- Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Бухгалтерский и налоговый учет
Цели проекта
У компании завершался срок доступа к ERP-системе зарубежного вендора, но оставались важные задачи по поддержке ежедневной операционной деятельности, формированию корпоративной и регламентированной отчетности.
Задачи:
- Автоматизация оперативного контура и финансового контура с учетом специфики фармацевтической отрасли.
- Необходимо было опираться на типовую функциональность, чтобы уложиться в срок и обеспечить методологически правильное решение.
Ситуация до внедрения
Zentiva — международная компания, которая специализируется на разработке, изготовлении, маркетинге и продаже фармацевтической продукции. В России "Зентива Фарма" занимается поставками широкого ассортимента лекарственных и косметических товаров.
В 2022 году Zentiva готовилась к переходу с зарубежной ERP-системы на новую версию западного продукта. Однако незадолго до запуска зарубежное руководство заморозило проект. У российской компании оставался месяц на использование системы, при этом необходимо было поддерживать ежедневную операционную деятельность, готовить корпоративную и регламентированную отчетность. Локальное руководство договорилось перенести срок отключения до июня и за это время внедрить новую ERP-систему.
"Задача выглядела очень амбициозной, но привлекательной: за короткий срок необходимо было выбрать ИТ-партнера, сформировать техническое задание и внедрить новую систему. Если предыдущим проектом руководила глобальная команда, представители штаб-квартиры выступали глобальными владельцами процессов, все локальные требования перепроверялись у консультантов Big4, то теперь наступала полная свобода действий, омраченная крайне сжатыми сроками".
Уникальность и инновационность проекта
Компания выбрала "1С:ERP Управление предприятием", так как решение является единой интегрированной платформой, включающей в себя как оперативный, так и финансовый контур. Для реализации проекта Zentiva пригласила специалистов ГК "КОРУС Консалтинг".
В связи со сжатыми сроками проект был разделен на две волны: сначала был запущен в эксплуатацию оперативный контур, затем — финансовый.
- повторно продлить использование зарубежной ERP-системы больше не представлялось возможным;
- отгрузки не должны были останавливаться;
- важно было избежать двойного ввода данных в разные системы.
Сначала заказчик совместно с функциональным архитектором "КОРУС Консалтинг" сформировали MVP (minimum vital program) — минимальный список требований, реализация которых позволит отказаться от существующей системы и перейти на "1С:ERP".
ПРОЦЕСС | ФТ | ПРИМЕЧАНИЯ | ПОКРЫТИЕ ФУНКЦИО- НАЛЬНОСТИ | MVP |
05.04. Аналитическая отчетность для управления запасами |
Отчет по стоку |
Остатки товаров по состоянию на момент формирования отчета с полной информацией складам (брак, годный, карантин и т.д.), сериям, срокам годности, номерам ГТД, резервам под заказы |
4 – до конца квартала | 4 – разработка с нуля |
05.04. Аналитическая отчетность для управления запасами |
Отчет "Заказы на производство" |
Отчет по заказам на производство (открытым и частично исполненным с указанием даты поставки и количеств к поставке) |
4 – до конца квартала | 4 – разработка с нуля |
05.04. Аналитическая отчетность для управления запасами |
Отчет "Движение товара по складу за период" |
Все движения товара на складе от поступления до выбытия |
4 – до конца квартала | 4 – разработка с нуля |
05.04. Аналитическая отчетность для управления запасами |
Отчет "Обзор складских запасов на дату" |
Оборотная ведомость по товарам на любую дату и за любой период |
4 – до конца квартала | 4 – разработка с нуля |
В соответствии с MVP проектная команда сфокусировалась на оперативном контуре для обеспечения непрерывности операций по товародвижению. Первыми были автоматизированы блоки продаж, склада и закупок. При внедрении ИТ-специалисты опирались на типовую функциональность, была учтена и отраслевая специфика заказчика. В системе было важно обеспечить партионный учет медицинских препаратов и прослеживаемость цен лекарств по всей цепочке внутри России.
Через полтора месяца после старта проекта оперативный контур был запущен в эксплуатацию. 5 мая 2022 года сотрудники "Зентива Фарма" выполнили в "1С:ERP" первые отгрузки с печатью полного комплекта товаросопроводительных документов.
Выдержать сроки удалось благодаря квалифицированной команде интегратора и высокому уровню вовлечения в проект сотрудников Zentiva. На реализацию первой волны проекта потрачено 3674 человеко-часов специалистов заказчика и ИТ-партнера.
"После запуска продаж мы полностью перешли на "1С". Нужно было двигаться к следующей цели — автоматизации финансового контура. Мы четко представляли себе план проекта, тем не менее трудности подстерегали на каждом шагу. Из десяти сотрудников бухгалтерии трое уходили в отпуск по беременности и родам. Нужно было заниматься поиском новых сотрудников и их интеграцией в команду, бизнес-процессы и проект. Еще одна ставка была заморожена в связи с неопределенностью штаб-квартиры в части развития бизнеса в России. Руководитель финансовой команды консультантов ушла на длительный больничный. Не только финансовым специалистам и бухгалтерам, но и руководителям других направлений пришлось максимально погрузиться в проект и работать с полной отдачей".
Работа над финансовым контуром началась с определения мастер-данных (поставщики, контракты, статьи движения денежных средств, группы финансового учета), транзакционных данных (обороты за I квартал и апрель 2022 года) и определения подхода к миграции этих данных. Например, в части основных средств приняли решение создать все объекты вручную по состоянию на начало года и запустить амортизацию в системе. По поставщикам, а также для создания мастер-данных и раздельной загрузке дебетовых и кредитовых оборотов подготовили загрузочные файлы.
