

- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
- Управленческий и финансовый учет (FRP)

Цели проекта
Автоматизация процессов планирования и контроля исполнения контрактов и бюджета.
Ситуация до внедрения
Медико-генетический научный центр имени академика Н.П. Бочкова является ведущим научным центром в области медицинской генетики и генетики человека в России. Медико-генетический научный центр предоставляет консультации врачей-генетиков и проводит широкий перечень исследований для диагностики генетических заболеваний. В МГНЦ постоянно разрабатываются и внедряются в практику новые методы диагностики наследственных болезней.
В составе МГНЦ 43 подразделения, для которых осуществляются закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Отдельной системы для финансового учета в учреждении не было, из-за чего планово-экономический отдел был вынужден собирать данные и формировать отчетность средствами MS Excel.
Отдел бухгалтерии МГНЦ работает обособленно в системе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 1.0. Отделы закупок и контрактной службы работают через портал гос. закупок ЕИС. Также стоит отметить, что из-за специфики деятельности в центре отсутствует необходимость в отдельной системе учета медицинских изделий.
Взаимосвязь работы отделов МГНЦ отражена на схеме ниже, она является типичной для большинства бюджетных учреждений.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность проекта состоит в том, что автоматизация работы планово-экономического отдела учреждения выполнена с сохранением рабочих процессов подразделений бухгалтерии и закупок в неизменном и привычном для них виде.
В ФГБНУ "Медико-генетический научный центр имени академика Н.П. Бочкова" выполнена автоматизация на основе программного продукта "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:БГУ" ред. 2.0". Разработан функционал, позволяющий планово-экономическому отделу вести план-фактный анализ – от планирования потребности до её исполнения.
Реализована следующая схема ведения учета:
Работа в системе "Финансовое планирование" происходит следующим образом:
- Для занесения лимитов и контроля заявок на потребности предназначен документ "Лимиты и субсидии". Реализован контроль лимитов по заявкам в разрезе ИФО/ЦФО/КЭК.
- Подразделения (лаборатории) самостоятельно формируют заявки на потребности – создают и заполняют документ "Финансовая заявка".
Скриншот "Документ "Финансовая заявка"
- Для корректного формирования потребностей в системе разработан регистр соответствия "Список артикулов по продукции", который содержит связи по закупочным позициям: артикул – продукция – производитель:
- Артикул – это наименование товара, которым пользуются сотрудники лабораторий.
- Продукция – позиция для закупки. Данный справочник связан с ОКПД2, ОКВЭД2 и, при наличии, с КТРУ.
- Информациям о производителях содержится в отдельном справочнике.
- Массив данных из "Финансовых заявок" попадает в специальную обработку "Формирование лотов по финансовым заявкам", с которой работает контрактная служба. Сотрудники контрактной службы формируют "Лоты", по которым открывается закупка на портале ЕИС. План-график закупок можно загрузить в систему с портала ЕИС.
Скриншот "Документ "Лот"
- При помощи специальной обработки продукцию в документе "Лот" можно заполнить автоматически. Также реализована возможность выгрузки на ЕИС заполненного лота.
- По результатам конкурсной процедуры формируется документ "Итоговый протокол", на основании которого в систему заводится документ "Сведения о контракте". Документ "Контракт" можно или создать на его основании, или выгрузить с портала гос. закупок, он нужен для оформления поступивших товаров.
- Для удобного контроля статусов заявок отделений и всей закупочной цепочки разработан единый сквозной отчет. По каждому лоту в нем отражается номер закупки и номер контракта.
Скриншот "Основной отчет"
- Поступление товаров по контракту в системе фиксируется документом "Исполнение обязательств по договору". Создана обработка, которая автоматически связывает поступления с заявленными позициями в "Финансовых заявках".
- Также в системе реализован функционал расторжения, который позволяет прекратить действие контракта, если он был исполнен частично, но по каким-либо причинам не может быть выполнен полностью.
Публикации о проекте
Результаты проекта
В результате проекта обеспечена прозрачность работы и обратная связь между закупщиками и инициаторами.
Автоматизация позволила:
- Контролировать статусы заявок в отделениях и видеть всю закупочную цепочку при помощи единого сквозного отчета; получать данные по закупкам в различных аналитических разрезах.
- Связывать поступление товаров с первоначальными потребностями;
- Обособленно вести регламентированный учет бухгалтерскому подразделению в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 1.0. Поскольку система "Финансовое планирование" работает только с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 2.0, на данный момент учет оплат в МГНЦ ведется в 1С:БГУ ред. 1.0, а учет поступления товаров – в 1С:БГУ ред. 2.0, ввод данных в которую осуществляется через "Финансовое планирование".
При этом каждый отдел работает в наиболее удобной для него системе:
- Бухгалтерия продолжает обособленно работать в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 1.0;
- Для отдела закупок и контрактной службы основным рабочим местом остался портал ЕИС;
- Сотрудники планово-экономического отдела имеют возможность вести план-фактный анализ – от планирования до исполнения – в единой наглядной системе "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 2.0.
В системе "Финансовое планирование" отражены все необходимые планово-экономическому отделу процессы:
- Формирование лимитов для ЦФО в разрезе ЦФО/ИФО/КЭК;
- Создание заявок на расходы от каждого ЦФО в разрезе ИФО/КЭК/Продукция;
- Использование внутреннего справочника продукции с привязкой к ОКПД 2 и характеристикам;
- Обработка заявок на расходы и формирования Лота;
- Отражение контракта, его расторжения и поступления товаров по контракту;
- Согласование и утверждение документов;
- Построение единого сквозного отчета от заявок на расходы до поступления товаров.
В результате проекта:
- Выросло число заявок подразделений на закупку реактивов и других расходных материалов: со 100 до 3000 ед./год.
- Операционные издержки сократились на ~26% в связи с уменьшением штата сотрудников отдела закупок.
-
Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
:
- Закупки
- Финансовое планирование
Архитектура решения и масштаб проекта
Цепочка основных объектов в системе "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" редакции 2.0":








































































































































