

- Управленческий и финансовый учет (FRP)

Цели проекта
Целями автоматизации Казначейства являлись:
- Повышение эффективности исполнения бизнес-процесса управления денежными средствами;
- Оптимизация информационного взаимодействия участников процессов;
- Повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты отображения информации в учётной системе, с которой работает пользователь;
- Повышение уровня контроля за процессом согласования реестров платежей с помощью ЭЦП.
Для этого было принято решение перевести учет Казначейства в части отражения денежных потоков, их контроля и исполнения в "БИТ.Финанс".
Автоматизации подлежали следующие процессы Казначейства:
- Формирование и согласование Заявок на расходование ДС;
- Формирование и согласование Реестров платежей;
- Формирование и балансировка платежного календаря;
- Отражение факта оплат (выписки банка).
Цели автоматизации Бюджетирования:
- Формирование плановых данных по бюджетам вручную и автоматизировано, на основании графиков договоров;
- Автоматизированная корректировка и актуализация утверждённых плановых данных бюджетов;
- Автоматизация создания дополнительных условий по договорам с указанием графиков начислений – составляющих БДР;
- Формирование аналитических отчетов по БДР.
Ситуация до внедрения
АО НПФ "ВТБ Пенсионный фонд" – частная пенсионная компания, которая была основана в 1995 году в России. Компания предоставляет услуги по накопительному пенсионному обеспечению, в том числе обеспечивает формирование индивидуальных пенсионных накоплений и выплату пенсий в период выхода на пенсию.
АО НПФ "ВТБ Пенсионный фонд" является дочерней компанией ВТБ Банка, одного из крупнейших банков в России. Компания является участником системы накопительного пенсионного обеспечения (НПФ) в России и управляет пенсионными вкладами своих клиентов на рынке ценных бумаг.
До старта проекта компания вела регламентированный учет в системе "Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом", отражающей специфику процессов НПФ, а также "1С:Зарплата и управление персоналом", редакция 3.
Функция управленческого учета не была автоматизирована. Отсутствовала возможность верификации факта согласования конкретных версий расходов и обеспечения требуемых в компании функций учёта принятых ответственными лицами решений. Кроме того, процедура согласования реестров платежей, заявок на расход ДС выполнялась на бумажных носителях, что существенно замедляло скорость процессов.
Уникальность и инновационность проекта
Уникальность проекта заключалась в распределении процессов между двумя системами: "БИТ.Финанс" в части управленческого учета и "Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом" в части регламентированного учета и исполнения платежей.
Распределение процессов привело к необходимости реализации интеграции между базами силами двух команд – Заказчика (со стороны Ортикон) и Исполнителя (со стороны БИТ.Финанс).
Кроме того, бухгалтерский и налоговый учет в НПФ строго регламентируются, НПФ также имеет свой план счетов, отличный от прочих коммерческих организаций. Специфичность регламентированного учета не позволяет объединять его в единой базе с управленческим, чтобы сохранить возможность получения оперативных обновлений при изменении законодательства.
Еще одна особенность проекта заключается в том, что Заказчик является негосударственным пенсионным фондом и Исполнителем реализован первый проект автоматизации в этой отрасли на базе продукта "БИТ.Финанс".
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Автоматизированы учетные функции контроля расходов и повышена эффективность взаимодействия участников казначейских процессов;
- Заявки на расходование средств формируются в управленческой базе, согласуются ответственными лицами, в формате утвержденного реестра платежей направляются на исполнение в базу регламентированного учета;
- По результатам проведения платежей факт оплат автоматически возвращается в базу управленческого учета, что позволяет компании получать информацию о состоянии финансовых потоков в режиме реального времени и быстро реагировать на изменения в финансовой ситуации;
- На 30% ускорено согласование заявок.
-
БИТ.Финанс
:
- Бюджетирование
- Казначейство
Архитектура решения и масштаб проекта
Для внедрения была выбрана методология разработки Waterfall, которая предусматривает последовательное выполнение этапов проекта.
Внедрена информационная система "БИТ.Финанс" для "1С:Бухгалетрия КОРП" и реализована интеграция с программой "Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом".
Рассматривалось два варианта построения архитектуры проекта:
- С отдельными базами регламентированного и финансового учета с обменом необходимыми данными;
- Объединение контуров регламентированного и финансового учета в единой базе.
По результатам переговоров было принято решение о внедрении архитектуры по варианту 1 (с раздельными базами регламентированного и финансового учета), ввиду необходимости регулярного обновления базы регламентированного учета Заказчика, что позволит минимизировать затраты на последующее сопровождение информационных систем.
Для сравнения запланированных и фактически произведенных оплат по Заявкам создан отчет "План-фактный анализ заявок на расходование средств" (раздел "Казначейство").
Отчет показывает, какие Заявки и в какой сумме были оплачены за выбранный период (Оплата по заявке), автоматически рассчитывается отклонение между запланированными и фактическими суммами расходов.
Выполнена доработка по автоматизации согласования документов с использованием ЭЦП.
Так, например, созданные документы "Реестр платежей" проводятся ведущим специалистом отдела бюджетного планирования, после чего автоматически передаются на подписание финансовому и генеральному директорам.
Запущены процессы инициации и согласования документов для порядка 50 пользователей НПФ.
При проведении документа "Заявка на расходование ДС" документ автоматически принимает статус "На согласовании" и стартует процесс согласования документа.
Этапы согласования Заявок зависят от группы статей и наличия договора:
- Если Заявка создана на основании графика платежей по договору, то после проведения Заявки инициатором документ попадает на согласование в ФД.
- Если Заявка создается не по договору (по счёту без договора), то после проведения Заявки инициатором требуется дополнительное согласование руководителя департамента/ответственного подразделения.
Маршрут согласования Заявок зависит от вида операции/статьи оборотов

По окончанию проекта специалисты провели обучение пользователей по работе в системе.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
Jira — ПО для постановки и совместного отслеживания задач по проекту.














































































