Цели проекта

Основная цель проекта — построение единой модели мастер-данных в Агрохолдинге "Август-Агро" с автоматизацией процессов управления нормативно-справочной информацией (НСИ) и корпоративных закупок. Проект направлен на повышение точности учёта, снижение трудозатрат и создание прозрачной системы контроля за закупками и взаимодействием с поставщиками.

• Автоматизировать процессы ведения НСИ для устранения ошибок и несоответствий в справочниках.
• Исключить дублирование данных и несопоставимость объектов НСИ.

• Обеспечить корректные данные для оперативной и коммерческой отчётности.

• Выстроить единую схему корпоративных закупок в Агрохолдинге.

• Автоматизировать сбор заявок со всех агрофирм и консолидацию потребностей.

• Создать единый инструмент взаимодействия с поставщиками.

• Повысить прозрачность закупочных процедур и сократить сроки согласования заявок.

• Внедрить механизм аккредитации поставщиков с единым пакетом документов для всех подразделений Агрохолдинга.

Ситуация до внедрения

Агрохолдинг "Август-Агро" — один из крупнейших сельскохозяйственных производителей в России, включающий управляющую компанию (УК) и около 20 агрофирм, каждая из которых имеет собственное юридическое лицо. Предприятие занимается выращиванием зерновых, производством семян, переработкой сельхозпродукции и поставкой готовой продукции на внутренний и внешний рынки.

До внедрения системы процессы управления НСИ и закупками выполнялись вручную, что приводило к ошибкам в учёте и снижению эффективности бизнес-процессов. Основные сложности включали:

1. Некорректные финансовые показатели

Причины:

• Наличие дублей в номенклатуре (4577 дублей — 14%).
• Ошибки в классификации номенклатуры (3307 позиций — 10,5%).

Последствия:

• Ошибки в расчёте себестоимости продукции.
• Неверные показатели остатков на складах.
• Сбои в планировании закупок из-за неточных данных о фактических остатках.

2. Увеличение трудозатрат пользователей

Причины:

• Ручной поиск ошибок в отчётности.
• Сложности при поиске нужных элементов в справочниках.
• Дублирование данных и некорректная структура НСИ.

Последствия:

• Задержки при формировании отчётности.
• Повышенные затраты на обслуживание системы.
• Ошибки в расчётах по себестоимости и остаткам продукции.

3. Недостоверная отчётность

Причины:

• Отсутствие единого инструмента для управления справочниками.
• Разрозненные действия пользователей при ведении НСИ.
• Ошибки при классификации элементов справочников.

Последствия:

• Невозможность формирования корректных отчётов по закупкам и остаткам.
• Занижение или завышение объёмов закупок из-за несоответствия данных.

4. Отсутствие единого подхода к корпоративным закупкам

Причины:

• Ручной сбор заявок на закупку через Excel.
• Отсутствие единого инструмента для управления закупками.
• Отсутствие регламентов по взаимодействию с поставщиками.

Последствия:

• Задержки в согласовании заявок.
• Нарушения условий поставки.
• Поставка продукции ненадлежащего качества.
• Ошибки в расчётах из-за несовпадений данных о закупках.

Архитектура до внедрения:

Уникальность и инновационность проекта

1. Первый проект с самостоятельной поддержкой интеграции через "1С:Шина"

Проект стал первым в холдинге, где рабочая команда заказчика получила полный контроль над процессом интеграции через сервисную шину данных "1С:Шина". Ранее поддержка интеграции выполнялась внешними подрядчиками, что замедляло процесс внесения изменений и приводило к зависимости от внешних специалистов. Внедрение системы позволило заказчику получить независимость в управлении настройками и сопровождении интеграции.

Ключевые доработки и особенности реализации:

• Специалисты заказчика прошли обучение по настройке и администрированию "1С:Шина".

• Внедрены механизмы автоматического обмена данными между модулями системы в реальном времени.

• В системе реализован журнал регистрации интеграционных потоков — при возникновении ошибок система автоматически фиксирует причину сбоя и предлагает варианты исправления.

• Внесённые изменения в структуру данных и бизнес-логику системы мгновенно отображаются в интеграционных потоках без необходимости остановки работы системы.

• Автоматическая синхронизация данных происходит с учётом прав доступа и ограничений на уровне пользователей.

• Реализована система уведомлений о состоянии интеграционных потоков — в случае возникновения ошибки система формирует уведомление для администратора с подробным описанием проблемы.

• В системе настроены гибкие правила трансформации данных при передаче между модулями (например, автоматическое сопоставление элементов справочников при несовпадении структуры данных).

