Цели проекта

1. Автоматизировать процесс работы с коммерческими условиями в системе "1С:ERP Управление предприятием".
2. Интегрировать системы "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот КОРП" для постановки задач и контроля их выполнения.
3. Сократить трудозатраты на согласование коммерческих условий с помощью автоматизации формирования документов.
4. Автоматизировать согласование и разграничить права доступа к частям документов.

Ситуация до внедрения

ООО "Тульский винокуренный завод 1911" – завод по производству алкогольной продукции в Тульской области. Завод остается лидером рынка по производству водки, настоек и других алкогольных продуктов высокого качества. Производственные мощности завода – 6 миллионов дал в год. На предприятии внедрены автоматизированные системы планирования, учета и документооборота, а также одна из лучших систем контроля качества продукции.

На заводе используется две системы: "1С:Документооборот КОРП" и "1С:ERP Управление предприятием". В финансовом отделе компании существует бизнес-процесс расчета управленческих цен и цен для реализации продукции. В рамках процесса осуществляется расчет цен в бухгалтерском и управленческом учетах, учитываются скидки и задолженности контрагентов. Данный процесс получил название "Коммерческие условия". Работа с "Коммерческими условиями" и заполнением новых документов велась на базе настроенного шаблона с расчётами в Excel и устной коммуникации между подразделениями.

Несмотря на то, что использовалась система "1С:Документооборот", согласование коммерческих условий осуществлялось в почте или устно – так было привычнее и оперативнее, не все пользовались программой регулярно. Отследить реальную стадию согласования было физически невозможно. Управленческие и бухгалтерские цены устанавливались двумя отдельными сотрудниками вручную в системе "1С:ERP Управление предприятием".

Необходимо было сократить трудозатраты, упростить согласование между подразделениями, а также автоматизировать процесс формирования документов и контроля исполнения задач по ним. Было решено разработать аналог документа "Коммерческие условия" в системе "1С:ERP Управление предприятием" и настроить процесс согласования документа в "1С:Документооборот".

Уникальность и инновационность проекта

• Для автоматизации ключевого бизнес-процесса компании по расчёту и установке цен специалисты "1С:Первый Бит, Воронеж" спроектировали и разработали функционал, который упростил заполнение документа "Коммерческие условия". Цены рассчитываются в зависимости от условий выбранных ключевых параметров, включая такие параметры как: доставка, отсрочка платежа, экономическая эффективность продаж конкретному контрагенту. Это позволяет сразу планировать и оценивать объём продаж и их рентабельность, а также рассчитывать процент скидки на период проведения промоакции.
• Цены устанавливаются автоматически после согласования "Коммерческих условий", высвободив время у сотрудников финансового отдела и бухгалтерии.
• Проект позволил избавиться от громоздких таблиц и части ручных операций, а также ускорить процесс формирования и утверждения цен на выпускаемую продукцию.

Публикации о проекте

• Доработка программных продуктов "1С:ERP Управление предприятием", ред. 2.5 и "1С:Документооборот КОРП", ред 2.1. для ООО "Тульский винокуренный завод 1911"

Дополнительная информация к описанию проекта

Несмотря на то, что перед специалистами "1С:Первый Бит, Воронеж" стояла задача автоматизировать только один бизнес-процесс, для разработки нового функционала было необходимо учесть привычные процессы для пользователей и нюансы, связанные с ними.

В используемых на заводе "Коммерческих условиях" были описаны константы и переменные для расчёта управленческой цены и цены реализации готовой продукции. На результат расчёта влияло множество условий и корректность введённых вручную данных. За счёт этого процесс был довольно сложным, а итоговые цифры приходилось так же вручную заносить в систему.

В "1С:ERP" создан отдельный документ для хранения начальных значений цен. Далее расчёт производится в документе "Коммерческие условия", устанавливаются цены на указанный период с учётом скидок, условий доставки продукции, минимальных розничных цен и множества других условий. Можно устанавливать цены для конкретного контрагента или для всех контрагентов одного партнёра, учитывает привязку цен к пунктам разгрузки алкогольной продукции, а также договорам и соглашениям.

После создания документ направляется на согласование в системе "1С:Документооборот". Когда документу присваивается статус "Согласовано", он автоматически блокируется для изменений. Это критически важный момент, так как по итогу согласования система автоматически устанавливает цены бухгалтерского и управленческого учёта. Доработка снизила трудозатраты финансового отдела и бухгалтерии, а также исключила вероятность ошибок при установке цен.

Дополнительно были созданы печатные формы:

• "Коммерческие условия", которая позволяет ознакомиться с коммерческими условиями
• "Логистика", используемая для согласования блока Логистики
• "Финансовые показатели КУ", отображает требуемые значения для финансового отдела

Печатные формы не только упростили процесс согласования, но и позволили разграничить права доступа в рамках одного документа. Ответственному за согласование "Коммерческих условий" приходит форма, содержащая необходимую для него информацию, при этом посторонняя информация для других отделов не выводится. Аналогично печатным формам, разграничение прав касается и столбцов самого документа, а ограничения распространяются на просмотр и на изменение данных.

Произведена интеграция новых расчетов в существующие отчеты финансового департамента. Это позволяет оперативно отслеживать актуальную информацию, сокращает трудозатраты сотрудников финансового отдела и бухгалтерии, разграничивает права доступа в рамках одного документа, а также ускоряет процесс согласования между отделами и формирование отчётности.

При работе над проектом упразднены некоторые документы, которые до этого формировались вручную.

Результаты проекта

1. Разработан документ "Коммерческие условия" для расчёта, согласования и установки цен на готовую продукцию, а также справочники для расчёта цен.
2. Сформированы печатные формы с информацией, необходимой для анализа и согласования.
3. Настроены и присвоены роли с особыми правами доступа, позволяющие гибко разграничивать права просмотра и изменения документов, печатных форм и частей таблиц внутри документа.
4. Интегрированы системы "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот КОРП" для согласования цен и условий отгрузки и продаж.
5. Достигнуто сокращений трудозатрат в подразделениях на 20%.
6. Ускорены процессы получения управленческой и регламентированной отчётности на 15% и 5% соответственно.

1С:ERP Управление предприятием

Архитектура решения и масштаб проекта