Цели проекта

• Автоматизация тарифицированной зоны термальных источников;
• Интеграция внешних систем для автоматизации личного кабинета клиента (онлайн-запись, оплаты, заказы в баре и на фуд-холле);
• Разработка и внедрение автоматизированной системы для оптимизации и упрощения проведения финансовых операций на территории термального комплекса.

Ситуация до внедрения

"GREMM" - полноценный курорт в черте города. На территории расположены комплекс терм и SPA, рынок и фуд-холл. Открыт в 2024 году. Комплекс состоит из четырех этажей.

На цокольном этаже расположены термы, включающие в себя финские сауны, хамам, джакузи, два бассейна и бар.
На первом и втором этажах размещена зона фуд-корта, рынок фермерских продуктов и другие арендаторы.
На крыше расположен 40-метровый круглогодичный бассейн, просторная релакс зона с видом на город, бар на плаву и джакузи.
Предусмотрена система доставки еды посетителям термального комплекса.

На территории ресторанного комплекса расположено более 35 заведений общественного питания, 25 магазинов, 9 парных и бань, 11 джакузи, купелей и бассейнов, 40-метровый бассейн.

Эксперты компании "1С:Первый Бит" приступили к работе на начальном этапе строительства.

Первостепенной задачей заказчика являлось осуществление прозрачного финансового планирования, консолидация данных по обособленным подразделениям работающим внутри комплекса, оказание услуг и взаимодействие персонала с клиентами комплекса.

Результатом проекта для заказчика являлась комплексная автоматизированная система, которая ускоряет работу сотрудников, улучшает финансовое планирование, повышает качество сервиса и создает положительный клиентский опыт.

На начальном этапе строительства компания ООО "Русский Пар" взяла в работу вопрос по ведению финансовой отчетности, автоматизации оплаты в комплексе. После изучения рынка компаний по автоматизации бизнес-процессов, заказчиком было принято решение начать сотрудничество с компанией "1С:Первый Бит".

Уникальность и инновационность проекта

Работа началась на этапе строительства и отделки термального комплекса. Заказчик не видел перед собой готового бизнес-процесса, поэтому было решено начать работы с комплексного обследования планируемой деятельности подразделений по функциональным блокам и составления технических заданий на доработку.

За основу были взяты стандартные бизнес-процессы программного продукта "1С:Фитнес клуб", которые предполагалось адаптировать под нужды заказчика. В ходе технической и опытно-промышленной эксплуатации большинство базовых настроек было успешно доработано в соответствии с требованиями.

С учетом особенностей комплекса был создан уникальный набор интеграций, который позволяет осуществлять учет оплат, тарификацию, доставку еды, оплату дополнительных услуг внутри комплекса, а также управлять арендованными товарами и розничными продажами.

Часть работ проводилась с привлечением сторонних подрядчиков.

1. Приобретение входного билета

Предусмотрено четыре способа купить билет.

Комплекс интеграций для проведения оплат включает системы, разработанные сторонним подрядчиком и интегрированные с "1С:Фитнес клуб" специалистами компании "1С:Первый Бит":

• сайт

• мобильное приложение (на базе Android/IOS)

• терминал саморегистрации

Чтобы приобрести билет, требуется первоначальная регистрация или авторизация в личном кабинете (учетной записи) с помощью номера телефона и кода регистрации /одноразового пароля для входа, который приходит в виде SMS-сообщения.

• касса комплекса (ресепшен).

При первом посещении клиент предоставляет удостоверяющий личность документ и подписывает расписку об ознакомлении с правилами комплекса и предоставлении ПД через графический планшет. Посетители, которые подтвердили свой номер телефона любой авторизацией с помощью SMS, должны онлайн ознакомиться и согласиться с правилами комплекса и предоставление ПД (ввод кода подтверждения приравнивается к простой электронной подписи).

При любой покупке (входных билетов, СПА-услуг, подарочных сертификатов) или записи на СПА-процедуры, данные о клиенте и проводимых оплатах передаются в учетную систему и отображаются в личной карточке клиента.

