Цели проекта

Ситуация до внедрения

Компания ALLWIN (ранее KERRY) - один из ведущих игроков на рынке пищевых ингредиентов в России. Компания предлагает вкусоароматические решения для мясной, рыбной и снековой продукции и является лидером индустрии по панировочным системам. Продукцию с ингредиентами ALLWIN можно купить как на полках магазинов, так и попробовать в меню известных ресторанов.

Долгое время в качестве системы для управления ресурсами компании ALLWIN использовали систему инстранного вендора. В 2022 году стало известно, что головное предприятие KERRY GROUP больше не предоставляет возможность развивать историческую ERP-систему в России. Из-за этого материнской компанией KERRY GROUP было принято решение 1 августа 2023 перевести российскую дочку на собственную систему управления и сервера, а также отключить доступ к зарубежной системе и перевести работу с данными на российское ПО.

С ограничением работы зарубежной системы на территории Российской Федерации функционал программного продукта скуднел. Многие процессы переводились в Excel, что сильно сказалось на скорости получения отчётов, сокращал возможность контролировать работу производства и увеличивал риск ошибок по вине человеческого фактора.

Каждый блок работы в старой системе был удобен для пользования сотрудников и адаптирован под задачи производства. Требования к новой системе были очень высоки. Требовалось создать новую систему, которая не просто поддерживала процессы ALLWIN, но и не усложняла работу сотрудников.

До реализации проекта архитектура ИТ–систем компании выглядела следующим образом:

В линейке отраслевых решений фирмы "1С" выбор был осуществлен в пользу "1С:ERP Управление предприятием". Однако типовой функционал требовалось сильно доработать. Многие блоки, которые требовались для работы ALLWIN, отсутствовали или не обеспечивали должный функционал и масштаб работы компании.

Для переноса данных из исторической системы на 1С:ERP в срок за 6 месяцев с серьёзной доработкой типовой версии 1С:ERP была выбрана команда компании "1С:Первый Бит", проектного офиса Павелецкая.

В процессе внедрения было выполнено:

Блок Планирование

• Прозрачный процесс планирования, реализованный с теми же возможностями, которые были в зарубежной системе, и с упрощением процесса пользования отчётом по планированию. Типовой функционал планирования в 1С:ERP позволял работать необходимым формулам расчёта и не обеспечивал прозрачность итогового показателя. Также был настроен функционал корректировки промежуточных и конечных результатов.
• Возможность видеть прогнозы складских остатков. В исторической ERP функционал был, но в упрощённом варианте.
• Плановая загрузка производства с учётом спецификации производства. В работе ALLWIN используется единица измерения тонны, тогда как зарубежный ПП формировал отчёт в единице измерения килограмм и не обладал масштабом, включающим производительность оборудования.
• Ежедневное формирование плана загрузки производства. Новый функционал, не реализованный в исторической системе.
• Создан журнал для анализа ошибок пользователя на доступном языке, который может быть просмотрен сотрудниками ALLWIN без привлечения ИТ-специалистов.
• Возможность спрогнозировать на момент времени, на который есть план, количество продукции на складе на текущий момент. Позволяет исключить дефицит единиц номенклатуры на складах. В 1С:ERP есть отчёт, который отражает реализованный факт. Именно он был доработан под прогноз. В предыдущей системе был подобный функционал, но командой проекта он был улучшен в количестве данных.
• Прогноз расхода продукции по сериям.

АРМ планирования закупок

АРМ планирование продаж

АРМ планирование производства

Блок Продажи

• Настроена система контроля взаимодействия с клиентами-поставщиками с учётом потребностей конечного клиента. Это позволяет планировать загрузку производства, исходя из анализа потребностей конечного клиента продукции ALLWIN. Ранее этот процесс не был автоматизирован.
• Настроена удобная работа с изменением данных о клиентах и номенклатурах, исключая как дублирование информации, так и сохранение истории информации по клиентам и номенклатурам, названия или данные которых были изменены.
• Автоматическое создание плана и факта продаж в разрезе периода.

Блок Производство

• Корректировка планов по отдельным номенклатурам или по признаку.
• Замороженный горизонт. В реквизитах номенклатуры задаётся период в неделях, в течение которых нельзя создавать планы производства с определёнными позициями. Раньше ALLWIN осуществляли этот процесс через сложный путь.
• План-фактное выполнение заказов на производство. Позволяет просматривать открытые заказы на производство и проводить отчёт, сколько провели по факту и сколько запланировать.
• Отчёт по плановой загрузке оборудования. Прогнозирует в единицах измерения килограмм производительность каждой конкретной линии. До проекта ALLWIN выполняли подобный отчёт в Excel по данным, выгруженным из ранее использованной ERP-системы.

