Цели проекта

1. Для ИТ-департамента: сократить затраты на обновление и развитие кастомизированной системы учета путём перехода с "1С:Бухгалтерия", ред. 2.0 на "1С:Бухгалтерия КОРП", ред. 3.0 + "БИТ.Финанс".
2. Для финансовой службы: ускорить формирование управленческой отчетности и планирование бюджетов группы компаний в единой учетной системе, расширить глубину расчетных финансовых показателей и упростить процедуры согласования платежей.
3. Для собственников: повысить контроль по платежам и закупкам, реализовать удобные отчеты по ключевым показателям бизнеса в онлайн режиме.

Ситуация до внедрения

Artamonov Group – сеть ресторанов, которая с 2000 года работает в Нижнем Новгороде и Нижегородской области. Сеть включает 7 ресторанов "Домашняя Италия", 2 ресторана Grill House "Novillero" и аква-бар "Грильяж". Помимо этого, компания имеет собственное кондитерское и мясо-рыбное производство, а также службу доставки еды по городу и области. Всего в сети работает более 250 сотрудников.

Развитие компании и открытие новых направлений оказывало влияние на изменение бизнес-процессов и появление новых центров финансовой ответственности (ЦФО). Руководству важно было оперативно видеть динамику ключевых показателей в целом по группе компаний и финансовый результат каждого из направлений, чтобы своевременно принимать решения по убыточным участкам бизнеса или тиражировать успешные проекты.

В качестве фронт-офисной системы компания использует систему StoreHouse. Бэк-офисом служила "1С:Бухгалтерия", ред. 2.0, в которую была настроена выгрузка данных. Чтобы получать управленческую отчетность из 1С программу пришлось дорабатывать силами штатных специалистов, однако с каждым годом поддерживать изменения в устаревшей версии становилось все сложнее и затратнее. При этом, бюджеты направлений велись в Excel и контролировать их соблюдение приходилось вручную.

Переход на "1С:Бухгалтерия КОРП", ред. 3.0 стал триггером к расширению функций учетной системы с помощью типового решения. Так на замену кастомизированной программы была выбрана объединенная конфигурация "БИТ.ФИНАНС. ПРОФ" для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП".

Ключевыми критериями при выборе ПП были:

• Достаточный, но не избыточный функционал для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.
• Гибкость, т.е. возможность в пользовательском режиме менять структуру ЦФО, статьи бюджетов, аналитики и т.д. Требование обусловлено спецификой общепита: текучка персонала приводит к частой смене ответственных, открытие нового направления или даже смена меню требует анализа результатов, чтобы своевременно выполнить корректирующие действия.
• Простота сопровождения – минимум доработок и регулярный выход обновлений.

Уникальность и инновационность проекта

Система, разработанная в рамках проекта, позволяет оперативно предоставлять топ-менеджементу компании консолидированную управленческую отчетность о финансовой эффективности и рентабельности всех направлений и подразделений, входящих в состав Artamonov Group.

При реализации проекта были учтены требования пользователей и особенности учета, характерные для сферы общественного питания:

Казначейство: Настроили частичное согласование заявок в зависимости от наполнения (например, процесс формирования и утверждения заявок по продуктам выполняется в StoreHouse, далее эти заявки выгружаются в бэк-офис "1С:Бухгалтерия КОРП" + "БИТ.Финанс", где им сразу присваивается статус "утвержден").

Реестры платежей согласовываются по разным алгоритмам в зависимости от вида. Для этого был доработан дополнительный реквизит "Вид распоряжения". Этот функционал позволил простроить маршруты согласования и выбор согласующих в зависимости от вида заявки.

Настроили платежный календарь для получения актуальной информации по платежам и их оперативной оплаты. Автоматизировали сбор фактических данных в БДДС из платежных документов.

Бюджетирование: Бюджет каждого ресторана (ЦФО) утверждает свой Управляющий, при этом часть ресторанов делят бюджет по направлениям "ресторан" и "доставка", в связи с чем фактические данные распределяются на соответствующие ЦФО в зависимости от указанного направления в документе (например, есть статьи доходом и расходов, которые распределяются только на ЦФО "Доставка" и не применимы к другим направлениям).

При планировании бюджетов использовали различные формулы. Например, некоторые статьи расходов планируются на основе доходов. Расходы одной организации попадают в доходы другой организации по определенным условиям (для этого применили функционал зависимых оборотов). Вместе с этим, БДДС планируется на основании плановых данных БДР.

Настроили сбор факта с процентным распределением одной суммы по нескольких статьям в зависимости от условий.

Публикации о проекте

• Автоматизация финансового учета сети ресторанов "Домашняя Италия" на базе решения "БИТ.ФИНАНС. ПРОФ для 1С:Бухгалтерия 8 КОРП"

Результаты проекта

1. Выполнен переход с "1С:Бухгалтерия", ред. 2.0 на "1С:Бухгалтерия КОРП", ред. 3.0 + "БИТ.Финанс". Для успешного запуска в базу загружены НСИ и факт за прошлые года. В "1С:Бухгалтерия КОРП", ред. 3.0 + "БИТ.Финанс" были переведены следующие процессы:

• Платёжный календарь;
• Планирование и план-фактный анализ расходов;
• Контроль кредиторской задолженности;
• Планирование и сбор фактических данных БДДС и БДР;
• Централизованное управление заявками на расход ДС.

2. Удалось повысить контроль платежей и закупок за счет внедрения единой информационной системы для всех ресторанов сети. В финансовую службу поступают заявки на расходование ДС, где они проходят процедуру согласования и контроля лимитов бюджета, а затем попадают в объединенные реестры платежей. Автоматизация процессов согласования и проверки позволила сократить трудозатраты сотрудников на 10%.

3. Автоматизирован процесс планирования бюджетов в разрезе ЦФО по БДР, а также сбор плановых данных БДДС, которые ранее собирались в Excel.

4. Руководство сети ресторанов получило возможность оперативно отслеживать ключевые показатели, т.к. финансовая служба формирует ежедневные и ежемесячные отчеты по БДДС и БДР. Подготовка управленческой отчетности ускорена на 15%

1С:Бухгалтерия :
• ­Регламентированный учет: бухгалтерский, налоговый

БИТ.Финанс :
• Казначейство, бюджетирование, финансовое планирование
• ­­Мониторинг показателей
• Финансовый анализ

Архитектура решения и масштаб проекта

Программный продукт "БИТ.Финанс ПРОФ" для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" выполняет роль центральной учетной системы, осуществляющей сбор управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.