Цели проекта

1. Повысить контроль по лимиту расходования денежных средств.
2. Снизить трудозатраты на сверку заявок на расходование ДС с бюджетом.
3. Ускорить процесс согласования платежей и исключить просрочку оплат.
4. Сократить трудозатраты на формирование платежных получений.
5. Упростить формирование отчетов БДР, БДДС и сократить время для их подготовки.

Ситуация до внедрения

ООО «Мультибонус» - дочернее предприятие «ВТБ», которое занимается разработкой программы лояльности банка «Мультибонус». Клиенты банка за каждую покупку картой «ВТБ» получают вознаграждение в виде бонусов, миль или бонусных рублей, которые могут обменять на товары, путешествия и развлечения. В перечне программы более 100 партнеров с кешбэком до 30% дополнительно к базовому начислению от банка. В штате компании работает более 110 сотрудников из 20 подразделений.

Ситуация до внедрения

Планирование бюджетов

В процессе составления финансового бюджетирования задействованы многие структурные подразделения компании ООО «Мультибонус». Ежеквартально каждый отдел формировал свои бюджеты в таблицах MS Excel. На их основе финансовая служба готовила сводный план. В таком инструменте, как Excel, нет возможности ограничить пользователям право на внесение изменений данных. То есть любой, имеющий доступ к файлам с финансовой информацией, сразу получает к ней полный доступ. Поэтому возникал риск искажения итоговых бюджетов — бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета движения денежных средств (БДДС).

Все заявки на расходование денежных средств согласовывались на бумаге. Проще говоря, инициатор платежа приносил бумажный счет на подпись руководителю отдела. Счета накапливались, согласование могло затянуться, а счет не оплачен в установленный срок. Кроме того, работая с бумажными счетами, невозможно увидеть остаток бюджета по данной статье расходов.

В компании ООО «Мультибонус» существует 2 платежных дня в неделю. Бухгалтер обрабатывал порядка 50 счетов в день. Она вручную переносила информацию из документов на оплату в платежную систему. При таком количестве заявок - это довольно трудоёмкий процесс. Бухгалтер тратил более четырёх часов на банковские операции в платежный день.

Уникальность и инновационность проекта

Для решения задач клиента специалисты 1С:Первого Бита предложили программный продукт «БИТ.Финанс ПРОФ», который является собственной разработкой ИТ–интегратора и имеет более 4000 успешных внедрений в различных отраслях. Программу установили на систему «1С:Бухгалтерия 8» и предоставили доступ пользователям с разграничением прав доступа. Далее настроили справочники и создали маршруты согласования для документов управленческого учета.

Работа в «БИТ.Финанс ПРОФ» строится в 2-х основных блоках: Бюджетирование и Казначейство. Сводный план по бюджетам финансовая служба теперь фиксирует в программе, и эти данные нельзя изменить, а только посмотреть или сверить. Для удобства все лимиты разделили по ЦФО и делегировали руководителям подразделений финансовую ответственность по контролю исполнения бюджетов. В блоке «Казначейство» реализован платежный календарь, который позволяет видеть остатки ДС на начало и конец рабочего дня. Теперь оплаты по заявкам производятся, исходя из наличия денег на расчетном счете. Платеж при необходимости можно сдвинуть в рамках сроков по договору. В программе настроены лимиты по статьям, чтобы избежать кассовых разрывов.

Руководитель подразделения в программе получает заявки на расходование ДС по своему отделу и может удаленно согласовать их или отклонить. Таким образом, отпала необходимость физически подписывать бумажные счета на оплату. Инициаторы платежей могут в программе проверить оплату по своей заявке. Платежные поручения теперь формируются автоматически на основании утвержденных заявок прямо в 1С. Благодаря чему удалось сократить трудозатраты бухгалтера и освободить 4 полных рабочих дня в месяц, которые он тратил на ручное заполнение платежек.

Блок «Бюджетирование» позволил финансовому отделу контролировать исполнение бюджетов (БДДС, БДР), автоматически составлять план-фактный анализ, сократил трудозатраты по формированию отчетов (БДДС, БДР).

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "БИТ.ФИНАНС ПРОФ" на базе ПП "1С:Бухгалтерия ПРОФ" в компании ООО "Мультибонус".

Результаты проекта

1. Автоматизирован контроль платежей в рамках лимитов по бюджету в каждом ЦФО.
2. Платежный календарь детализирован по дням, статьям ДДС, а также по ЦФО. Суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован.
3. Благодаря использованию подсистемы «Казначейство», значительно ускорили процесс согласования заявок на расходование ДС.
4. Автоматическое формирование платежных поручений на основании утвержденных заявок на оплату.
5. Оперативный контроль плановых и фактических расхождений бюджета в любой момент времени.
6. Автоматическое формирование отчетов БДДС, БДР в программе.

БИТ.Финанс :
• Казначейство
• Бюджетирование

Архитектура решения и масштаб проекта

«1С:Бухгалтерия 8» + «БИТ.Финанс ПРОФ»