В 1С:ERP с нуля реализован функционал полностью автоматизированный складского учёта без интеграции с конфигурациями складского учёта.

• Внедрён график производства и матрица переходов. График производства раньше вёлся у ALLWIN в системе Excel, но с меньшим функционалом. Матрица переходов – новый вид плана производства.
• АРМ Планирование складских операций в связке с Назначение оператора.

Матрица переходов

Назначение операторов

Блок закупки

• Создана сущность "Контракт с поставщиком". Это документ, в котором указан период действия контракта, количество и цена номенклатур. Включает в себя особенность процессов ALLWIN в работе с поставщиками. При работе отдела планирования закупок работают с этой сущностью и на его основе могут работать с поставщиком. Контракт подбирает поставщика по требуемым датам оформления или отгрузкам. В этом случае снижается фактор человеческой ошибки использования неподходящего контракта с поставщиком.

Цены из контракта подставляются автоматически. Система контролирует количество контрактов. Невозможно заказать количество больше, чем в контракте.

Разработана Шкала цен, включающая период действия контракта, количество и цену номенклатур.

• Связка "Номенклатура-Поставщик-Производитель".

Отдел закупки и отдел качества работают в нём вместе. В этой связке согласовываются поставщики и при согласовании составляется контракт и сырьё отправляется в заказ. Из этой информации формируются разработанные командой Первого Бита отчёты.

• Отчёт OTIF (уровень сервиса поставщиков). Содержит информацию по заказам поставщикам с ожиданиями доставки на склад, проверки качества и доступа к использованию. Рассчитывается по формулам. Итоговый расчёт производится в процентах. Позволяет добавлять комментарии о работе с поставщиками и информации о качестве выполнения заказа. Отчёт привязан к типовому соглашению в 1С:ERP.

Блок Качество

• Было разработано АРМ Проверка качества серий для менеджеров и технологов по качеству. Он показывает приходы сырья, полуфабрикатов и готовой продукции и отражает, была ли по ним проведена сертификация. АРМ отражает дату прихода, номенклатуру и пробу отбором. Позволяет отслеживать партию по определённым распоряжениям, которая определяет качество и дальнейшие действия по партиям.
• Справочник Золотой образец. Нужен для сравнения партии с лучшим по качеству. В нём реализован механизм светофора соответствия Золотого образца на партию и на продукцию.

Блок Расчет ингредиентов, аллергенов и пищевой ценности продукции

• Реализован блок "Оптива", расчёт значений питательной ценности готовой продукции по 216 показателям, около 400 Е-добавок с учётом показателей, которые необходимы для производства.
• Была настроена система работы с показателем пищевой ценности таким образом, в котором система 1С:ERP смогла работать с нечисловым показателем. Это очень важная часть настройки, так как 1С:ERP не предусматривает нечисловые показатели, а для корректной работы ALLWIN с поставщиком необходима была возможность внесения нечисловых данных. Этот показатель влияет на то, на какой линии будет продукт, какие для нужны особенности хранения и какая упаковка.
• Настроена возможность рассчитывать вкусоароматические вещества и области применения продуктов с этими веществами (39 показателей), а также обеспечена возможность настраивать и добавлять расчёт в пользовательском режиме. Также обеспечена поддержка изменений данных по сырью от поставщика, при которой система ставит на пересчёт все номенклатуры с изменённым сырьём.

Работа с нечисленными показателями

Блок Управление мастер-данными НСИ, номенклатурой, контрагентами, спецификацией

• Типовой блок MDM в системе БИТ.ФИНАНС.Холдинг был адаптирован под требования заказчика, согласно их ожиданиям после работы в исторической системе, и внедрён в 1С:ERP.
• Настройка связки в 1С:ERP номенклатуры с созданием заявки на создание ресурсной спецификации. Согласование номенклатуры обеспечивает согласование заявки на создание ресурсной спецификации.
• Внедрение в блок MDM номенклатуру статусов. Они связываются со статусами ресурсных спецификаций и позволяют архивировать и деархивировать номенклатуры, исходя из статуса сырья. Была обеспечена возможность не просто управлять номенклатурами, но и просматривать сырьё для ознакомления с информацией по нему с глубоким уровнем вложенности. Всё это можно сделать из одного отчёта.

• АРМ в блоке MDM. Обеспечивает сбор заявок с возможностью разделить заявки на типы с возможностью увидеть значения, показатели и прочую информацию

Блок Автоматизация внутреннего документооборота

• Настроена интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот.
• В 1С:Документооборот разработаны 6 документов: Договоры, Заказы поставщику, Производители номенклатуры, Заявки на замену сырья, Массовая замена НСИ, Разрешения на замену материалов.

