Цели проекта

• Повысить качество и скорость управления нормативно-справочной информацией;
• Обеспечить сходимость, достоверность и полноту данных;
• Обеспечить возможность получения более детальной аналитики по НСИ – для анализа и формирования отчетности.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "Вальд" — поставщик бензоинструмента, садово-паркового и силового оборудования бренда CHAMPION. Поставляет инструмент и комплектующие во все регионы России и страны СНГ. Входит в топ-5 поставщиков садово-парковой и силовой техники на рынке России.

• Ассортимент товаров компании – более 1 500 товарных единиц
• Количество используемой SKU – 40 000

До проекта учет НСИ велся разрозненно в нескольких системах автоматизации: "1С:Бухгалтерия" (7 баз), самописная система управленческого учёта на базе "1С". Ввод нормативно-справочной информации в системы не был регламентирован, из-за чего часть данных дублировалась, возникали сложности с отслеживанием остатков, формированием отчетности и подготовкой платежных документов.

Уникальность и инновационность проекта

При помощи системы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" в группе компаний "Вальд" была выстроена автоматизированная система управления нормативно-справочной информацией. Обеспечено использование единой методологии ведения справочников во всех используемых в компании системах "1C", а также на сайте. Достигнут высокий уровень качества НСИ, однозначная, актуальная и полная информация в карточках номенклатуры.

Реализованы возможности структуризации запросов по НСИ, автоматическое согласование определенных видов заявок, массовой загрузки новых позиций из MS Excel, поиска технических характеристик по заданному проценту совпадения и автоматическая проверка дублей.

Благодаря использованию "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" компания получила широкие возможности в части анализа данных и формирования отчетности, а также гибкий инструмент управления ИТ-архитектурой, который позволяет значительно упростить внедрение новых систем для автоматизации бизнес-процессов.

Настройка системы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией"

Первым этапом проекта стало определение требований к внедряемой системе и анализ справочников уже используемых систем в компании:

• Обследование и моделирование нормативно-справочной информации по разделам:
• Номенклатура,
• Партнеры,
• Контрагенты,
• Договоры;
• Банковские счета;
• Организации;
• Статьи движения денежных средств.
• Анализ справочников в информационных системах;
• Анализ данных в справочнике;
• Анализ атрибутивного состава;
• Анализ документации;
• Определение видов данных в справочнике;
• Определение и описание процессов ведения справочника;
• Разработка единого атрибутивного состава;
• Описание атрибутивного состава;
• Разработка правил контроля качества вводимой НСИ.

На следующем этапе выполнена настройка системы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией":

• Сформированы различные виды заявок на ввод НСИ для справочников Номенклатура, Партнеры, Контрагенты, Договоры;
• Проработан атрибутивный состав каждого вида заявки;
• Настроены маршруты согласования заявок.

Для справочника Номенклатура были сформированы виды заявок в зависимости от типа продукции:

При создании номенклатурной позиции ей присваивается тип, который влияет на доступность заявок на изменение номенклатурной позиции в зависимости от присвоенного типа:

Реализована автоматическая обработка заявки в случае, если автор заявки участвует в роли исполнителя этапа обработки.

Уже используемые номенклатурные позиции, загруженные в систему, было необходимо привести в соответствие с новым регламентом – заполнить в них недостающие аналитики. Для этого в заявках на изменение эти аналитики указаны как доступные и обязательные в случае, если они не заполнены. Если требуемые аналитики заполнены, то их редактирование доступно только через согласование.

В Договорах с покупателями (аналогично – в договорах с поставщиками) отображение реквизитов настроено в зависимости от этапа согласования и роли исполнителя:

Аналогично настройкам материально-технических ресурсов, в Договорах реализована автоматическая обработка заявки в случае, если заявку на создание/изменение создает бухгалтерия или финансовая служба, так как, если они являются инициаторами, то уже на этапе создания/изменения отображается полный атрибутивный состав обязательных реквизитов.

Адаптация системы "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией"

Для обеспечения удобства и оперативности работы в системе 1С:MDM специалисты адаптировали её возможности.

• Созданы алгоритмы автоматического заполнения данных заявок на ввод НСИ по правилам.

Например, при заполнении вида номенклатуры в карточке МТР, автоматически заполняются ключевые аналитики, наследуемые от верхнеуровневой аналитики – Вида номенклатуры:

Также автоматически заполняются наименования, единицы измерения, классы продукции в зависимости от вида номенклатуры.

В договорах с покупателями и поставщиками автоматически заполняются варианты расчета, генерируются наименования в зависимости от цели договора.

• Для структуризации запросов по НСИ, в заявках созданы дополнительные аналитики.

Для возможности идентификации вида заявки и типа продукции, создан регистр сведений, который позволяет присваивать тип продукции при создании номенклатурной позиции и идентифицировать доступные виды заявок при изменении:

• Разработан алгоритм объединения заявок, чтобы менеджерам не приходилось создавать их по одной.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) "Объединенные заявки" позволяет создавать одновременно взаимосвязанные элементы контрагента, банковский счет и договор с покупателем/поставщиком:

В левой части АРМа отображаются объекты системы для создания, в правой части – созданные по этим объектам заявки и задачи из АРМа:

• Создан механизм генерации штрихкодов с применением различных диапазонов – для разных видов продукции.

Разработан регистр сведений для хранения данных об актуальном диапазоне штрихкодов:

В заявку на создание номенклатуры добавлена команда генерации штрихкода по данным доступного диапазона штрихкодов на текущую дату:

• Разработаны алгоритмы запретов на использование спецсимволов в наименовании и артикуле для различных видов заявок, добавлены счетчики символов.

