Цели проекта

Цель проекта: сформировать целевую концепцию осуществления казначейского контроля закупок группы компаний в системе, в том числе:

• унифицировать процедуры казначейского контроля закупок по группе;
• повысить качество казначейского контроля закупок за счет применения автоматических проверок и консолидации данных;
• повысить транспарентность процессов контроля затрат;
• повысить точность планирования будущих затрат;
• повысить эффективность управления денежными средствами группы, прогнозирования денежных потоков по контролируемым затратам;
• повысить качество и скорость формирования управленческой отчетности.

Задача проекта: построить систему казначейского контроля закупок на базе решения "1С:Управление холдингом".

Ситуация до внедрения

Предпосылки проекта:

• отсутствовала прямая связь между управлением закупками и казначейством;
• существовали риски оплаты расходов, не оцененных по критерию экономической эффективности;
• не было своевременного контроля на этапе возникновения потребности в закупке и в проведении платежей;
• существовала дополнительная нагрузка в виде ручного контроля закупочной деятельности.

Незадолго до проекта группа компаний успешно перевела блок казначейства из конфигурации стороннего разработчика в "1С:Управление холдингом", что позволило дальше оптимизировать бизнес-процессы компаний.

Уникальность и инновационность проекта

Группа компаний имеет различные направления деятельности, среди них:

• растениеводство;
• производство комбикормов;
• молочное животноводство;
• свиноводство;
• производство продуктов питания;
• реализация продукции.

Для каждого направления использовались различные закупочные процедуры, финансовый контроль был не полным и локальным. Для построения системы было проведено большое обследование, которое позволило максимально унифицировать процессы группы компаний.

В результате проекта была создана единая система финансового контроля закупок для всех направлений деятельности группы, которая интегрирована в контур имеющихся информационных систем и позволяет сделать прозрачный учет и оперативную консолидацию данных.

В связи с большим количеством пользователей, много внимания уделялось созданию удобных АРМов, которые позволили сократить трудозатраты для получения необходимой информации.

В ходе опытно-промышленной эксплуатации была проведена оптимизация программного продукта, что позволило обеспечить высокое быстродействие ключевых инструментов информационной системы.

Публикации о проекте

• Автоматизация казначейского контроля закупок на базе "1С:Управление холдингом" для ГК "АгроПромкомплектация"

Результаты проекта

Создана единая информационная система финансового контроля закупок для всей группы компаний.

1. Обеспечена прозрачность и контроль процессов управления закупочной деятельностью.
2. Разработана управленческая отчетность для финансового контроля.
3. Разработаны удобные автоматизированные рабочие места.
4. Информационная система построена на базе технологической платформы «1С:Предприятие КОРП», что обеспечивает дальнейшее развитие функциональных возможностей.

Показатели экономической эффективности:

1. Повысилась точность планирования будущих затрат — 70%.
2. Выросла эффективность управления денежными средствами — 50%.
3. Увелиичилась скорость формирования управленческой отчетности — 70%.

1С:Управление холдингом :
• Управление закупками
• Корпоративное казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение о реализации проекта на базе системы "1С:Управление холдингом" было принято исходя из текущей ИТ-архитектуры группы компаний и уже внедренного процесса управления денежными средствами.

В рамках первой волны проекта с января 2022 г. по октябрь 2022 г. было реализовано:

1. Создание документа "Заявка в бюджет затрат" (ЗБЗ), дающего возможности фиксировать потребность инициатора в ТМЦ, услугах и т.п.
2. Автоматическое создание документов "Оперативный лимит бюджета обязательств" их согласования с ориентирование на годовой ЛБО и ЗБЗ.
3. Создание документа "Счет поставщика", дающего возможность отделу снабжения фиксировать намерение закупки ТМЦ.
4. Создание АРМ для пользователей с ролями "Инициатор", "Руководитель ЦФО", "Менеджер снабжения", "Финансист".
5. Расширение функционала отчетности.

В рамках второй волны с октября 2022 по март 2023 были реализованы дополнительные функции:

1. Автоматическое создание ЗНП по пост-оплатам и графикам платежей
2. Ведение истории бюджета проектов
3. Реализация функционала "экстренных" платежей.
4. Расширение набора отчетности

С данной системой интегрировано более 10 учетных систем на базе платформы "1С:Предприятие". Среди них:

1. "1С:Бухгалтерия".
2. "1С:ERP Управление предприятием".
3. "1С:Документооборот".

Схема архитектуры:

Пояснения к схеме:

• ОперЛБО — Оперативный лимит бюджета обязательств (Бюджетный план на месяц);
• ЗНПЛБО (ТМЦ) — Заявка на потребление лимита бюджета обязательств (заявка на закупку ТМЦ);
• ЗНП — Заявка на перечисление (заявка на оплату поставки).

Масштаб проекта:

1. Количество обрабатываемых документов в месяц: 4000 шт.
2. Среднее число строк в одном документе — 15.
3. Объем базы 784 205 Гб.
4. Автоматизировано 650 рабочих мест.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

В рамках проекта были настроены интеграции с другуми учетными системами на базе платформы "1С:Предприятие" ("1С:Бухгалтерия", "1С:ERP Управление предприятием", "1С:Документооборот", корпоративная шина данных).