Цели проекта

1. Своевременный переход на новую конфигурацию, без отставания от производственной компании, входящей в группу компанию и переходящей на "1С:ERP Управление предприятием 2";
2. Получение современных функциональных возможностей, предустановленных типовым функционалом "1С:Комплексная автоматизация";
3. Снижение нагрузки на ит-специалистов при обновлении программного продукта;
4. Получение стабильных обновлений, в том числе по блоку регламентированного учета.

Ситуация до внедрения

Компания ООО "МЕТИЗ ИМПЭКС" является лидером на рынке по реализации продукции протезирования нижних конечностей собственного производства, а также является эксклюзивным дистрибьютором протезной и ортопедической продукции известных зарубежных брендов.

Покупателями продукции являются бюджетные и коммерческие организации на территории РФ, значительная доля продаж занимает экспорт в страны ЕАЭС и дальнего зарубежья.

Компания ООО "МЕТИЗ ИМПЭКС" является торговой компанией и частью бренда "METIZ", включающей также производственную компанию.

В качестве основных выделяют 3 направления деятельности:

• реализация продукции протезирования нижних конечностей (собственного производства, импорт) и сопутствующих материалов;
• реализации ортопедической продукции (том числе специализированная обувь);
• экспорт продукции протезирования нижних конечностей (собственного производства) и сопутствующих материалов.

Изначально учет деятельности торговой и производственной организаций был организован в единой базе "1С:Управление производственным предприятием", при эксплуатации которой проводились значительные доработки контура подсистем "Управление производством", "Управление продажами", "Управление закупками", "Управление складской логистикой". Систематизация и структурирование доработок отсутствовала.

После внутренних обсуждений было принято решение о разделении учета двух компаний, что способствовало организации двух отдельных информационных баз с единой структурой метаданных. Унаследовав измененную конфигурацию, некоторый функционал сотрудниками торговой организации не использовался – функциональность была избыточна, а состав доработок непонятен.

При появлении новых требований ИТ-служба выполняла запросы пользователей, при этом была вынуждена учитывать имеющуюся структуру решения и уделять время на изучение и анализ, чем среднестатистическая оценка по данному виду работ. Используемый подход с каждым новым требованием приближал компанию к получению «неповоротливой системы». В этом случае стабильность работы снижалась, а риск потери управления системой повышался из-за отсутствия целостной архитектуры бизнес-процессов и методологии внесения изменений в конфигурацию.

Помимо технических сложностей в доработке системы, после разделения компаний на две базы потребовались передача и получение информации от производственной компании. Для этих целей использовался обмен данными (заказы, накладные, НСИ). Задержка во времени, периодические сбои в обмене, потеря данных – это причины, которые не позволяли сотрудникам отделов продаж обладать полной картиной об остатках и замедляли процессы реализации продукции конечным покупателям. Следствие – неэффективная работа, снижение результативности продаж, срыв сроков и/или неполная поставка товара клиенту.

Стоит отметить, что при наличии нескольких направлений продаж, актуальные сведения по остаткам и резервам – это один из важных показателей для организации корректной работы. Зачастую из-за «разрыва» в коммуникациях между подразделениями и неактуальных остатках возникали спорные ситуации и инциденты с дефицитом фактических позиций на складе. Все это сказывалось на порядке в работе бизнес-процесса по продаже, цель которого – доставить продукцию клиенту в нужном объеме в указанный срок. Учитывая значимость отрасли, в которой работает ООО "МЕТИЗ ИМПЭКС", безусловным требованием является бесперебойная и безошибочная работа таких подразделений, как продажи, закупки и склад.

Исходя из вышеперечисленных факторов, можно сделать вывод, что имеющаяся архитектура и функциональность системы не обеспечивали прозрачность и результативность процессов, снижали качество управленческих решений и искажали оценку эффективности работы бизнеса.

Стремление компании применять современные подходы и систематизировать работу в системе привело к принятию решения о переходе на систему класса ERP "1С:Комплексная автоматизация".

