Цели проекта

1. Автоматизация всех процессов казначейства - прием заявок на платежи, контроль, согласование, исполнение.
2. Оперативный контроль БДДС (бюджета движения денежных средств) - автоматическое формирование на основе заявок платежного календаря.
3. Автоматическое формирование план-факт БДДС, как результат - повышение качества оперативного планирования, избежание кассовых разрывов.
4. Контроль целевого расходования денежных средств - возможность отслеживать в любой момент всю цепочку от заявки до исполнения.
5. Повышение прозрачности процессов движения денежных средств для руководства.
6. Снижение бумажного документооборота в Группе компаний.

Ситуация до внедрения

ELMAT Group - промышленно-торговая группа предприятий различного профиля, которая объединяет:

• три производственных комплекса ООО «Элмат», где изготавливается мебель для дома и офиса, а также широкий ассортимент мебельной фурнитуры.
• ООО «Коралл» - лидер на российском рынке посуды, ежегодно выпускает более 40 новых серий посуды и товаров для дома.
• ООО «Коралл-Сервис» - организация складского хранения и грузоперевозок продукции группы компаний по всей России и за рубеж.
• ООО «Кама-Юг» - управление коммерческой недвижимостью ELMAT Group.

Уникальность и инновационность проекта

Консолидация и аналитика потоков движения денежных средств

На момент старта проекта статьи движения денежных средств не соответствовали статьям управленческого учета, поэтому собирать факт бюджета движения денежных средств на основе бухгалтерских аналитик было невозможно, требовались ручные корректировки при формировании отчетов. В ходе совместной работы и согласования НСИ выполнялся совместный анализ финансовой структуры, удалось привести справочники Статьи оборотов, ДДС, БДДС к единообразию, их структурировали по видам деятельности: операционные, инвестиционные, финансовые и установили соответствия между статьями. Это позволило сократить трудозатраты сотрудников бухгалтерии на формирование платежных поручений и казначейства на формирование платежей.

Для компании спроектировали дополнительные аналитики типов потоков денежных средств: внешних и внутренних, чтобы в дальнейшем формировать консолидированный бюджет движения денежных средств по всей группе компаний ELMAT Group.

Создан справочник центров финансовой ответственности, в который вошли все подразделения компаний, которые планируют свои бюджеты и формируют заявки на расходы (отдел снабжения, отдел маркетинга, транспортный отдел и т.д.).

Для формирования бюджетной структуры была сформирована и загружена в Бит.Финанс матрица ответственности, позволяющая понять, какое подразделение отвечает за планирование, контроль и исполнение заявок по каждой статье. На основе данной матрицы были настроены формы ввода бюджетов и права пользователей. Раньше любой исполнитель из любого подразделения мог сделать заявку на расходование денежных средств по любой статье, подписать ее и передать в казначейство, из-за этого заявки могли дублироваться, создаваться некорректно, а главное - размывалась ответственность за исполнение бюджета. Был формализован процесс согласования заявок на расходование денежных средств в виде единого алгоритма согласования. Это обеспечило прозрачность процесса согласования, возможность исполнителю видеть, на каком этапе находится выполнение его заявки.

Для того, чтобы факт отражался в отчете, в том числе по операциям, не связанным с подачей заявок (комиссии банков, валютные комиссии и т.д.), были настроены правила трансляции. Важной проблемой было отражение курсовых разниц и сумм переоценки валюты, в том числе при обязательной продаже валютной выручки. Настройка правил предполагала проверку на этапе моделирования: изменение остатков денежных средств должно было равняться сальдо оборотов по бюджетам. Это снизило трудозатраты финансового отдела, т.к. раньше приходилось сводить отчеты вручную в Excel. Также сократились трудозатраты бухгалтерии, поскольку платежные поручения создавались автоматически на основании заявок.

Для построения платежного календаря планируемые поступления решено было создавать как на основании счетов на оплату, так и по графикам договорам. Прогнозы платежа было решено сделать методом трансляции из формы ввода оперативного бюджета.

Ранее у Клиента была настроена нестандартная структура отчетов: выборочные показатели отражались в нескольких формах одновременно, бюджет движения денежных средств был разнесен на несколько отдельных таблиц. Специалисты 1С:Первого Бита с помощью компоновки данных в типовом отчете настроили формы план-фактного отчета бюджета движения денежных средств и платежного календаря, которые были максимально приближенны к привычному для Заказчика виду.

В ходе проекта обучили около 50 конечных пользователей, осуществлено моделирование настроек системы в тестовой базе и перенос в рабочую базу, сопровождение на этапе запуска в опытно-промышленную эксплуатацию. На протяжении проекта Заказчику оказывалась информационно-методологическая поддержка на основании опыта аналогичных проектов. Это позволило привести в соответствие методологию Заказчика с методологией Бит.Финанс и осуществить внедрение без этапов проектирования и разработки.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 КОРП 3.0" и "БИТ.Финанс 3.1" в ООО "КОРАЛЛ-СЕРВИС"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

1. Снижена нагрузка на основных исполнителей казначейства и бухгалтерии в части формирования платежей, трудоемкость снизилась на 20%.
2. Реализовано формирование бюджетов БДДС с учетом разделения по центрам финансовой ответственности.
3. Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств и контроль бюджетных лимитов, что позволило уйти от ручных непрозрачных согласований и сократить бумажный документооборот.
4. Автоматизирована трансляция оборотов по бюджету и остатков по плану счетов, позволяющая формировать БДДС в режиме реального времени (в т.ч. с учетом переоценок валютных сумм).
5. Реализован механизм актуализации бюджетов, что позволяет динамично вносить изменения в бюджеты с учетом фактов предыдущих периодов.
6. На базе планируемых поступлений и оперативного планирования платежей автоматически формируется платежный календарь, позволяющий предсказывать кассовые разрывы и предпринимать корректирующие действия.
7. Повысилась ответственность исполнителей, за счет автоматизации контроля движения денежных средств.

БИТ.Финанс :
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Бюджетирование
• Финансовое планирование
• Платежный календарь

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 50

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Мобильное приложение «БИТ.Финанс»