Цели проекта

1. Снизить операционные издержки компании на ЭДО в год
2. Оптимизировать бизнес-процессы и увеличить результативность сотрудников
3. Уйти от ручного дублирования документов к единому информационному пространству для работы бухгалтерии

Ситуация до внедрения

ООО НПК "Канцлеръ" – это фирменная розничная сеть в Москве, Воронеже, Липецке, Белгороде, Ростове-на-Дону, Республике Крым, Курске, Брянске и областях. В 2010 году был построен завод по производству живого разливного пива в Воронеже. Для более эффективного функционирования сформировалась коллаборация компаний-единомышленников, объединенных общей целью – производить качественный продукт и продавать его на российском рынке. В компании более 300 франчайзинговых магазинов в 26 регионах страны. На сегодняшний день компания входит в тройку лидеров драфтовых (разливных) напитков Центрально-Черноземного региона.

Пивоваренная Компания "Канцлеръ", имея расширяющуюся розничную сеть, сталкивалась с проблемами в учетной системе. Основная проблема ПК "Канцлеръ" была в производительности базы управленческого учета. В компании более 300 торговых точек и их количество растет ежегодно. Каждая торговая точка заведена в системе как отдельная организация. Значительное время уходило на расчет себестоимости. При большом объеме данных возникали проблемы, связанные с обменом между базами "бэк-офиса" и базами розничных магазинов. Перенастраивать обмен каждый раз было затруднительно. Интеграция с внешними системами, такими как ЭДО, "Меркурий", и "Честный знак", требовала множественных доработок и создавала неудобства в учете.

В 2023 году компания обратилась с задачей по переходу с устаревшей системы "1С:Комплексная автоматизация", ред. 1.1. Был реализован переход на обновленную версию "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5, который позволил оптимизировать учет, улучшить интеграцию с ГИС-системами и повысить производительность работы с данными.

Параллельно реализации проекта управленческого учета, необходимо было оптимизировать текущую структуру электронного документооборота (ЭДО) в компании. Ведение ЭДО осуществлялось с помощью двух сторонних систем, не интегрированных с "1С:Бухгалтерия КОРП". Бухгалтеры ООО НПК "Канцлеръ" были вынуждены вручную отслеживать и обрабатывать документы сразу в трёх различных системах. При том что объем документооборота ежемесячно составлял до 20 000 исходящих комплектов документов – это более 240 000 комплектов в год. Существенные затраты на обслуживание и поддержку двух внешних систем ЭДО и их интеграцию с "1С:Бухгалтерия КОРП", а также нагрузка на бухгалтерию компании вынудили компанию к пересмотру текущего устройства электронного документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Параллельно велся масштабный проект по обновлению основной учетной системы на версию "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2.5, а также настройке обменов с более чем 300 торговыми точками сети. Необходимо было провести быстрый и бесшовный переход на новую, единую систему ЭДО, без остановки текущей работы и обмена с контрагентами.

• Организация обмена по ЭДО более 240 000 комплектов документов в год
• Переход на "1С-ЭДО" позволил сэкономить компании около 60% расходов на электронных документооборот – около 4 миллионов рублей в год.
• Сам переход на "1С-ЭДО", несмотря на объем документооборота занял менее одно месяца, включая обучение пользователей.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" в ООО "НПК Канцлеръ"

Дополнительная информация к описанию проекта

Перед стартом проекта провели экспресс-обследование ткущих бизнес-процессов компании. Этот этап помогает предусмотреть все нюансы будущей автоматизации и не допустить превышения сроков и бюджета проекта в будущем.

Результаты проекта

1. Сокращение времени обработки одного комплекта документов более чем на 40%, за счет работы в интерфейсе привычной "1С:Бухгалтерии" и уход от ручного переноса данных между системами.

2. Прозрачность и управляемость электронным документооборотом.

3. Переход на "1С-ЭДО" позволил сэкономить компании около 60% расходов на электронных документооборот – около 4 миллионов рублей в год.

Сервис 1С-ЭДО

1С:Бухгалтерия

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема автоматизации ЭДО