Для учета времени проведенного на территории термального комплекса, используется СКУД и RFID-браслет: пользователь проходит через турникет, данные по первичному проходу (открытому посещению) отражаются в системе "1С:Фитнес клуб" и начинается тарификация времени на территории терм с учетом купленного тарифа (билета) и дополнительных услуг. Тарифицированная зона включает в себя: термы, бассейны, джакузи, сауны, хамам, детскую зону, бары, библиотеку с камином.

Тарифы различаются в зависимости от количества покупаемых часов, дней недели и времени суток. После завершения времени, указанного в тарифе, начинается поминутная тарификация, которая регистрируется в системе и отображается как задолженность клиента на оплату. Клиент может приобрести дополнительное время пребывания в комплексе у администраторов терм.

С учетом особенностей термального комплекса, посетители осуществляют покупки с помощью браслета, на который записывается задолженность (бар, заказ еды с фуд-холла, услуги аренды, СПА-услуги). Оплата производится при выходе на стойке рецепции.

2. Функционал для клиента

Сайт: предоставляет возможность просмотра онлайн-расписания групповых занятий, записи на индивидуальные услуги, ознакомления с прейскурантом цен и приобретения входных билетов;

Мобильное приложение (для Android/iOS) включает следующие функции:

• онлайн-расписание групповых занятий;
• запись на персональные услуги;
• просмотр прейскуранта цен и покупка входных билетов;
• личный кабинет с информацией о клиенте;
• магазин подарков с программой лояльности и бонусной системой;
• управление предстоящими записями на процедуры;
• история покупок, оплата задолженностей по записям;
• заказ еды в фуд-холле;
• отслеживание истории и статусов заказов;
• пуш-уведомления, новостная лента, а также отображение оставшегося времени в комплексе и задолженностей по посещениям.

Приложение было разработано внешним подрядчиком, а интеграция с API выполнена специалистами компании "1С:Первый Бит".

Терминал с упрощённой версией личного кабинета предоставляет возможность заказа еды, просмотра истории заказов, записи на услуги, а также отображает оставшееся время в комплексе и задолженности по посещениям. Авторизация в терминале осуществляется с помощью выданного браслета, оснащенного RFID-меткой.

2.1 Онлайн-запись (услуги СПА)

На сайте разработан модуль онлайн-записи на дополнительные услуги комплекса:

• банные процедуры;
• массажи;
• СПА-программы;
• акционные сезонные предложения.

Посетитель выбирает дату, время, специалиста и услугу для записи. Информация о записи отображается в расписании специалистов (на стороне "1С:Фитнес клуб" на стойке администраторов терм и в мобильном приложении сотрудников), а также в личном кабинете клиента (мобильного приложения и внутренних терминалов). Время, затраченное на процедуру, добавляется ко времени пребывания в термальном комплексе согласно купленному основному билету. Для родителей с детьми до 16 лет, время процедуры продляет в том числе время пребывания детского билета.

В инфраструктуру интегрировано типовое мобильное приложение "Тренер 1С:Фитнес клуб" для мастеров зоны СПА и администраторов терм. В программе отображается занятость сотрудника на текущий день и некоторое время вперед, которое включает: расписание процедур по мастерам/помещениям и клиентам, сводные отчеты по оказанным услугам, краткая/полная сводка по клиенту, расписание других сотрудников (по настроенным правам доступа для старших сотрудников).

С помощью мобильного приложения администраторы термального курорта могут эффективно распределять процедуры между мастерами, управлять записями на групповые парения, продавать клиентам блоки СПА-процедур (абонементы) и оперативно отвечать на вопросы клиентов о стоимости и наполнении услуг.

2.2. Доставка еды

На территории комплекса реализована доставка еды в партнерстве с агентом. Зона внутри терм (-1 и 3 этаж) - заказы принимаются через мобильное приложение клиента или терминал на территории термального комплекса.

Заказы проводятся во внутреннем ПО агента доставки и отображаются в личном кабинете клиента и учетной системе "1С:Фитнес клуб".

Для прозрачного отображения финансовой информации и учету заказов, специалисты компании "Первый Бит" разработали интеграцию с учетной системой "1С:Фитнес клуб". Данные о заказе и оплаченные суммы, фиксируются в карточках клиентов в 1С, что позволяет получать достоверную и актуальную финансовую информацию в разрезе клиентов. Сотрудничество с поставщиком ООО "Гастрософт" осуществляется через агентскую схему расчетов, предполагающую оказание услуг и их оплату через посредника (кассы термального комплекса).

