последующим отслеживанием по итогам вынесенного решения суда работ по исполнительному производству, в том числе отслеживание поступлений по исполнительным листам, сверка с службой судебных приставов по активным производствам в отношении остатков сумм взыскания и проведенных мероприятий.
9. Создание необходимых форм отчетности и импорта информации по начислениям и оплатам, состоянии расчетов в разрезе предоставляемых УК услуг для анализа хозяйственной деятельности и оперативного принятия правильных управленческих решений.
10. Контроль исполнительской деятельности: формирование реестров и согласование отправляемой исходящей корреспонденции (например, ответы жильцам), распределение задач по входящей корреспонденции.

Ситуация до внедрения

В 2016-м году ЗАО "УК "Левобережье" было включено в Национальный бизнес-рейтинг, где было отмечено сразу в двух номинациях - "Финансово-хозяйственная деятельность" и "Показатели эффективности использования ресурсов".

Также в 2017 году ЗАО "УК "Левобережье" включено в Национальный Реестр "Ведущие организации жилищно-коммунального хозяйства России". Данный перечень предприятий-лидеров в сфере ЖКХ формируется на основании предложений и рекомендаций государственных и муниципальных органов власти. Годом позже ЗАО "УК "Левобережье" заслужило место во Всероссийском рейтинге качества товаров и услуг "Звезда качества". Управляющая компания оказалась в числе организаций со всей России, удостоенных звания "Лучшее предприятие страны", при этом стала единственной омской управляющей компанией среди организаций, занявших 20 верхних строчек рейтинга. В 2019 работа ЗАО "УК "Левобережье" тоже оказалась отмеченной на самом высоком уровне. Организация была удостоена места в независимом рейтинге предприятий России под названием "RU Business Award 2019". Организация заняла 35 место среди предприятий РФ и первое среди организаций Омской области в номинации "Финансовые показатели эффективной деятельности", что во внутреннем ранжировании рейтинга соответствует категории "Золото". В мае 2021 года стало известно о включении омской управляющей компании во всероссийский бизнес-рейтинг "Лидер отрасли-2020". Предприятие вошло в топ лучших по виду деятельности "Управление эксплуатацией жилищного фонда". В общероссийском рейтинге компания в своей номинации заняла 116-е место, в региональном, куда вошли предприятия из сибирских регионов, стала 12-й, а по Омской области и вовсе оказалось вне конкуренции среди управляющих компаний. Также в 2020-м и 2021-м годах ЗАО "УК "Левобережье" заслужило место в рейтинге "Предприятие года России", учитывающем экономические показатели работы хозяйствующих субъектов. Организация заняла одну из лидирующих позиций в номинации "Управление эксплуатацией жилищного фонда" на основании отчётности Федеральной статистической службы РФ. По итогам 2024 года ЗАО "УК "Левобережье" было включено в федеральный реестр "Всероссийская Книга Почёта". Данный реестр формируется более 15 лет и составляется совместно с государственными и муниципальными органами власти. В отличие от прочих баз данных "лучших предприятий", куда на платной основе может быть войти любая организация, включение организаций в федеральный реестр "Всероссийская книга почёта" осуществляется бесплатно, исключительно на основании рекомендаций независимых государственных институтов. В "Книгу Почёта" включаются наиболее достойные организации различных форм собственности и сфер деятельности. Вхождение предприятия в реестр означает признание на уровне органов власти его значимости для развития региона, подтверждает деловую и общественную репутацию.

На момент обращения в 1С:Первый Бит управляющая компания ЗАО "УК "Левобережье" уже вела учет и автоматизировала часть процессов в системе, которая была разработана не на платформе "1С", но отвечала основным задачам предприятия в ранний период работы.

С течением времени требования учета внутренней и внешней деятельности, в том числе отраслевой специфики и требований законодательства смотивировали управляющую компанию повысить уровень автоматизации и цифровизации бизнес-процессов, т.к. текущий уровень автоматизации перестал отвечать гибкости и возможности кастомизации под требования учета.

Руководство предприятия рассматривало в качестве учетной системы отраслевые решения на базе платформы "1С" для сферы ЖКХ, т.к. было необходимо автоматизировать ключевые контура:

• абонентская служба,
• паспортная служба,
• судебно-претензионная служба,
• стабильная интеграция с подсистемой ГИС ЖКХ,
• внедрение мобильного приложения для возможности осуществления абонентами онлайн платежей,
• оперативная коммуникация с клиентами без потери информации,
• оперативное получение данных для ведения учета в разрезе каждого дома,
• оперативная обработка базы данных для интеграции с бухгалтерским учетом, бюджетирования с целью контроля поступлений и расходов на оказание услуг и проведение работ на доме с целью недопущения переоказания услуг, выгрузка баз данных платежным агентам, в ресурсоснабжающие организации, органы социальной защиты.

