Цели проекта

1. Создать единое информационное пространство для ведения регламентированного и управленческого учета за счет бесшовной интеграции систем «1С»;
2. Повысить контроль платежей на соответствие утвержденным бюджетам;
3. Уменьшить трудоемкость и ускорить сбор данных для управленческой отчетности;
4. Повысить эффективность работы сотрудников, за счет сокращения ручных операций и отказа от дублирования данных в 1С, Excel, Битрикс24;
5. Минимизировать транзакционные издержки путем оцифровки процессов (мгновенный транспорт заявок на расходование ДС от сотрудника к сотруднику);
6. Ускорить обработку результатов утверждённых заявок на оплату, их оплату и отражения факта БДДС согласно бюджету.

Ситуация до внедрения

Парк-отель PORTO MARE – один из лучших гостиничных комплексов на территории Республики Крым и курортного города Алушта. Отель был создан в 1961 году и считался популярным местом отдыха в СССР. После реконструкции в 2009 году комплекс обеспечил стандарты отдыха класса Luxe и защитил звание отеля международного уровня 4*. С 2011 года туры в отель начали продаваться без участия туроператоров и турагентств, напрямую гостям. С тех пор отель ежегодно получает награды в индустрии гостеприимства: «Лучшая здравница», «Семейный отель года», «Лучшая анимационная команда в Крыму», «Лучший семейный отель России» по версии Russian Hospitality Awards.

За годы работы компания внедрила комплекс ИТ-решений для автоматизации различных контуров учета:

• 1С:Общепит - в качестве учетной системы для сбора и анализа данных бухгалтерского и налогового учета.

1С:Общепит разработана на базе типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 с сохранением всех возможностей и механизмов типового решения. На момент внедрения она отвечала всем требованиям ведения регламентированного учета с учетом отраслевой специфики предприятий общепита.

• 1C:Зарплата и управление персоналом - для ведения кадрового учета и расчета зарплаты.
• Система iiko использовалась для автоматизации кафе и ресторанов, входящих в состав отеля.
• Для управления отелем применялось приложение Logus HMS.
• Согласование заявок на оплату было реализовано в Битрикс.

Данные для управленческих отчетов приходилось собирать из разрозненных баз данных и анализировать в Excel. Процесс был трудоемким и длительным, для принятия оперативных решений он не годился.

• Большое количество учетных операций – 150-300 в день. ­
• Отсутствие параллельного отражения фактических данных в управленческом учете. ­
• Процесс сбора, актуализации и анализа данных был очень трудоемким. ­
• Отсутствие автоматического контроля заявок на расход ДС по бюджету.

В качестве решения была выбрана система БИТ.ФИНАНС Управленческий учет на базе 1С:Бухгалтерия 3.0. Ведение учета по общепиту и гостиничному бизнесу парк-отеля уже давно велось в профильных ПО, поэтому при переходе на новую систему решили отказаться от конфигурации 1С:Общепит в пользу стандартной программы 1С:Бухгалтерия. При этом, одной из задач проекта стала настройка загрузки учетных операций из сторонних систем (iiko, Logus) в единую базу «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС».

Уникальность и инновационность проекта

Особенность проекта заключается в том, что ведение регламентированного учета нескольких юридических лиц реализовано в функционале «1С:Бухгалтерия 3.0» без изменения логики учетных операций, а сложная система бюджетирования с многоуровневым бюджетом реализована в типовом функционале решения БИТ.ФИНАНС.

Взяв за основу стандартные решения на платформе «1С:Предприятие 8» с минимальными доработками получили уникальный программный продукт, соответствующий целям и требованиям заказчика - единая информационная система для ведения регламентированного и управленческого учета.

Минимальные доработки функционала обеспечили простоту поддержки и снизили совокупную стоимость владения программным продуктом (Total cost of ownership).

Бесшовная интеграция программ «БИТ.ФИНАНС» и «1С:Бухгалтерия» позволила использовать единые справочники, а также не дублировать данные регламентированного и управленческого учетов. Операции бухгалтерского учета, дополненные расширенными аналитиками, стали основой для формирования управленческой отчетности.

