Цели проекта

Ситуация до внедрения

АНО "Гонка героев" ("Лига героев")— крупнейший в России организатор спортивных массовых событий с мировым именем, который организовал более 350 проектов в СНГ и Европе.

В силу роста объема мероприятий и масштаба деятельности возникла необходимость дополнительной автоматизации финансовых операций и управленческого учета.

Основными предпосылками проекта стали:

• Рост объема операций, числа проектов и сложностей проектного учета;
• Высокая нагрузка на финансовую службу;
• Сложности в формировании оперативной отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

В роли подрядчика по автоматизации выступил интегратор 1С — компания "WiseAdvice-IT". Специалисты предложили закрыть необходимые бизнес-процессы с помощью стандартных возможностей собственного продукта, предназначенного для финансового анализа и ведения учёта.

• В системе "WA:Финансист" зарегистрирована организация, для которой выполнена начальная настройка основных учётных параметров. Эти параметры задают регламент учёта, аналитические разрезы и валюту. Система сама проставляет нужные реквизиты в документах — это уменьшает вероятность ошибок и ускоряет работу. Единые учётные настройки гарантируют непротиворечивость данных между разными отделами и дают возможность формировать точную управленческую отчётность.
• Разработаны персональные сценарии согласования документов. Опираясь на реквизиты документа (сумма, центр финансовой ответственности, тип операции и пр.), система автоматически определяет, по какому маршруту его направлять. Так документ поступает исключительно тем сотрудникам, которые действительно уполномочены его утвердить в данном случае. Для каждого вида документов прописаны свои маршруты с особыми условиями и перечнем утверждающих лиц, что учитывает специфику различных бизнес-процессов и требования внутреннего контроля. В эти маршруты встроены сценарии на случай нарушения сроков (автоматическое визирование, уведомления ответственных и т.д.), что уменьшает риски задержек и делает процесс прозрачным. Списки утверждающих формируются динамически на основе ролей, должностей и прочих признаков — это позволяет быстро перенастраивать согласование при любых кадровых или регламентных изменениях.

Публикации о проекте

• АНО физкультурно-спортивный центр "Гонка Героев" автоматизировал учет и управление финансами и юридической документацией в "WA:Финансист" на платформе "1С:Предприятие 8"

Результаты проекта

По итогам автоматизации финансового учёта в АНО "Гонка героев" – крупнейшего организатора гоночных и спортивных событий:

• Снижена доля ручного труда в финансовых операциях. Время на сбор, сверку и согласование данных сократилось примерно на 15%. Выросла производительность труда и эффективность финансовой службы.
• Улучшен контроль за движением денег: усилен надзор за поступлениями (взносы, спонсорская помощь) и выплатами (аренда, сервис, призовые), автоматизированы сверки расчётов с участниками, подрядчиками и контрагентами.
• Автоматизация позволила оперативно формировать различные виды финансовой отчётности (включая БДДС) для анализа текущего положения и выработки решений по развитию. Скорость формирования отчётности увеличилась в 1,5 раза.
• Повышена прозрачность и достоверность финансовых данных за счёт автоматизации бизнес-процессов.
• Ускорена обработка заявок на оплату. Срок согласования платёжных поручений сократился с 12 до 6 рабочих часов.

WA:Финансист :
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе программного модуля "WA:Финансист" (совместим с платформой "1С:Предприятие 8").

• Выбрана историческая база с наиболее полной и корректной нормативно-справочной информацией. Из неё выполнена первичная загрузка НСИ, что позволило быстро и без ошибок заполнить справочники, избежав ручного ввода большого объёма данных.
• Настроен односторонний обмен с двумя базами из "WA:Финансист" в "1С:Бухгалтерия" в части НСИ и платёжных документов для автоматического ввода без дублирования данных.
• Проработаны и заведены единые для всех организаций статьи оборотов по бюджету. Это обеспечило единую структуру данных для формирования отчётности по движению денежных средств (БДДС, платёжный календарь) и контроля исполнения бюджета, а также возможность автоматического распределения платежей по нужным статьям – важно для контроля лимитов, анализа исполнения бюджета и формирования заявок на расход.
• Организована настройка пользовательских прав для ограничения доступа к информации и функциям системы в соответствии с должностными обязанностями. Каждый пользователь получил доступ только к необходимым разделам и инструментам, что повысило безопасность и предотвратило несанкционированные операции.
• Настроен маппинг бухгалтерских и управленческих статей оборотов для корректного сопоставления и автоматического отражения платежей и движений денежных средств по обеим системам учёта.
• Автоматизировано 50 рабочих мест. Проведено обучение сотрудников работе с "WA:Финансист", включавшее блоки по планированию денежных средств, оперативному планированию, платёжным документам, отчётности и администрированию. Предоставлена учебная база для выполнения практических заданий.
• Организована консультационная поддержка пользователей на этапе ввода в эксплуатацию.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Программное обеспечение для отслеживания статуса, сроков и трудоемкости задач и контроля их исполнения, отслеживание и контроль устранения ошибок по проекту.

Вики-система для ведения проектной документации в соответствии с проектной технологией, система удобна для командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.

Сервис видео-телефонии для проведения встреч и конференций.

Облачное хранилище для хранения и обмена данными с Заказчиком.