Уникальность и инновационность проекта

Общий тренд на внедрение цифровых технологий затрагивает в разной степени все отрасли экономики и сфера ЖКХ не исключение, так как она является одним из важных элементов цифровизации городского хозяйства. Кроме того, в настоящее время для управляющих компаний внедрение данных технологий – это конкурентное преимущество, которое помогает предприятию ЖКХ стабильно расти, привлекать новые дома на обслуживание, оказывать качественный сервис с предоставлением отчетности в понятном для жителей виде и быть в постоянном информационном потоке с ними.

В ходе проекта были реализованы следующие бизнес-процессы управляющей компании:

1. Блок Абонентской службы:

1) доработка карточки лицевого счета с отображением проживающих, собственников, долей собственности, периода их регистрации, возможностью переноса данных по проживающим в архив; всех данных необходимых, для интеграции в системе ГИС ЖКХ; замечаний, создаваемых специалистами абонентской службы, с возможностью размещения их в отчетах, на платежных документах; доработка по добавлению реквизита "Домовой комитет".

2) доработка карточки проживающего по оптимизации полей в отношении адресов регистрации/прибытия/убытия, вывод данных полей в различные печатные формы паспортной службы,

3) создание на карточке проживающего дополнительных вкладок "Законные представители" и "Дети", при заполнении данных вкладок программа автоматически делает привязку несовершеннолетних и недееспособных граждан к их законным представителям и наоборот.

4) создание регистра сведений по правоустанавливающим документам с возможностью закрепления за конкретным абонентом и присоединения сканированного документа.

5) доработка карточки здания с возможностью занесения всей информации, необходимой для раскрытия в системе ГИС ЖКХ; отображение сведений по площадям; степени благоустройства здания; реквизитов договоров управления; наличия специальных расчетных счетов по капитальному ремонту, даты протоколов голосования с возможностью прикрепления сканированных файлов; закрепление зданий за участками и подучастками; создание кодов зданий для удобства использования кратких наименований в системе; доработка информации по способу расчета КРСОИ (ОДН) по МКД.

6) создание алгоритма автоматического расчета КРСОИ (ОДН) в разрезе МКД по разным способам (по нормативному потреблению / по фактическому потреблению / по среднефактическому потреблению); оперативная загрузка в систему сведений об объемах и суммах на ОДН для использование данных сведений в расчетных периодах; создание регистра сведений по нормативам потребления на ОДН и применяемых тарифов на коммунальные ресурсы, площадей МКД.

7) доработка справочника по услугам ЖКХ в части группировки услуг по группам для дальнейшего использования групп в выгрузке для ГИС ЖКХ и при отправке онлайн-чеков в налоговый орган.

8) доработка установки и изменения услуг ЖКХ на лицевые счета - возможность исключения архивных лицевых счетов, назначения и изменения услуг по группе лицевых счетов, по типам квартир, по подъездам.

9) доработка проведения перерасчетов по лицевым счетам (Разовых по услугам ЖКХ) – возможность проведения корректировок ранее произведенных начислений по причине изменения площади, количества единиц потребления, ранее применяемой ставки. Групповое проведение перерасчетов по нескольким ЛС.

10) написание алгоритма по расчету пени на просроченную задолженность

11) фискализация по массовой обработке чеков по оплатам. Разработка механизма, позволяющего осуществлять работу с несколькими фискальными регистраторами, учетной системой, а также в разрезе платежных агентов. Создание отчета для проверки отправленных чеков.

12) создание шаблонов квитанций: единой квитанции / долговой / квитанции с возможностью ручного ввода сумм к оплате / квитанции по капитальному ремонту. Пакетное формирование квитанций с формирование в форматах: pdf, exсel в разрезе участков и домов.

13) создание отчетов и печатных форм:

• Копия лицевого счета, текущая / развернутая / для МФЦ;
• Расшифровка взаиморасчетов по ЛС с отображением состояния расчетов, начислений и оплат в разрезе услуг ЖКХ, с отображением применяемых тарифов, площади помещения, способов расчета, остатков по активным исполнительным листам, что значительно сокращает время работы с абонентом на приеме;
• Сведения по начислениям и оплатам по предоставляемым услугам;
• Сведения по задолжникам (различные печатные формы);
• Сведения по сбору платежей.