Текущая архитектура предусматривает несколько обменов данными. Объединенная конфигурация является базой для консолидации управленческой информации: часть данных загружается из сторонних систем управления отелем и предприятиями общепита. Также имеется обмен данными с программой 1C:Зарплата и управление персоналом.

В рамках проекта было реализовано следующее:

Регламентированный учёт: бухгалтерский и налоговый учет, а также сдача отчетности нескольких юридических лиц ведётся в новой системе – объединенной конфигурации «1С:Бухгалтерия + БИТ.ФИНАНС». Произведена унификация номенклатурных позиций, а права пользователей на изменение справочников ограничены в соответствии с ролью. Ведение учета ТМЦ в единой базе и ввод корректных остатков по учетным регистрам позволили автоматизировать раздельный учет НДС. Внесены доработки по учету ТМЦ в эксплуатации и на складе. Настроено получение развернутых фактических данных по зарплате из 1C:Зарплата и управление персоналом. Настроена загрузка хозяйственных операций из сторонних систем (закупки и продажи в ресторанах, оплаты за номера в отеле, аренду оборудования и т.д.).

Казначейство: настроен процесс централизованной подачи заявок в «1С», здесь же проходит их согласование. Ранее согласование велось в Битриксе, теперь у ответственных лиц нет необходимости переключаться в разные базы. Для разных операций настроены различные схемы согласования. При этом ведется контроль заявок на расходование ДС по утвержденному бюджету. В объединенной конфигурации реализовано ведение реестра платежей и его согласование.

Бюджетирование: формирование и согласование плановых данных всеми подразделениями ведётся в единой системе. Получение данных из операционных бюджетов в функциональные настроено зависимыми оборотами. Функционал БИТ.ФИНАНС позволил получать фактические данные по различным дополнительным аналитикам. План-фактный анализ по мастер-бюджетам также формируется по различным аналитикам. Факт по БДР и ДДС отражается в момент формирования документа. Для обеспечения конфиденциальности права пользователей ограничены в разрезе ЦФО и статей. Время на подготовку отчетности сократилось, если ранее отчетность готовили в Excel 3-5 дней, то сейчас отчетность формируется в режиме онлайн.

Публикации о проекте

• Автоматизация казначейства, бюджетирования и управленческой отчетности ООО "ПАРК-ОТЕЛЬ "ПОРТО МАРЕ" на базе "БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет для "1С:Бухгалтерия 8"

Дополнительная информация к описанию проекта

«При подготовке к внедрению сложились хорошие рабочие отношения. Проектная команда помогла воплотить бизнес-процессы нашей компании в БИТ.ФИНАНС. В трудных для реализации вопросах всегда находились оптимальные решения, чтобы максимально сохранить и выстроенные бизнес-процессы, и типовой функционал программ. Удалось достичь целей, которые мы ставили: процессы планирования и контроля различных бюджетов стали прозрачны, доступны и понятны для любого менеджера. Управленческая отчетность формируется оперативно, что позволяет строить прогнозы на достоверных данных здесь и сейчас. Мы довольны результатами совместного проекта и планируем дальнейшее развитие системы».

Результаты проекта

1. Проект создания централизованной автоматизированной системы выполнен поэтапно без простоев предприятия.
2. Автоматизированы управленческие процессы бюджетирования и управления данными о денежных потоках, которые ранее велись в Excel (контроль задолженности, платёжный календарь, планирование и план-фактный анализ БДДС и БДР).
3. Сбор план-факта по мастер-бюджетам ускорен – раньше занимал 3-5 дней, а теперь в режиме онлайн.
4. Обработка заявок на оплату, составление реестра платежей, оплата заявок, отражение корректного факта БДДС ускорены в 5 раз.

1С:Бухгалтерия :
• ­Регламентированный учет: бухгалтерский, налоговый

БИТ.Финанс :
• Казначейство, бюджетирование, финансовое планирование
• ­­Мониторинг показателей
• Управленческий учет
• Финансовый анализ

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 65

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Система управления рестораном iiko ­
• База данных системы управления отелем (клиент-серверное приложение Logus HMS)
• Email – официальная коммуникация на проекте и канал передачи уведомлений для ответственных лиц о задачах по согласованию заявок.