Цели проекта

Ситуация до внедрения

ООО "Флешка" - компания, оказывающая услуги в области бухгалтерского учета и отчётности для сети франшизных магазинов "Хмельная Миля". Это фирменная розничная сеть в Москве, Воронеже, Липецке, Белгороде, Ростове-на-Дону, Республике Крым, Курске, Брянске и других областях. В компании более 400 франчайзинговых магазинов в 26 регионах страны. На сегодняшний день компания входит в тройку лидеров драфтовых (разливных) напитков Центрально-Черноземного региона.

Основная проблемой ООО "Флешка" была в производительности базы управленческого учета. В компании более 400 торговых точек и их количество растет ежегодно. Каждая торговая точка заведена в системе как отдельная организация. Из-за этого требуется значительное время на расчет себестоимости. При большом объеме данных возникали проблемы, связанные с обменом между базами "бэк-офиса" и базами розничных магазинов. Перенастраивать обмен каждый раз было затруднительно. Интеграция с внешними системами, такими как ЭДО, "Меркурий" и "Честный знак", требовала множественных доработок и создавала неудобства в учете.

Уникальность и инновационность проекта

"1С:Комплексная автоматизация 2.5" внедрена в сложную структуру обменов, включая интеграции с различными системами:

• системами ГИС "Меркурий" и "Честный знак";
• базой процессинга - база для автозаказа всего, что понадобится торговой точке для продажи;
• базой для ведения финансового учета "БИТ.Финанс";
• базой распределительного центра – для учета отгрузки в торговые точки;
• базой регламентированного учета, в которую необходимо передать все данные.

Такая сложная и разветвленная структура обменов заставляет при реализации проекта ориентироваться не только на одну базу, а сразу на все. Это создало инновационное окружение, где данные эффективно обмениваются между всеми уровнями системы.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "ФЛЕШКА"

Результаты проекта

• Информация в необходимых разрезах по финансово-хозяйственной деятельности у директора в режиме "онлайн".
• Отчетность формируется автоматизировано из системы, сокращая время на ее подготовку на 40%.
• Себестоимость рассчитывается для каждой партии продукции, оптимизируя расходы на 15%.
• Формализовали бизнес-процессы компании, согласно лучшим бизнес-практикам в блоках учета продаж, закупок, склада и затрат.
• Избавили заказчика от доработок, которые годами копились и были не востребованы, чем сильно "облегчили" базу.
• Получившаяся система способна в 10 раз быстрее рассчитать себестоимость.

Внедренные программные продукты

1С:Комплексная автоматизация

Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения задач клиента решено было перейти на более современную и удобную программу – "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5, к тому же поддержка версии 1.1 прекращена в 2019 году. Без актуальных обновлений возникали проблемы интеграции с ГИС-системами – "Честный знак" и "ВетИС". Новая редакция программы поддерживает актуальные требования законодательства, в том числе важные для клиента: новые категории товаров для маркировки, интеграция с "Честным знаком"; новые форматы и формы документов, отчетов. Переход стал первым этапом улучшения управляемости и устойчивости системы.

Настройка обмена с 300+ торговыми точками

Формирование отчетов в базе "бэк-офиса" занимало значительное время. В процессах постоянно возникали изменения, которые было сложно оперативно решать из-за сложившейся системы ведения учета. Например, открылись новые торговые точки, или сети разделились на дивизионы, сменились юрлица – это все требовало доработок и внесения изменений. Еще не хватало возможности в оперативном режиме анализировать влияние бонусной программы на маржинальность продаж.

Настроили обмены с "1С:Розница" и бэк-офисом "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5 в торговых точках – у компании раньше были проблемы с проверкой и исправлением выгружаемых данных. Чтобы решить эту задачу начали настраивать обмены поочередно - по юрлицами. В каждом юрлице заведено от 4 до 20 торговых точек, учитывая общее количество 300+ магазинов сети задача настройки корректного обмена была не простая.

Интеграция с внешними системами (ЭДО, ВетИС, Честный знак)

Все приходные накладные передавались в отдельную базу для сопоставления с данными системы "ВетИС". Для системы "Честный знак" приходилось отражаться приемку марок табачной продукции через оператора ЭДО по каждой накладной, что не удобно. Также не было возможности вести учет по отклонениям поступивших марок.

С ГИС-системами обменивались доработанными функционалом, внешними обработками, которые передавали данные в "Честный знак" и "Меркурий". Это очень усложняет и удорожает работу: если изменилось что-то в "Меркурии" – это нужно переписывать в доработке. А типовые доработки от разработчиков ГИС-систем не работали корректно со старой редакцией программы.

Переход на "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5 решил все проблемы, связанные с ЭДО и ГИС-системами на уровне типового функционала программы. Процесс стал абсолютно беспроблемным.
Менеджмент и маркетинг

Для сетей отсутствует возможность проводить анализ эффективности акций в оперативном режиме, не хватает информации о планируемых бонусах от поставщиков. Сейчас в "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5 настроили на сбор необходимых данных, по накопившейся информации будут разработаны необходимые аналитические отчеты для маркетинга.

По итогу избавились от всех лишних доработок, у клиента новая версия "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5, которая регулярно обновляется и актуализируется под требования законодательства.

У компании появилась возможность разделить сеть магазинов на дивизионы, чтобы ускорить масштабирование и открытие новых торговых точек. Сократились сроки по созданию, реорганизации и ликвидации торговых точек и юридических лиц. Можно декомпозировать отчетность, информация в необходимых разрезах по финансово-хозяйственной деятельности формируется в режиме "онлайн".

Стало проще обновлять и следить за развитием системы и выполнять требования законодательства, в т.ч. в части взаимодействия с ГИС системами. Сократились организационные расходы на содержание ИТ-инфраструктуры. Новая система позволяет быстро и просто заниматься вопросами развития бизнеса, не тратя лишнее время и ресурсы на решение рутинных задач и ручных операций.