Цели проекта

Автоматизация процессов планирования и контроля исполнения контрактов и бюджета.

Ситуация до внедрения

Медико-генетический научный центр имени академика Н.П. Бочкова является ведущим научным центром в области медицинской генетики и генетики человека в России. Медико-генетический научный центр предоставляет консультации врачей-генетиков и проводит широкий перечень исследований для диагностики генетических заболеваний. В МГНЦ постоянно разрабатываются и внедряются в практику новые методы диагностики наследственных болезней.

В составе МГНЦ 43 подразделения, для которых осуществляются закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Отдельной системы для финансового учета в учреждении не было, из-за чего планово-экономический отдел был вынужден собирать данные и формировать отчетность средствами MS Excel.

Отдел бухгалтерии МГНЦ работает обособленно в системе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 1.0. Отделы закупок и контрактной службы работают через портал гос. закупок ЕИС. Также стоит отметить, что из-за специфики деятельности в центре отсутствует необходимость в отдельной системе учета медицинских изделий.

Взаимосвязь работы отделов МГНЦ отражена на схеме ниже, она является типичной для большинства бюджетных учреждений.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта состоит в том, что автоматизация работы планово-экономического отдела учреждения выполнена с сохранением рабочих процессов подразделений бухгалтерии и закупок в неизменном и привычном для них виде.

В ФГБНУ "Медико-генетический научный центр имени академика Н.П. Бочкова" выполнена автоматизация на основе программного продукта "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:БГУ" ред. 2.0". Разработан функционал, позволяющий планово-экономическому отделу вести план-фактный анализ – от планирования потребности до её исполнения.

Реализована следующая схема ведения учета:

Работа в системе "Финансовое планирование" происходит следующим образом:

• Для занесения лимитов и контроля заявок на потребности предназначен документ "Лимиты и субсидии". Реализован контроль лимитов по заявкам в разрезе ИФО/ЦФО/КЭК.
• Подразделения (лаборатории) самостоятельно формируют заявки на потребности – создают и заполняют документ "Финансовая заявка".

Скриншот "Документ "Финансовая заявка"

Публикации о проекте

• Внедрение системы "Финансовое планирование. Дополнение к 1С:БГУ 2.0" в Медико-генетическом научном центре им. академика Н.П. Бочкова

Результаты проекта

В результате проекта обеспечена прозрачность работы и обратная связь между закупщиками и инициаторами.

Автоматизация позволила:

• Контролировать статусы заявок в отделениях и видеть всю закупочную цепочку при помощи единого сквозного отчета; получать данные по закупкам в различных аналитических разрезах.
• Связывать поступление товаров с первоначальными потребностями;
• Обособленно вести регламентированный учет бухгалтерскому подразделению в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 1.0. Поскольку система "Финансовое планирование" работает только с "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 2.0, на данный момент учет оплат в МГНЦ ведется в 1С:БГУ ред. 1.0, а учет поступления товаров – в 1С:БГУ ред. 2.0, ввод данных в которую осуществляется через "Финансовое планирование".

При этом каждый отдел работает в наиболее удобной для него системе:

• Бухгалтерия продолжает обособленно работать в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 1.0;
• Для отдела закупок и контрактной службы основным рабочим местом остался портал ЕИС;
• Сотрудники планово-экономического отдела имеют возможность вести план-фактный анализ – от планирования до исполнения – в единой наглядной системе "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ред. 2.0.

В системе "Финансовое планирование" отражены все необходимые планово-экономическому отделу процессы:

• Формирование лимитов для ЦФО в разрезе ЦФО/ИФО/КЭК;
• Создание заявок на расходы от каждого ЦФО в разрезе ИФО/КЭК/Продукция;
• Использование внутреннего справочника продукции с привязкой к ОКПД 2 и характеристикам;
• Обработка заявок на расходы и формирования Лота;
• Отражение контракта, его расторжения и поступления товаров по контракту;
• Согласование и утверждение документов;
• Построение единого сквозного отчета от заявок на расходы до поступления товаров.

В результате проекта:

• Выросло число заявок подразделений на закупку реактивов и других расходных материалов: со 100 до 3000 ед./год.
• Операционные издержки сократились на ~26% в связи с уменьшением штата сотрудников отдела закупок.

Внедренные программные продукты

Финансовое планирование. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 :
• Закупки
• Финансовое планирование

Архитектура решения и масштаб проекта

Цепочка основных объектов в системе "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" редакции 2.0":