14) информационный обмен с платежными агентами – выгрузка базы начислений и автоматизированная загрузка принятых платежей.

15) оптимизация загрузки оплат с расчетного счета на лицевые счета плательщиков, в том числе по исполнительным производствам.

16) групповое распределение оплат по периодам

17) создание выгрузки сведений по начислениям / оплатам, изменению площадей в разрезе периодов, проведению перерасчетов для подомового учета, поставщиков услуг, бухгалтерского учета.

2. Блок Паспортной службы:

1) доработка печатных форм по регистрации, снятии с регистрации граждан с автоматическим заполнением необходимых полей;

2) доработка печатной формы поквартирной карточки

3) доработка различных видов справок паспортного стола с автоматическим заполнением необходимых полей и возможностью их корректировки;

3. Блок судебно-претензионной службы:

1) создание подсистемы для юридического отдела., судебных участков.

2) создание документов "исковое заявление" с автоматическим заполнением необходимых полей и вывода их в печатные формы

3) создание документов "исполнительные листы" с отображением сумм задолженности по вынесенному решению, ответчиков, поступлению денежных средств, с возможностью сохранения истории работы с исполнительным листом и проведенных по нему мероприятий.

4) создание отчетности для юридической службы: по поданным исковым заявлениям, сумме оплаченных судебных издержек, исполнительным листам.

4. Обмен данными с подрядными организациями, в том числе с Аварийно-техничекой службой для ведения актуальной базы жителей, информирования их о наличии задолженности.

5. Обмен данными с органами соц.защиты.

6. Настройка и доработка блока ГИС ЖКХ. Соблюдения требования к предоставлению данных в рамках ГИС ЖКХ. Взаимодействие с раскрытием, выгрузкой и загрузкой информации по объектам жилого фонда, помещениям различного назначения, учет характеристик зданий и помещений, учет адресов в соответствии с ФИАС и КЛАДР, учет договоров управления домами и отчеты по жилому фонду. Выгрузка платежных документов, поступивших оплат.

Публикации о проекте

• Автоматизация оперативного и управленческого учета в ЗАО "УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ "ЛЕВОБЕРЕЖЬЕ" на базе ПП "БИТ.ЖКХ".
• Автоматизация документооборота и взаимодействия сотрудников на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ЗАО "УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ "ЛЕВОБЕРЕЖЬЕ".

Результаты проекта

1. Повышение эффективности операционной деятельности и рентабельности компании за счет оптимизации и цифровизации основных процессов;
2. Оказание услуг клиентам в понятном для него виде, через постоянный информационный обмен и актуальность данных;
3. Повышение эффективности работы сотрудников: выполнение большего объема работ с наименьшим количеством допускаемых ошибок;
4. Повышение прибыльности компании за счет увеличение количества домов под управление;
5. Формирование базы полных, достоверных и актуальных данных о жильцах, оказанным им услугам и объемам потребления;
6. Полноценный паспортный учет (регистрация, снятие с учета, изменение фамилии, замена документа, удостоверяющего личность), выдача требуемых различными инстанциями справок.
7. Соблюдения требований к предоставлению данных в рамках ГИС ЖКХ
8. Уменьшение количества обращений граждан.
9. Своевременный ответ на обращения жильцов, благодаря внедрению системы внутреннего документооборота (цикл общения с жильцами)
10. Сокращение трудозатрат управляющей компании за счет автоматизации блока бюджетирования и управленческого учета

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени
• Учет договоров
• Работа с обращениями граждан

БИТ.ЖКХ :
• Абонентская служба
• Паспортная служба
• Судебно-претензионная служба
• Взаиморасчеты с подрядчиками
• Управленческая отчетность
• Формирование и печать квитанций
• Дебиторская задолженность

БИТ.Финанс :
• Бюджетирование
• Казначейство
• Контроль платежей
• План-фактный анализ

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Количество домов на обслуживании - 442
2. Количество жильцов - более 60 500
3. Количество АРМ - 230
4. Количество внедренных программ - 3
5. Интеграция с ГИС ЖКХ.
6. Обмен данными с ресурсоснабжающими организациями
7. Обмен данными с платежными агентами
8. Обмен данными с подрядными организациями, в том числе с Аварийно-технической службой
9. Обмен данными с органами соц. защиты.