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта в большей степени использовался типовой функционал, что потребовало внесение изменений в текущие бизнес-процессы и адаптацию персонала. Доработки осуществлялись в рамках расширений с целью снижения нагрузки при обновлении системы.

Изменение процессов, их стандартизация и унификация способствовали накоплению в информационной системе данных, на основании которых возможно принимать решение. Также это позволило настроить и использовать на ежедневной основе "Монитор целевых показателей" для руководящих лиц компании, отслеживая данные об обороте и остатках денежных средств, оценивая продуктивность работы отделов продаж по направлениям.

В данном случае уникальность проекта заключается в предоставлении компании платформы для совершенствования своих процессов, дальнейшему развитию анализа данных и цифровизации – движению к системе эры "пост-ERP".

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Комплексная автоматизация" в ООО "МЕТИЗ ИМПЭКС"

Результаты проекта

Продолжительность проекта по переходу на современную систему составила 9 месяцев.

В результате был внедрен типовой функционал программного решения "1С:Комплексная автоматизация", а также выполнен ряд доработок, учитывающих особенности выполнения бизнес-процессов:

• 76 печатных форм;
• 6 отчетных форм;
• двунаправленный обмен с расширенным логирование до номенклатуры с базой "1С:ERP" производственной организации;
• рабочее место по расширенному анализу заказа клиентов и формированию общей заявки на поставщика;
• добавление собственной методики и формулы расчета пополнения минимальных остатков на складе;
• изменения логики приемки товаров: оформление Приходного ордера на товары на основании Приобретения товаров и услуг (при наличии Заказа поставщику);
• оформление ГТД на импорт: автоматическое заполнение разделов в соответствии с кодами ТНВЭД;
• загрузка заявок от клиента в Заказ клиента в соответствии с форматом Excel Заказчика;
• собственная форма отражения учета аналогов в карточке заказа клиента;
• быстрая форма отображения остатков и цен в форме списка номенклатуры;
• калькулятор по расчету таможенных пошлин и платежей, учитывая заказы поставщику и приобретения товаров и услуг;
• учет бракованных импортных изделий, недостач и излишков по поставщикам;
• учет спецификаций госконтрактов и контроль остатков по ней при оформлении Заказа клиента;
• рабочее место по массовому созданию расходных ордеров на товары на основании реализации товаров и услуг (при условии наличия заказа клиента);
• рабочее место по массовой обработке накладных с помощью сканера штрихкодов.

В результате использования типовых механизмов резервирования товаров и обеспечения закупки под назначения исключены ситуации "двойного" бронирования – менеджеры по продажам могут отгрузить только то, что предназначено для заказа и/или имеется на складе в свободном остатке. Благодаря изменениям в процедуре бронирования была решена одна из главных проблем в предыдущей системе – некорректные остатки – что позволило снизить фактор срыва поставок клиенту.

1С:Комплексная автоматизация :
• CRM и маркетинг
• Продажи
• Закупки
• Склад и доставка
• Кадры
• Зарплата
• Казначейство
• Финансовый результат и контроллинг
• Внеоборотные активы
• Регламентированный учет
• Мониторинг целевых показателей

Архитектура решения и масштаб проекта

Основой является программный продукт "1С:Комплексная автоматизация".

В части взаимодействия с внешними системами:

• для учета обувной продукции настроена типовая выгрузка и загрузка данных из системы "Честный знак".
• для обмена данными о заказах клиента и заказах поставщику, реализация товаров и услуг и приобретениях товаров и услуг разработан обмен с функцией логирования результатов выгрузки/загрузки.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Дополнительно приобретены и внедрены программные продукты "1С:Документооборот КОРП" и "1С:Сервер взаимодействия".

Система взаимодействует со следующим торговым оборудованием:

• сканеры для работы на складе при приемке и отгрузке товара и в бухгалтерии для обработки накладных;
• принтер этикеток – для вывода на печать штрихкодов товара;
• эквайринговый терминал – для загрузки данных по безналичным оплатам.