Цели проекта

• бесперебойная интеграция со смежными информационными системами (операционный контур - зарубежная ERP-система, сторонняя СЭД, 1С:ЗУП);
• автоматизация ручной работы сотрудников финансового отдела, бесперебойная работа блока "Казначейство" по взаиморасчетам с сотрудниками и контрагентами, обогатить данные требуемой аналитикой для формирования управленческой отчетности, подключить возможности технологии DirectBank;
• автоматизация ручной работы сотрудников бухгалтерской службы, исключить использование в работе Excel при формировании регламентных процедур закрытия месяца и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности;
• перейти на современное решение, оперативно поддерживающее изменения законодательства РФ в части регламентированного учета и отчетности;
• автоматизировать бухгалтерский, налоговый учет и казначейство на базе программного продукта "1С:Комплексная автоматизация" ("1С:КА");
• старт работы в "1С:Комплексная автоматизация 8. Редакция 2" с 01.01.2022 года;
• определить дополнительные блоки и модули для последующей автоматизации.

Задачи проекта:

Ситуация до внедрения

Предприятие НТФФ "Полисан" входит в десятку крупнейших производителей лекарственных средств в России. За 30 лет компания создала обширную сеть представительств по России и по миру, которые способствуют распространению лекарственных средств, производимых двумя заводами – "ПОЛИСАН" (Санкт-Петербург) и дочерним производственным предприятием "ПОЛИСИНТЕЗ" (Белгород).

Основным приоритетом компании "Полисан" является создание инновационных оригинальных лекарственных препаратов, помогающих людям сохранить здоровье и повысить качество жизни. Лекарственные препараты входят в перечень ЖНВЛП и изготавливаются по международному стандарту GMP.

НТФФ "Полисан" владеет собственным научно-технологическим центром, общая площадь которого составляет более 4800 м2.

В рамки проекта входила автоматизация процессов финансового учета фармацевтического завода ООО "НТФФ "ПОЛИСАН", в структуру которого входят несколько обособленных подразделений и несколько филиалов, не выделенных на отдельный баланс.

Решение о внедрении новой системы обусловлено низким уровнем автоматизации регламентированного учета и процессов казначейства в используемой зарубежной ERP-системе:

• Часть функций выполнялась за рамками системы, рассчитывались в Excel и вводились сотрудниками вручную:
• зачет авансов
• амортизация ОС/НМА
• расчет курсовых разниц
• формирование книги покупок/продаж
• расчет всех имущественных налогов
• расчет распределения расходов на себестоимость продукции и выполненных работ
• формирование бухгалтерской отчетности и расшифровок
• налоговый учет
• учет НДС и иных налогов.

Также между документами отсутствовала связь для оперативного переключения между ними, что как следствие негативно влияло на взаимосвязанную бухгалтерскую отчетность.

• Отраженные в исторической системе хозяйственные операции требовали дополнительной обработки бухгалтерией в ручном режиме.
• Процесс расчета себестоимости полностью не автоматизирован и разделен на этапы, между которыми бухгалтерия проводила сверку расчетов затрат. В результате проверки выявлялись существенные расхождения, которые передавались в службу АСУ для запуска процедур по корректировке себестоимости.
• Функциональность системы не позволяла адаптироваться под изменения законодательства. Переход на учет по ФСБУ 5/2019, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 25/2018 требовал масштабных доработок исторической системы.
• Процесс учета расходования денежных велся вручную: заявки на оплату, в т.ч. на соответствие лимитам, использование бумажных версий реестра платежей для согласования и утверждения оплат, отсутствие планирования в части платежей, осуществляемых не на основании счетов. Каждый документ сотрудник вводил вручную, включая ручной ввод валюты и новых налоговых реквизитов (КБК, БИК и тд).
• Отсутствие учета в условных единицах.

Уникальность и инновационность проекта

1. На предприятии был утвержден собственный План счетов, состав которого был обусловлен спецификой учета в зарубежной ERP-системе. Выполнена переработка Плана счетов с целью его приведения к типовому. Аналитический учет с счетов/субсчетов перенесен на другие виды аналитических разрезов.
2. При переходе требовалось расширить аналитические разрезы учета. В исторической системе отсутствовала минимально необходимая аналитика для некоторых разделов регламентированного учета.
3. Одновременно с выделением финансового учета в отдельную систему проводились работы по переходу ERP-системы на новую версию в части производственного, складского учета, а также ведения идентичной аналитики между системами.
4. В организации используется сложная методика расчета себестоимости по разным направлениям деятельности. Например, у предприятия есть собственное производство, давальческая схема и переработка на стороне.
5. Отсутствие в исторической системе соответствующей базы НСИ для перевода на актуальную систему учета.
6. Полное отсутствие ведение учета по договорам, все акты сверки формировались в Excel.

Публикации о проекте

• Внедрение системы финансового учета (казначейства, бухгалтерского и налогового учета) в компании НТФФ «Полисан» на базе программного продукта «1С:Комплексная автоматизация 8. Редакция 2»

Дополнительная информация к описанию проекта

Большой объем работ был выполнен по созданию интеграционных связей между текущими информационными системами оперативного учета и документооборота и базой финансового учета "1С:КА". Разработка одного из направлений интеграции потребовала плотного взаимодействия с компанией, сопровождающей информационную систему оперативного учета. Проектирование и запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию был выполнен за полгода: с 01 января 2022 года специалисты бухгалтерии и казначейства начали работать в системе "1С:КА". В первые месяцы опытной эксплуатации выполнялись доработки процедур обмена с ERP-системой, параллельно проводились консультации пользователей, выполнялись доработки системы сервисного характера.

Результаты проекта

1С:Комплексная автоматизация :
• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

В архитектуре системы, помимо типовых интеграционных потоков с системами "Банк-клиент" и "1С:ЗУП", присутствуют основные информационные потоки оперативной информации:

• Из сторонней СЭД в "1С:КА" передаются прошедшая согласование НСИ (контрагенты, договоры), заказы поставщику и согласованные заявки на оплату;
• В СЭД возвращается информация о проведении оплаты по заявке на расходование денежных средств.
• Из зарубежной ERP-системы загружаются: справочник номенклатуры, документы учета движения ТМЦ (от закупок до реализации по основному виду деятельности), документы учета производства;
• В ERP-систему передается информация из банковских выписок о расчетах с поставщиками / покупателями;