Несмотря на разную структуру данных в системах, в "1С:ERP" нашелся аналог для всех аналитик, поэтому при переносе данных использовался принцип один к одному. Статьями затрат стали группы финансового учета (ГФУ), подразделения сделали многоуровневыми: верхний уровень соответствует центру прибыли, более низкий уровень — центру затрат.
Для первого закрытия в новой ERP решено было сконцентрироваться на переносе остатков и формировании Отчета о прибылях и убытках на основании фактических данных в части реализации себестоимости, амортизации, расходов на заработную плату. В остальной части использовать начисления и резервы по бюджетным цифрам. С целью "быстрого закрытия" на плановых данных было разработано несколько загрузчиков из Excel. Это позволило не беспокоиться о рутинных операциях.
Таким образом в июне 2022 года был запущен управленческий, финансовый и налоговый учет. Компания подготовила в новой системе управленческую отчетность за май и закрыла II квартал 2022 года.
На реализацию второй волны проекта, которая охватила финансовый контур, было дополнительно потрачено 3 703 человеко-часов специалистов Zentiva и "КОРУС Консалтинг".
Проектная команда также интегрировала "1C:ERP" с WMS 3PL провайдера и другими инструментами компании, выполнила ряд доработок в части оперативного учета, контроля отгрузок и печатных форм.
- В проекте были четко расставлены приоритеты, на первом месте стояли отгрузки.
- Скорость принятия решения. Лица, принимающие решения, были в прямом доступе и принимали участие в регулярных статус-митингах.
- Zentiva была готова методологически: ранее компания сблизила IFRS и бухгалтерский учет; широко используются начисления (accruals) при отсутствии документов.
- ИТ-консультанты "КОРУС Консалтинг" постоянно находились в офисе заказчика и плотно работали с сотрудниками; c нуля вырастили супер-пользователей внутри компании.
- Выделили бухгалтерам время на обучение работе в новой системе через постепенный запуск финансовых процессов (банк, авансовые отчеты, счета поставщиков, взаимозачеты, агентская схема и т.п.).
- Перенос остатков и оборотов по счетам и объектам учета был сделан по принципу 1:1, все идеи по улучшению, объединению, добавлению аналитик оставили на будущий год.
Публикации о проекте
- Выступление CFO Zentiva Вероники Кашириной на Бизнес-форуме 1С:ERP 2022
- Как перейти на «1С» за полтора месяца: опыт фармацевтической компании
- «КОРУС Консалтинг» перевел компанию Zentiva на «1С»
- Проектный челлендж: переход на 1С:ERP за 1,5 месяца
Дополнительная информация к описанию проекта
- Для мониторинга прогресса и решения открытых вопросов проводились еженедельные статус-митинги. По мере продвижения проекта и погружения в финансовый блок, такие встречи стали проводиться на ежедневной основе. Частота статус-митингов сначала была обусловлена сжатыми сроками на миграцию данных, а по мере приближения конца месяца — необходимостью выполнить операции по техническому закрытию периода и подготовке пакета для отчетности в группу по МСФО. Ежедневные встречи позволяли выявлять области, требующие внимания, и принимать необходимые решения.
- Еженедельно руководитель проекта со стороны "КОРУС Консалтинг" готовил отчет, в котором подсвечивались все проблемы, нерешенные вопросы и временные рамки для каждой подзадачи в сравнении с плановыми сроками.
- Руководитель проекта со стороны Zentiva поводил еженедельные статус-митинги с генеральным директором и CIO из штаб-квартиры.
Результаты проекта
"Если раньше, используя зарубежную ERP-систему, мы зависели от настроек штаб-квартиры и подразделений из других стран, то теперь у нас есть собственная гибкая система, которую можно развивать в соответствии с задачами российского бизнеса".
Компания сохранила устойчивость бизнеса и обеспечила бесперебойную работу в условиях форс-мажора. Несмотря на сложность проекта и общий стрессовый фон, за время реализации отгрузки не останавливались, клиенты Zentiva получали такой же уровень сервиса, как они привыкли.
- Сокращение трудозатрат в подразделениях: 10% в работе склада при отражении прочих операций помимо реализации;
- Ускорение получения управленческой отчетности: 15%;
- Сокращение 1 FTE в бухгалтерии, достигли автоматизации на участке "Авансовые отчеты" путем загрузки из КЭДО. Экономия в год — примерно 2 млн рублей.
-
1С:ERP Управление предприятием
:
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
- Регламентированная отчетность
- Казначейство
- Управленческий учет
- Продажи
- Склад и логистика
- Закупки
Архитектура решения и масштаб проекта
Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
- Специфические первичные печатные формы для реализации лекарственных препаратов;
- Первичные печатные формы для реализации различным видам клиентов;
- Справочник номенклатуры для хранения дополнительных данных заказчика;
- Функциональность для формирования заказа клиента с учетом кратности и сроков годности;
- Интеграция с системой логистического оператора;
- Интеграции с системой учета лекарственных препаратов UTrace, используемой для отчетности по сериализованной продукции;
- Функциональность ценообразования для возможности изменения даты цены в заказе клиента;
- Расчет скидок по требованиям заказчика;
- Формирование таможенной декларации для автоматического заполнения ставок.