2.3. Внутренние бары.

На внутренней территории водно-оздоровительного комплекса ведется работа на баре с использованием стороннего ПО. Комплекс включает в себя основной бар на -1 этаже, бар в библиотеке и на крыше.

Терминалы для официантов в барах оборудованы считывателями магнитных карт и принтерами пречеков. Идентификация клиента в IIKO происходит по выданному браслету с RFID меткой и интеграцией с "1С:Фитнес клуб".

Когда бармен создает заказ в системе IIKO, браслет клиента сканируется, чтобы идентифицировать клиента в термальном комплексе и зафиксировать задолженность. После внесения всех позиций в заказ и печати пречека информация интегрируется с программой "1С:Фитнес клуб". Если заказ отменяется (все позиции удаляются и/или удаляется пустой заказ), задолженность клиента в "1С" аннулируется.

2.4. Программа лояльности

При регистрации клиента, на его имя автоматически создается бонусный счет и начисляются приветственные баллы. Каждый клиент старше 16 лет становится участником программы лояльности и получает базовый уровень Standart c начислением 5% от покупок на бонусный счет.

Бонусные баллы клиент может получить за заполнение информации о себе и прохождение опросов, что позволяет маркетинговому отделу делать срез интереса клиентов или использовать ответы при формировании акций и предложений с целью повышения среднего чека.

Следующий уровень бонусной программы присваивается при накоплении баллов выше определенного порога (с повышением уровня увеличивается процент начисления с каждой покупки).

Термальный комплекс и контрагенты фуд-холла, участвующие в бонусной программе, передают в учетную систему "1С" скидочные купоны, доступные для покупки за бонусы. Контроль срока действия купонов, их покупки и использования осуществляется на стороне учетной системы.

2.5 Проведение оплаты на выходе из комплекса

В термальном комплексе предоставляются услуги аренды полотенец, халатов и других предметов. Контроль складских остатков и реализованного инвентаря автоматизирован в "1С". Некоторые позиции включены в стоимость билета, тогда как другие оплачиваются дополнительно. Все расходы фиксируются на браслете, а оплата производится при выходе.

1. Агентская схема. Используется для оплаты еды от корнеров, в рамках которой проведение финансовых операций проводится на стороне агента, для оптимизации трудозатрат заказчика.

2. Внутренний бар. Оплата заказа, полученного из внутреннего бара IIKO, происходит на стороне "1С:Фитнес клуб". Данные об оплаченном заказе через webhook IIKO (развернутый сервер на стороне ПК главной кассы) отправляются на ККТ, где происходит печать чека и отправка данных в ФНС. Данные передаются в реестр "Честного Знака" и ЕГАИС. После успешного пробития чека на IIKO Продажа закрывается на стороне "1С:Фитнес клуб".

3. Розничные продажи. Для соответствия законодательным нормам, комплекс подготовлен к работе с маркированым товаром, в том числе с обувью и одеждой. На кассе действует разрешительный режим, который идентифицирует маркировки через CDN-площадки на стороне "Честного знака" с использованием сканера штрихкодов для считывания маркировок.

4. Подарочные сертификаты. Приобретаются клиентом заранее, могут быть подарены друзьям и использованы для оплаты билетов, СПА-услуг и покупок в розничном магазине при входе или выходе.

5. СПА-процедуры. Оформление осуществляется через кассу, а оплата производится при выходе.

3. Учет начислений

В расчетной части автоматизированы графики работ сотрудников и соответствующий им табель учета рабочего времени, а также расчет премиальной части заработной платы на стороне "1С:Фитнес клуб".

Премиальные выплаты зависят от стажа работы сотрудника в компании (как до, так и после трехмесячного испытательного срока), показателей KPI, выполнения личных и/или общих планов подразделений, стоимости предоставленных услуг (например, СПА-процедур), объема проданных товаров (для кассиров), а также продаж внутреннего бара (для бар-менеджера и барменов).

Для точного начисления заработной платы настроена выгрузка данных о табеле и премиальных из "1С:Фитнес клуб" в "1С:Зарплата и управление персоналом".