• В случае обновления конфигурации системы интеграционные потоки автоматически перестраиваются с учётом новых параметров.

Чего удалось достигнуть:

• Заказчик получил полный контроль над процессом интеграции и возможность оперативного внесения изменений без привлечения внешних специалистов.

• Среднее время устранения ошибок в интеграционных потоках сократилось на 40% за счёт автоматического логирования и уведомлений.

• Исключены ошибки при передаче данных за счёт автоматического контроля корректности интеграции.

• Ускоренное внедрение новых функциональных модулей за счёт упрощения настройки интеграции.

• Время на исправление ошибок в обмене данных между модулями сократилось в 2 раза.
  
  

2. Механизм аккредитации поставщиков через единую заявку

В системе реализован уникальный механизм аккредитации поставщиков, позволяющий единообразно управлять статусами и данными о поставщиках во всех предприятиях холдинга. Ранее процесс аккредитации осуществлялся отдельно для каждой агрофирмы, что приводило к расхождениям в статусах поставщиков, дублированию данных и рискам при заключении договоров. Новый механизм позволил унифицировать процесс аккредитации и сократить время на согласование документов.

Ключевые доработки и особенности реализации:

• Поставщик подаёт единый пакет документов для работы с управляющей компанией и всеми предприятиями холдинга.

• Документы проверяются и подтверждаются на уровне управляющей компании (УК) — после аккредитации поставщик получает единый статус для работы со всеми юридическими лицами холдинга.

• При потере статуса доверенного поставщика в УК его статус автоматически блокируется во всех агрофирмах.

• Внесённые изменения мгновенно синхронизируются с системами управления заказами и расчётами через интеграционные потоки "1С:Шина".

• В системе реализован контроль за сроками аккредитации — система автоматически формирует уведомление о необходимости продления статуса поставщика за 30 дней до истечения срока действия аккредитации.

• В случае изменений в уставных документах поставщика система автоматически инициирует повторную аккредитацию с уведомлением ответственного лица.

• Реализован контроль соответствия требованиям холдинга — при выявлении несоответствий система автоматически отклоняет аккредитацию и направляет запрос на повторное предоставление документов.

• Исключены случаи заключения договоров с неподтверждёнными поставщиками за счёт автоматического контроля статуса при создании закупочных заявок.
  
  

Чего удалось достигнуть:

• Время на аккредитацию поставщика сократилось на 30% за счёт автоматизации проверки документов.

• Исключены ошибки при аккредитации за счёт автоматического контроля данных.

• Повышена прозрачность работы с поставщиками — статус аккредитации доступен в режиме реального времени во всех системах холдинга.

• Снижен риск нарушений условий договоров за счёт автоматического контроля статуса поставщика при формировании закупочной заявки.

• Исключены дубли при аккредитации за счёт унификации данных в единой системе.

3. Внедрение конкурентных закупок через личный кабинет поставщика

В ходе проекта была разработана и внедрена система конкурентных закупок через личный кабинет поставщика. Ранее выбор поставщика осуществлялся вручную, что приводило к рискам необоснованного заключения договоров и отсутствию прозрачности в процессе принятия решений. В новой системе закупки проводятся в автоматическом режиме на основе заранее установленных критериев.

Ключевые доработки и особенности реализации:

• В личном кабинете поставщика отображается список активных лотов с детальной информацией о предмете закупки, сроках поставки, объёме и условиях.

• Поставщик получает уведомления о новых лотах и статусах заявок в режиме реального времени.

• В личном кабинете поставщик может подавать предложения с указанием цен, условий оплаты и сроков поставки.

• В системе реализован механизм автоматической оценки предложений на основе заранее заданных параметров (цена, сроки, условия оплаты).

• Если предложений от нескольких поставщиков несколько, система автоматически выбирает победителя по сумме рейтинговых показателей.

• В случае несоответствия предложения требованиям системы заявка автоматически отклоняется с указанием причин.

• Поставщик имеет возможность корректировать своё предложение до момента завершения закупочной процедуры.

• В случае отклонения предложения система автоматически формирует уведомление о причинах отказа и рекомендациях по исправлению.

• После завершения закупочной процедуры система автоматически фиксирует статус победителя и формирует договор на основании предложенных условий.

Чего удалось достигнуть:

• Снижен риск заключения договоров по необоснованно высоким ценам за счёт автоматической оценки предложений.

• Исключены случаи нарушения условий закупок за счёт автоматического контроля данных.

• Повышена скорость обработки заявок на 25% за счёт автоматической оценки предложений.

• Повышена прозрачность процесса закупок — все этапы фиксируются в системе и доступны для проверки со стороны управляющей компании.

