Цели проекта

Основной целью проекта стал переход с устаревшей и снимаемой с поддержки редакции "1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ", ред. 2.5 на современную версию "1С:ЗУП", ред. 3.1, с одновременным внедрением новой функциональности для ведения учета занятости сотрудников на проектах и госконтрактах.

Дополнительные цели:

• Сохранение целостной кадровой истории с 2009 года.
• Поддержка корректного учета всех видов начислений в рамках действующего законодательства.
• Автоматизация расчета распределения затрат по проектам и контрактам.
• Обеспечение прозрачности отражения заработной платы в бухгалтерском и налоговом учете.

Ситуация до внедрения

АО "Единая электронная торговая площадка" (Росэлторг) — один из лидеров среди российских электронных площадок для проведения государственных, корпоративных и коммерческих закупок, а также имущественных торгов. Помимо основной деятельности, компания предоставляет широкий спектр дополнительных услуг: разработку специализированных закупочных сервисов, обучение пользователей, консультации, выпуск электронных подписей и оказание финансовых услуг.

С 2009 года электронная площадка Росэлторг вела кадровый учет и расчет заработной платы в системе "1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ", ред. 2.5, которая долгое время полностью соответствовала требованиям компании. Однако к 2024 году система морально устарела, и фирма "1С" официально объявила о прекращении её поддержки.

Основные ограничения старой системы:

• Прекращение обновлений законодательства — в условиях частых изменений трудового и налогового законодательства это создавало серьезные риски ошибок в расчётах и отчётности.
• Отсутствие развития функционала — невозможность адаптации под изменяющиеся бизнес-процессы, включая работу с проектами и госконтрактами.
• Растущие затраты на доработки — поддержка и обновление устаревшей системы требовали все больших вложений, в том числе с привлечением внешних специалистов.
• Ограниченность аналитики и гибкой настройки — существующий функционал не позволял точно учитывать занятость сотрудников на разных направлениях и проектах, из-за чего часть учёта приходилось вести вручную, вне системы.
• Разрозненные справочники и ручной контроль — отсутствовала единая структура для проверки соответствия начислений, что осложняло контроль распределения заработной платы по проектной деятельности.

Кроме того, в компании не было автоматизированного инструмента для ведения учета долевого участия сотрудников в работе по различным проектам и госконтрактам. Эта информация собиралась вручную, обрабатывалась в Excel и не отражалась в учете, что:

• увеличивало трудозатраты специалистов,
• снижало точность распределения затрат,
• не позволяло вовремя и корректно учитывать занятость в бухгалтерском и налоговом учете.

Управленческое решение

В связи с прекращением поддержки редакции 2.5 и необходимостью точного учета затрат на проекты и госконтракты, руководство электронной площадки Росэлторг приняло решение о переходе на "1С:Зарплата и управление персоналом", ред. 3.1 с доработкой системы под бизнес-задачи компании, включая создание механизма автоматизированного распределения занятости.

Уникальность и инновационность проекта

1. Полный перенос кадровой истории с 2009 года

Одна из ключевых особенностей проекта — масштабный перенос данных о сотрудниках, начиная с момента создания компании. В рамках миграции были перенесены:

• личные карточки всех действующих и уволенных сотрудников;
• более 10 000 кадровых перемещений и изменений;
• информация по приемам, увольнениям, переводам, отпускам, больничным и другим кадровым операциям.

Такой объём истории потребовал точной проработки структуры переноса, создания сопоставления между объектами двух редакций и тщательной валидации после миграции. Итогом стало полное сохранение правопреемственности данных, включая возможность просмотра кадровых событий в новой системе.

2. Проверка корректности переноса расчётных данных

После переноса данных была проведена контрольная сверка расчетов заработной платы за три последовательных учетных периода. В ходе проверки:

• сравнивались суммы по всем видам начислений и удержаний;
• проводилась автоматическая сверка налогов, взносов и компенсаций;
• подтверждалось совпадение результатов с ранее сформированными платежными ведомостями.

Это обеспечило уверенность в корректности миграции и дало возможность продолжить работу с новыми расчетами без риска искажения данных.

3. Разработка уникальной подсистемы учета занятости на проектах и госконтрактах

Проект включал не просто переход на новую редакцию, а создание с нуля нового блока функциональности, отсутствующего в типовой конфигурации. Подсистема позволила автоматизировать учёт и распределение времени сотрудников, занятых в работе по разным проектам и госконтрактам, а также связать этот учёт с расчетом заработной платы и её отражением в учете.

