Цели проекта

Ситуация до внедрения

"Рельеф-центр" - один из крупнейших производителей канцелярской продукции в России. За 25 лет деятельности компания стала лидером российского рынка оптовой дистрибуции товаров для офиса, учёбы и творчества. В ассортиментном портфеле представлено более 250 мировых и российских брендов. Сейчас у компании действуют семь филиалов с возможностью обслуживания клиентов во всех 85 регионах России и странах СНГ.

"Рельеф-центр" является крупной компанией с глубокой степенью автоматизации. Однако, управленческая отчётность консолидировалась и формировалась на устаревшей платформе "1С:Предприятие 7.7". В учётной системе "1С:Управление торговлей" велись данные оперативного учёта, а также добавлялись данные по заработной плате из "1C:Зарплата и управление персоналом", и данные по питанию сотрудников в отдельную программу. При этом бухгалтерский учёт вёлся только в "1С:Управление холдингом".

В целях консолидации данных бухгалтерского и управленческого учёта в единой системе, повышения прозрачности данных, возможности отслеживания первичной документации руководством компании было принято решение по переводу управленческого учёта на современную, актуально обновляемую платформу "1С:Управление холдингом", ред. 3.2.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта удалось реализовать сложную, многоступенчатую процедуру распределения, проверки, а также отчётов по сопоставлению план-факта по распределяемым расходам, автоматизировать процесс формирования экземпляров бюджета. Распределение происходило по подразделениям, торговым маркам. В итоговом отчёте были собраны расходы по всем функциям распределения с указанием, куда они распределялись. Процедура формирования экземпляров отчёта была автоматизирована в рамках универсального процесса.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта «1С:Управление холдингом» в ООО «Рельеф-центр»

Дополнительная информация к описанию проекта

Теперь в компании для целей бухгалтерского учёта используется система "1С:Управление холдингом", обладающая широким функционалом, который можно настроить под конкретные потребности "Рельеф-центра".

Подсистема "Бюджетирование" данного программного продукта как раз подходит для распределения затрат в различных разрезах показателей. В отличии от электронных таблиц, в "1С:Управление холдингом" исключены ошибки, а сотрудникам понадобится меньше времени и усилий для работы за счёт автоматизации.

Подсистема "МСФО" позволяет осуществлять как трансляцию данных бухгалтерского учёта, так и параллельное закрытие периода. Проанализировав бизнес-процессы заказчика, специалисты "1С:Первого БИТа" пришли к выводу, что можно реализовать процесс управленческого учёта с помощью трансляций из подсистемы бухгалтерского учёта на план счетов МСФО и с помощью инструментов закрытия периода в подстистеме МСФО. С помощью инструментов подсистемы бюджетирования (виды отчётов, экземпляры отчётов, сводные таблицы) можно гибко настраивать вывод управленческой отчётности.

Проект реализовывался по технологии Agile – обсуждение текущих и следующих задач, отслеживание последовательности работ велось по еженедельным спринтам. Проектная команда выполнила следующие шаги для достижения целей, поставленных Заказчиком:

Шаг 1. Организация загрузки и ведения нормативно-справочной информации

На первом этапе проекта был определён состав и структура НСИ, необходимых для ведения управленческого учёта - "Организационные единицы", "Контрагенты", "Склады". Они выгружались из "1С:Управление торговлей" и никак не корректировались пользователями. Справочник "Расходы будущих периодов" выгружался в аналогичный справочник "1С:Управление холдингом" и дозаполнялся ответственным пользователем. Справочник "Подразделения" выгружался в справочник "Организационные единицы" с сохранением иерархии и указанием Типа организации – ЦФО или консолидирующая единица. Справочники "Проект", "Торговая марка" выгружались в специализированный справочник "Произвольный классификатор" с разделением по видам аналитики. На этом этапе было выявлено, что при выгрузке документов организация из базы-источника заменяется на единую организацию, по которой ведётся учёт в "1С:Управление холдингом". А другая часть справочников ("Основные средства", "Нематериальные активы") вносятся непосредственно в "1С:Управление холдингом".