• Исключены случаи выбора поставщика в обход управляющей компании.

• Система автоматически формирует отчёты по эффективности закупок и соответствию предложений требованиям холдинга.

Публикации о проекте

• Проект внедрения "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией" в сельскохозяйственный холдинг "Август-Агро"
• Проект внедрения "1С:Управление холдингом" в сельскохозяйственный холдинг "Август-Агро"
• Проект внедрения "1С:Шина" в сельскохозяйственный холдинг "Август-Агро"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект внедрения системы управления мастер-данными и корпоративными закупками реализовывался в условиях одновременного выполнения ряда других ИТ-проектов в Агрохолдинге, включая внедрение систем "1С:Управление холдингом", "1С:MDM Управление НСИ" и "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования". Это потребовало комплексного подхода к организации процессов и синхронизации данных между различными контурами учета и управления.

В рамках проекта была проведена всесторонняя диагностика бизнес-процессов в различных подразделениях холдинга, включая:

• строящийся элеватор,
• зерноток,
• хлебоприёмное предприятие,
• семенной завод.

На основании результатов обследования был сформирован подробный отчёт о текущем состоянии процессов, выявленных проблемах и потенциальных точках роста. Это позволило заказчику принимать аргументированные управленческие решения по автоматизации конкретных производственных контуров и дальнейшему расширению функциональных возможностей системы.

Использование проектного подхода обеспечило гибкость при внесении изменений и позволило заказчику оперативно реагировать на новые требования бизнеса. В результате руководство холдинга получило возможность на основе точных данных оценивать эффективность работы системы и своевременно вносить корректировки в бизнес-стратегию, а также принимать обоснованные решения о расширении портфеля используемых программных продуктов и оптимизации бизнес-процессов.

Результаты проекта

Управление НСИ и учет

• Создана единая модель мастер-данных в системе "1С:MDM".
• Выполнена нормализация данных: устранено более 4500 дублей номенклатуры.
• Более 3000 единиц номенклатуры корректно распределены в справочниках.
• Настроены интеграционные потоки для передачи эталонных данных в другие системы холдинга через "1С:Шина".
• Сокращены трудозатраты на ведение НСИ на 20% за счёт автоматизации.

Управление закупками

• Реализовано централизованное снабжение для всех подразделений холдинга.
• Внедрен единый механизм взаимодействия с поставщиками через личный кабинет.
• Введен механизм конкурентных закупок с автоматическим выбором победителя.
• Реализована автоматическая проверка статусов поставщиков и условий договоров.
• Ускорено согласование заявок за счёт автоматического распределения по подразделениям.

1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией :
• Подсистема "Сырые данные"
• Поиск и классификация
• Управление данными
• Настраиваемые бизнес-процессы
• Отчеты по управлению данными и визуализация
• Управление структурой справочников, объединенных доменами

1С:Управление холдингом :
• Корпоративные закупки

1C:Шина

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренные продукты:

• "1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией"

• "1С:Управление холдингом"

• "1С:ТОИР"

В системе зарегистрировано 118 уникальных пользователей, задействованных в процессе ведения НСИ и корпоративных закупок. Интеграция данных осуществляется через сервисную шину "1С:Шина" с автоматическим контролем корректности данных при передаче между системами.

Ведение справочников осуществляется централизованно в "1С:MDM". Справочники реализованы при помощи функционала "Универсальные справочники". Все изменения элементов справочников производятся при помощи Заявочной системы в "1С:MDM". Эталонные элементы выгружаются из "1С:MDM" в базы-подписчики посредством передачи сообщений шиной "1С:Шина".

Перечень справочников, подключенных к "1С:MDM":

• Номенклатура

• Статьи движения денежных средств

• Статьи затрат

• Организации

• Контрагенты

• Физические лица

• Банковские счета

• Договоры

• Виды работ

• Подразделения

Объем справочников: более 70 000 элементов.

При необходимости создания или изменения элемента справочника Инициатор заходит в “1С:MDM” и создает Заявку на добавление нового или изменение существующего элемента справочника.

Информация по количеству сообщений переданных из базы "1С:MDM" в "1С:Шину".

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Управление происходит с использованием программного продукта Jira
• Управление проектной документацией (протоколы встреч, операционные пользовательские инструкции, постановки задач и т.п.) происходит с использованием программного продукта Confluence
• Управление проектом происходит с использованием Корпоративного программного продукта для управления проектом (КСУП), а именно, учет контрольных точек проекта, рисков, составление статус-отчета, управление ресурсами проекта, документацией, исполнительной дисциплиной