Раньше заявки по этим документам согласовывались по электронной почте.

Блок Казначейство

· Обеспечение создания платежных позиций для каждого этапа платежа (для каждой даты платежа в графике оплаты).

· Расширение перечня первичных документов - оснований для платежей (добавили документы "Приобретение товаров и услуг", "Приобретение услуг и прочих активов", "Заказ переработчику", "Отчёт переработчика"). Во избежание дублирования документов планирования заложили следующую логику подбора документов – оснований в обработку:

a) Если документ "Приобретение товаров и услуг" создан на основании "Заказа поставщику", то он отражается по строке связанного с ним "Заказа поставщику";

b) Если документ "Приобретение товаров и услуг" не связан с каким-либо "Заказом поставщику", то он отражается отдельной строкой.

· Добавление в обработку для массового создания Заявок на расходование денежных средств колонки "Сумма документов планирования" и "Сумма документов поступления" по строкам тех Заказов, на основании которых они созданы, с расшифровкой по документам в нижней части таблицы. В результате получили максимально полную и наглядную информацию по связанным документам – основаниям и документам планирования.

· Обеспечение возможности получения двух видов документов планирования в зависимости от определенности даты платежа:

a) Заявка на расходование денежных средств – в случаях, когда дата платежа известна (например, для авансовых платежей от даты заказа или для постоплаты при условии наличия приходного документа от поставщика).

b) Прогноз платежа – в случаях, когда дата платежа точно не известна (например, когда дата платежа рассчитывается в днях от даты фактического поступления товара, но товары пока не поступили).

То есть вид документа планирования указывает на специфику расчетов и позволяет избежать ошибочной оплаты при фактическом отсутствии поставки: Казначей четко знает, что Прогноз платежа в оплату попадать не должен.

При этом после получения приходного документа от поставщика срабатывает контроль: Заказ поставщику подбирается в обработку и на основании ранее созданного по нему Прогноза платежа обработкой создаётся Заявка на расходование денежных средств с датой платежа, рассчитанной от даты фактической поставки.

· Настройка контроля соответствия документа планирования документу - основанию платежа. Контроль срабатывает при изменении суммы документа - основания и позволяет вносить корректировки в сумму документа планирования, чтобы сравнять её с изменившейся суммой документа - основания.

Уникальность и инновационность проекта

ИТ-служба ALLWIN принадлежала головной компании, поэтому доступ к ним был ограничен. Адаптирование 1С:ERP под потребности пользователей происходило с помощью профессионализма команды проектного офиса Павелецкая, которая по интервью с пользователями выстраивала функционал нередко с нуля или с адаптацией существующего типового функционала 1С:ERP и функционала других систем линейки 1С. Интегрировать в систему дополнительные конфигурации не представлялось возможным из-за ограничения в сроках проекта, поэтому команда исполнителя выстраивала процессы, используя 1С:ERP в связке с 1С:Документооборот, БИТ.ФИНАНС и адаптацией существующих точечных сервисов.

В случае разработки с нуля модуля "Оптива" архитектура формировалась исключительно по описанию Заказчика. Первая модель модуля была оформлена в сервисе MIRO.

Схематичное описание модуля "Оптива" в MIRO

Публикации о проекте

• ALLWIN. Переход за 6 месяцев с SAP на 1С:ERP

• Переход с SAP на 1С:ERP с сохранением всех функциональных возможностей предыдущей системы, а также с разворачиванием новых и уникальных возможностей в компании ООО Олвин
• Внедрение программного продукта "1С: Документооборот 8. КОРП" в компании ООО Олвин
• Внедрение программного продукта "БИТ Финанс: Управленческий учет. Блок Казначейство" в компании ООО "Олвин"

Результаты проекта

ALLWIN считает цели проекта достигнутыми, полностью использует функциональные возможности системы, полученные по результатам проекта. Сейчас осуществляется SLA-сопровождение внедрённой системы.

1С:ERP Управление предприятием :
• производство, работающее с ТСД в онлайн-режиме
• адресный склад с ТСД. Произвести доработку блока «Склад» в типовой версии 1С:ERP под потребности в рамках 6 месяцев
• продажи
• производство
• закупки
• качество
• расчет ингредиентов, аллергенов и пищевой ценности продукции
• управление мастер-данными НСИ, номенклатурой, контрагентами, спецификацией
• лаборатория качества
• казначейство
• планирование закупок, продаж, производства
• график производства
• лаборатория качества

1С:Документооборот :
• Автоматизация внутреннего документооборота

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема технической архитектуры

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

На данном проекте была спроектирована и развёрнута вся серверная инфраструктура с нуля, с обеспечением наивысших показателей отказоустойчивости.