Цели проекта

Целями автоматизации Казначейства являлись:

• Повышение эффективности исполнения бизнес-процесса управления денежными средствами;
• Оптимизация информационного взаимодействия участников процессов;
• Повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты отображения информации в учётной системе, с которой работает пользователь;
• Повышение уровня контроля за процессом согласования реестров платежей с помощью ЭЦП.

Для этого было принято решение перевести учет Казначейства в части отражения денежных потоков, их контроля и исполнения в "БИТ.Финанс".

Автоматизации подлежали следующие процессы Казначейства:

1. Формирование и согласование Заявок на расходование ДС;
2. Формирование и согласование Реестров платежей;
3. Формирование и балансировка платежного календаря;
4. Отражение факта оплат (выписки банка).

Цели автоматизации Бюджетирования:

• Формирование плановых данных по бюджетам вручную и автоматизировано, на основании графиков договоров;
• Автоматизированная корректировка и актуализация утверждённых плановых данных бюджетов;
• Автоматизация создания дополнительных условий по договорам с указанием графиков начислений – составляющих БДР;
• Формирование аналитических отчетов по БДР.

Ситуация до внедрения

АО НПФ "ВТБ Пенсионный фонд" – частная пенсионная компания, которая была основана в 1995 году в России. Компания предоставляет услуги по накопительному пенсионному обеспечению, в том числе обеспечивает формирование индивидуальных пенсионных накоплений и выплату пенсий в период выхода на пенсию.

АО НПФ "ВТБ Пенсионный фонд" является дочерней компанией ВТБ Банка, одного из крупнейших банков в России. Компания является участником системы накопительного пенсионного обеспечения (НПФ) в России и управляет пенсионными вкладами своих клиентов на рынке ценных бумаг.

До старта проекта компания вела регламентированный учет в системе "Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом", отражающей специфику процессов НПФ, а также "1С:Зарплата и управление персоналом", редакция 3.

Функция управленческого учета не была автоматизирована. Отсутствовала возможность верификации факта согласования конкретных версий расходов и обеспечения требуемых в компании функций учёта принятых ответственными лицами решений. Кроме того, процедура согласования реестров платежей, заявок на расход ДС выполнялась на бумажных носителях, что существенно замедляло скорость процессов.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключалась в распределении процессов между двумя системами: "БИТ.Финанс" в части управленческого учета и "Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом" в части регламентированного учета и исполнения платежей.

Распределение процессов привело к необходимости реализации интеграции между базами силами двух команд – Заказчика (со стороны Ортикон) и Исполнителя (со стороны БИТ.Финанс).

Кроме того, бухгалтерский и налоговый учет в НПФ строго регламентируются, НПФ также имеет свой план счетов, отличный от прочих коммерческих организаций. Специфичность регламентированного учета не позволяет объединять его в единой базе с управленческим, чтобы сохранить возможность получения оперативных обновлений при изменении законодательства.

Еще одна особенность проекта заключается в том, что Заказчик является негосударственным пенсионным фондом и Исполнителем реализован первый проект автоматизации в этой отрасли на базе продукта "БИТ.Финанс".

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет" для «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» в АО НПФ "ВТБ Пенсионный фонд"

Результаты проекта

1. Автоматизированы учетные функции контроля расходов и повышена эффективность взаимодействия участников казначейских процессов;
2. Заявки на расходование средств формируются в управленческой базе, согласуются ответственными лицами, в формате утвержденного реестра платежей направляются на исполнение в базу регламентированного учета;
3. По результатам проведения платежей факт оплат автоматически возвращается в базу управленческого учета, что позволяет компании получать информацию о состоянии финансовых потоков в режиме реального времени и быстро реагировать на изменения в финансовой ситуации;
4. На 30% ускорено согласование заявок.

БИТ.Финанс :
• Бюджетирование
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Для внедрения была выбрана методология разработки Waterfall, которая предусматривает последовательное выполнение этапов проекта.

Внедрена информационная система "БИТ.Финанс" для "1С:Бухгалетрия КОРП" и реализована интеграция с программой "Ортикон: Управление негосударственным пенсионным фондом".

Рассматривалось два варианта построения архитектуры проекта:

1. С отдельными базами регламентированного и финансового учета с обменом необходимыми данными;
2. Объединение контуров регламентированного и финансового учета в единой базе.

По результатам переговоров было принято решение о внедрении архитектуры по варианту 1 (с раздельными базами регламентированного и финансового учета), ввиду необходимости регулярного обновления базы регламентированного учета Заказчика, что позволит минимизировать затраты на последующее сопровождение информационных систем.

Для сравнения запланированных и фактически произведенных оплат по Заявкам создан отчет "План-фактный анализ заявок на расходование средств" (раздел "Казначейство").

Отчет показывает, какие Заявки и в какой сумме были оплачены за выбранный период (Оплата по заявке), автоматически рассчитывается отклонение между запланированными и фактическими суммами расходов.

Запущены процессы инициации и согласования документов для порядка 50 пользователей НПФ.

При проведении документа "Заявка на расходование ДС" документ автоматически принимает статус "На согласовании" и стартует процесс согласования документа.

Этапы согласования Заявок зависят от группы статей и наличия договора:

• Если Заявка создана на основании графика платежей по договору, то после проведения Заявки инициатором документ попадает на согласование в ФД.
• Если Заявка создается не по договору (по счёту без договора), то после проведения Заявки инициатором требуется дополнительное согласование руководителя департамента/ответственного подразделения.

Маршрут согласования Заявок зависит от вида операции/статьи оборотов

По окончанию проекта специалисты провели обучение пользователей по работе в системе.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Jira — ПО для постановки и совместного отслеживания задач по проекту.