Шаг 2. Проектирование структуры загрузки данных

Было определено, что часть операций выгружалась подукоментарно, другая часть сводно, и при этом происходило заполнение реквизитов "Вид документа, "База-источник". Часть данных загружалась в документ операция МСФО с заполнением реквизитов "GUID", "База-источник", "Вид документа", "Номер документа".

Шаг 3. Организация управленческого учёта в "1С:Управление холдингом"

Специалистами "1С:Первого БИТа" был определён порядок учёта по основным средствам и НМА: данные о поступлении объектов регистрировались в "1С:Управление торговлей", операции по перемещению, списанию, модернизации ОС велись в "1С:Управление холдингом". Также был определён порядок ведения учёта по расходам будущих периодов и прочим управленческим операциям.

Шаг 4. Организация закрытия периода

Специалисты "1С:Первого БИТа" выявили, что период в компании закрывается по бухгалтерскому учёту и МСФО. В рамках процедуры закрытия периода по бухгалтерскому учёту настроены следующие регламентные операции:

• Перепроведение документов БУ (только документы по учёту ВНА и РБП)
• Начисление амортизации ОС
• Начисление амортизации НМА
• Списание РБП

Документом "Трансляция МСФО" сформированные движения по БУ транслируются на план счетов МСФО согласно настроенным правилам и соответствию счетов. Настроены отчёты для выверки трансляций. Теперь в рамках процедуры закрытия периода по МСФО в "Рельеф-центре" производятся следующие регламентные операции:

• Переоценка валютных активов и обязательств – для начисления курсовых разниц по валютным счетам
• Расчёт финансового результата – для закрытия счетов учёта доходов и расходов
• Реформация баланса

Шаг 5. Настройка прав доступа

Для того, чтобы каждый сотрудник "Рельеф-центра" имел доступ только к необходимой ему информации, в системе было организовано разделение прав доступа на уровне записей. Был организован раздельный доступ к данным с использованием типовых профилей, дорабатывались отдельные роли доступа для просмотра данных по заработной плате для того, чтобы сотрудники, не имеющие необходимых доступов, не могли просматривать конфиденциальную информацию.

Шаг 6. Формирование управленческой отчётности

Также помимо стандартного учёта важной задачей стала подготовка управленческой отчётности для руководства в привычных формах. Для того, чтобы представлять данные управленческой отчётности в наглядном и понятном виде, помимо стандартной управленческой отчётности по данным МСФО был сформирован управленческий баланс с использованием видов отчётов подсистемы "Бюджетирование".

Результаты проекта

1. Сокращены трудозатраты на распределения плановых и фактических данных по БДР благодаря автоматизации процессов, что повысило общую производительность труда сотрудников

2. На 20% сокращено время подготовки управленческой отчётности без значительных трудозатрат и ручного переноса информации

3. Внедрение подсистемы "Бюджетирование" позволило эффективнее планировать и нормировать расходы, использовать различные сценарии БДР и детализированное планирование

4. Реализована возможность работать одновременно с разными версиями бюджетов и автоматически пересчитывать зависимые бюджеты при корректировках БДР, что сделало планирование более гибким

5. Исключены ошибки человеческого фактора, которые могли возникать при ручной работе с электронными таблицами

1С:Управление холдингом :
• Учет внутренних документов
• Бюджетирование
• МСФО

Архитектура решения и масштаб проекта

Функционал программы "1С:Управление холдингом" позволил настроить бюджетирование и распределение затрат по направлениям, сократить ошибки и снизить затраты времени на обработку данных. Подсистема МСФО обеспечивает трансляцию данных между бухгалтерским и международным учётом, а также параллельное закрытие периода. Инструменты бюджетирования в "1С:Управление холдингом" позволяют гибко формировать управленческую отчетность.