Запрет на использование спецсимволов в наименовании:

Счетчик символов:

• Реализовано автоматическое согласование определенных видов заявок с одним инициатором.
• В зависимости от роли пользователя, заданы настройки отображения заявок и доступность их атрибутивного состава – с целью обеспечения сохранности данных.
• Разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) "Загрузка сырых данных" для массовой загрузки новых позиций из шаблонов MS Excel или внесения изменений по существующим.

• Для массовой загрузки данных ответственному пользователю требуется заполнить шаблон в зависимости от типа загружаемой номенклатуры.
• Шаблон содержит в себе колонки для заполнения: красным выделены обязательные для заполнения поля, черным – необязательные:

• Для шаблона пользователем может быть настроен выбор значений из списка. Количество листов со значениями может быть расширенно.

АРМ "Загрузка сырых данных" в 1С:MDM представляет собой рабочее место, состоящее из:

• Табличной части 1 Сырые данные (1) – в данной табличной части отображаются все загруженные из АРМ по шаблону данные;
• Командной панели (2) – на командной панели добавлены команды для выбора шаблона с компьютера пользователя и загрузки, обновления ТЧ1. Также доступна установка отборов для ТЧ1 по автору, состоянию, периоду;
• Табличной части 2 Сформированные заявки (3) – в данной табличной части отображается перечень сформированных заявок на номенклатуру;
• Доступна возможность изменять размер табличных частей при перемещении пунктирной линии (4).

По команде "Еще" (5) – "Изменить форму" пользователю доступна возможность настраивать отображение колонок ТЧ1.После подготовки файла сотрудник выполняет команду "Загрузить данные" (1). Откроется форма подбора файла с пользовательского компьютера.

После выбора файла в АРМ "Загрузка сырых данных" отобразится форма подбора алгоритма загрузки (2). Сотрудник выбирает соответствующий алгоритм для загрузки (3), далее "Ок" (4).

Далее в верхней ТЧ1 отобразиться новая строка с информацией о загруженном файле и состоянии обработки - "Обработано" (1). В ТЧ2 отобразятся все сформированные заявки по текущей строке (2). Если данные заполнены корректно – в справочнике МТР сформируется новая карточка номенклатуры.

В случае некорректно заполненных данных или если не пройдена проверка системой (незаполненные обязательные реквизиты, наличие спецсимволов в наименовании, дубли справочника МТР, запрещенные символы в артикуле) – пользователь увидит по каждой из заявок информационное сообщение, такие заявки будут выделены серой пиктограммой (3).

По двойному нажатию в ТЧ2 на строку с некорректной заявкой сотрудник переходит в заявку, вручную вносит корректировки, далее отправляет в службу НСИ.

• Реализован алгоритм поиска технических характеристик по заданному проценту совпадения.

Для этого на форму элемента при регистрации технической характеристики добавлена команда "Поиск дублей". Поиск осуществляется по всем наименованиям МТР, зарегистрированным в системе, после выполнения команды выводится сообщение с информацией о найденных дублях;

• Разработана автоматическая проверка НСИ на поиск дублей при старте бизнес-процесса по заданным параметрам.

Создание единого информационного пространства при помощи "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией"

Система "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" выступает в роли основного источника НСИ и позволяет консолидировать всю нормативно-справочную информацию. Она интегрирована во все системы, используемые в компании, при помощи технологии Enterprise Data через сетевой каталог (файловый).

Настроены следующие интеграции "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией":

• "1С:Бухгалтерия" – 7 баз с внутренними обменами;
• Портал интеркампани на базе "1С:Бухгалтерия";
• "1С:Комплексная автоматизация" (внедрение системы выполнялось параллельно с внедрением 1С:MDM);
• Сайт компании.

Разработаны правила обменов для интеграции:

• "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" – "1С:Бухгалтерия";
• "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" – "1С:Комплексная автоматизация";
• "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" – сайт компании.

Публикации о проекте

• Организация централизованного управления НСИ при помощи "1С:MDM Управление нормативно справочной информацией" в группе компаний "Вальд"

Результаты проекта

• Организовано централизованное управление нормативно-справочной информацией;
• Сокращены трудозатраты на ввод и отслеживание дублирующей информации;
• Выросло качество данных за счет правил профилирования;
• Обеспечена сходимость, достоверность и полнота данных во всех используемых системах;
• Выросла скорость обработки платежных документов, подготовки отчетов;
• Созданы условия для получения более детальной аналитики по НСИ – для анализа и формирования отчетности, а также для ведения качественной НСИ в новых внедряемых информационных системах.

1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией :
• Предприятие
• Материально-технические ресурсы
• Контрагенты
• Договоры с контрагентами
• Банковские расчеты с контрагентами
• Финансы
• Универсальные справочники
• Заявки
• Сырые данные
• Качество данных
• Синхронизация данных

Архитектура решения и масштаб проекта

Система "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" выступает в роли основного источника НСИ и позволяет консолидировать всю нормативно-справочную информацию. Она интегрирована во все системы, используемые в компании, при помощи технологии Enterprise Data через сетевой каталог (файловый).

Настроены следующие интеграции "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией":

• "1С:Бухгалтерия" – 7 баз с внутренними обменами;
• Портал интеркампани на базе "1С:Бухгалтерия";
• "1С:Комплексная автоматизация" (внедрение системы выполнялось параллельно с внедрением 1С:MDM);
• Сайт компании.