Функциональные возможности подсистемы:

• Справочник проектов и госконтрактов — содержит данные об объектах, с указанием способов отражения зарплаты и настроек аналитики;
• Документы учета занятости — фиксируют долевое участие сотрудника в проектах по дням или часам, с возможностью исключения отдельных видов начислений (например, отпускных);
• Документы распределения — позволяют провести аналитическую расшифровку зарплаты по проектам и сформировать проводки для бухгалтерского и налогового учета;
• Регистры и механизмы расчета — автоматически рассчитывают доли распределения, формируют суммы по видам начислений и передают их в документы отражения зарплаты;
• Отчеты — включают справки по каждому сотруднику с расшифровкой занятости и распределенных сумм, в том числе для целей внутреннего контроля и подтверждения при внешних проверках.

4. Прозрачность данных и интеграция с бухгалтерским учетом

Все расчеты, выполненные в рамках новой подсистемы, отражаются в стандартных документах "Отражение зарплаты в бухучете", которые в свою очередь передаются в "1С:Бухгалтерию 8". Это позволило:

• исключить ручной ввод данных и сопоставление начислений;
• обеспечить полное соответствие между данными ЗУП и бухгалтерского учета;
• гарантировать прозрачность затрат на труд в разрезе проектов и источников финансирования;
• упростить формирование отчетности по госконтрактам и тендерной документации.

5. Повышение управляемости и автоматизация ранее "ручных" процессов

До внедрения распределение занятости сотрудников велось вне системы — вручную, в Excel. Новый механизм полностью исключил необходимость во внеучетных операциях. Теперь:

• все данные хранятся централизованно;
• аналитика строится автоматически;
• распределения доступны для контроля и редактирования в любое время;
• любые изменения фиксируются с указанием ответственного пользователя и времени внесения.

Это обеспечило прозрачность, повышение точности и снижение риска ошибок, особенно важных в проектах с государственным финансированием.

Публикации о проекте

• Проект внедрения "1С:Зарплата и управление персоналом 8" в компании АО "Единая электронная торговая площадка"

Дополнительная информация к описанию проекта

Реализация проекта позволила отказаться от внеучетного распределения трудозатрат — ранее этот процесс велся вручную. Внедрение внутреннего механизма учета по проектам повысило прозрачность процессов и упростило контроль распределения затрат. Кроме того, переход на актуальную версию платформы позволил минимизировать риски, связанные с отсутствием поддержки законодательства в устаревшей системе.

Результаты проекта

Проект миграции и доработки системы кадрового учёта для электронной площадки Росэлторг стала не просто переходом на актуальную платформу, а глубокой трансформацией процессов — от расчета зарплаты до аналитики трудозатрат по проектной деятельности. В результате внедрения удалось не только сохранить всю историю учёта, но и внедрить механизмы, ранее отсутствовавшие даже вне системы.

1. Успешная миграция на "1С:ЗУП", ред. 3.1

Проектной командой был выполнен полный переход с устаревшей системы "1С:ЗУП ПРОФ", ред. 2.5 на современную редакцию "1С:ЗУП ПРОФ", ред. 3.1. При этом:

• Сохранилась вся структура справочников и взаимосвязей между объектами учета.
• Новая система была адаптирована под особенности расчётных и кадровых процессов компании.
• Перенос данных выполнен без потери информации — все расчеты и кадровые действия остались доступны для просмотра.

2. Сохранена и систематизирована полная кадровая история с 2009 года

Была перенесена вся историческая информация по сотрудникам с момента создания организации, включая:

• Данные по действующим и уволенным сотрудникам.
• Более 10 000 кадровых операций: приёмы, переводы, отпуска, больничные и пр.
• В новой системе реализован удобный механизм просмотра кадровой истории в разрезе сотрудников с полной аналитикой по периодам.

Это позволило избежать необходимости хранить архивную базу и предоставило HR-службе быстрый доступ ко всей информации за предыдущие годы.

3. Проведена контрольная валидация расчётных данных

После миграции были выбраны три учетных месяца, по которым выполнен повторный расчёт заработной платы в новой системе. В результате:

• Все суммы совпали с расчётами в прежней системе.
• Были устранены расхождения, выявленные в ходе сверки.
• Бухгалтерия и расчётчики получили уверенность в корректности данных и готовности к работе в новой редакции.

1С:Зарплата и управление персоналом :
• ЕЭТП

Архитектура решения и масштаб проекта

Используемые программные продукты:

● "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ"

● "1С:Бухгалтерия 8"

Количество сотрудников, переведенных в новую систему: 800

Объемы перенесенных данных:

● История кадрового учета с 2009 года.

● 10 000+ перемещений сотрудников.

● Данные по активным и архивным кадрам.

Количество автоматизированных рабочих мест: 20