Все финансовые операции фиксируются в "1С:Фитнес клуб". Для расчета показателей и аналитики реализована выгрузка данных в "1С:Бухгалтерию".

Через интеграцию "1С:Фитнес клуб" и "1С:Бухгалтерия" консолидирована информация об обороте складских запасов и всех продажах по комплексу за день, оборот можно увидеть в едином окне без потери данных.

Вся финансовая информация для руководителя отправляется с помощью настроенных отчетов и регулярных рассылок из "1С:Фитнес клуб" на ежедневной или еженедельной основе.

4. Отделы маркетинга и клиентского сервиса

Для взаимодействия с клиентами используются почтовый сервер, сервис для отправки SMS-сообщений, WhatsApp, Telegram-бот и push-уведомления в мобильном приложении.

Маркетинговые коммуникации:

Новости в приложении и на сайте: регулярное обновление новостей позволяет клиентам быть в курсе последних событий, новинок и изменений в компании. Это способствует поддержанию интереса и лояльности клиентов.

Сервисная поддержка и обратная связь:

Рассылки с опросниками: рассылки на электронную почту с опросниками на CSI и NPS помогают компании получить ценную обратную связь от клиентов. Это позволяет оценить степень удовлетворенности услугами и выявить области, требующие улучшения.

Посетителям приходят напоминания о запланированных посещениях комплекса и услугах, информация о покупке билетов, информирование о заказах еды и пр.

Комплекс интеграций уменьшает трудозатраты сотрудников колл-центра на подтверждение записей, улучшая качество клиентского сервиса. Это обеспечивает эффективные голосовые и текстовые коммуникации с клиентами, оптимизирует рабочее время сотрудников и позволяет контролировать качество обслуживания.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом 8" в сити-курорте GREMM (ООО "Русский Пар")
• Внедрение "БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет" для "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в сити-курорте GREMM (ООО "Русский Пар")
• Внедрение "1С:Фитнес клуб" в сити-курорте GREMM (ООО "Русский Пар")

Дополнительная информация к описанию проекта

Дальнейшие планы

Увеличение числа каналов взаимодействия с клиентами, включая:

• Чат с поддержкой внутри мобильного приложения клиента с использованием встроенных функций мессенджеров.
• Telegram-бот с автоматическими ответами, основанными на данных из "1С:Фитнес" об авторизованном клиенте и технологиях ChatGPT.
• Подключение IP-телефонии.
• Интеграция системы для обработки обращений клиентов.
• Расширение сферы покупок за бонусные баллы программы лояльности, в т.ч. при оплате парковки. Подключение корнеров на фуд-холле к программе лояльности и покупкам за баллы.

Результаты проекта

• Автоматизированы расчеты с клиентами через различные каналы оплаты, включая сайт, приложение и внутренние платежи в комплексе (доставка, бар и т. д.).
• Автоматизирован контроль тарифов за посещения.
• Упрощена запись на СПА-процедуры и контроль выполнения записей как мастерами, так и администраторами терм.
• Настроен алгоритм заказа еды из фуд-холла с возможностью отслеживания статуса заказа.
• Автоматизирована работа внутреннего бара на платформе IIKO с интеграцией расчетов в основную систему учета "1С:Фитнес клуб".
• Оптимизирован учет рабочего времени и расчет заработной платы сотрудников.
• Улучшен управленческий учет с план-фактным анализом в соответствии с установленными KPI.
• Обеспечен мониторинг финансовых показателей.

1С:Фитнес клуб :
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
• Управление отношениями с клиентами (CRM)

БИТ.Финанс

1С:Зарплата и управление персоналом :
• Расчет зарплаты
• Кадровый учет
• Анализ кадрового состава
• Регламентированная отчетность
• Применение различных мотивационных схем
• Автоматизация бизнес-процессов

1С:Бухгалтерия

Архитектура решения и масштаб проекта

1С:Фитнес клуб, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, БИТ. Финанс, БИТ.Аренда, Green API (WhatsApp), Telegram-бот, ПІКО, терминалы оформления заказа.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• GreenAPI для интеграции с WhatsApp
• Telegram-бот
• терминалы на базе IIKO
• терминалы оформления заказов