Цели проекта

Автоматизация процессов казначейства в единой автоматизированной информационной системе на базе «1С:Управление холдингом» с поэтапным переводом всех Дочерних обществ (ДО) Холдинга на обслуживание в специализированный Единый Расчётный Центр (ЕРЦ), организованный в периметре Холдинга, для эффективного централизованного управления денежными потоками Холдинга.

Задачи проекта:

• Комплексная автоматизация функций казначейства всех ДО Холдинга на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».
• Унификация и стандартизация процессов казначейства во всех ДО Холдинга.
• Осуществление казначейских операций в информационной системе всеми предприятиями Холдинга.
• Сокращение трудозатрат Холдинга на выполнение казначейских функций.
• Повышение качества управления денежными потоками Холдинга.
• Повышение платежной дисциплины всеми ДО Холдинга.
• Возможность контроля расходов по всем проектам, в том числе связанных с исполнением Госконтрактов.
• Возможность согласования документов всеми участниками процесса в единой информационной системе.

Ситуация до внедрения

АО «Росгеология» – многопрофильный геологический холдинг, в который входит около 60 предприятий, расположенных во всех федеральных округах страны. Холдинг осуществляет полный спектр услуг, связанных с геологоразведкой: от региональных исследований до параметрического бурения и мониторинга состояния недр. Обладает уникальными компетенциями, в частности, в области морской геологии и работы на шельфе. АО «Росгеология» внесено в перечень стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ, и уполномочено выступать Генеральным подрядчиком по государственной программе воспроизводства и использования природных ресурсов. Росгеология является основным исполнителем государственного заказа на работы по воспроизводству минерально-сырьевой базы Российской Федерации.

В целях автоматизации процессов и устранения выявленной проблематики было принято решение о внедрении единой информационной системы на основе функционала ПП «1С:Управление холдингом», что позволило бы оперативно централизовать платежи на базе выделенной в периметре Холдинга организационной структуры – Единого Расчетного Центра.

Рис. 1. Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей ДО до внедрения

Уникальность и инновационность проекта

• Особенностью деятельности Холдинга является исполнение Государственных проектов, предусматривающих казначейское сопровождение госконтрактов и договоров, заключенных в рамках их исполнения, и расчеты по лицевым счетам, открытым в территориальных подразделениях Управления Федерального Казначейства. Функционал Системы 1С:Управление холдингом позволил организовать возможность проведения и контроля платежей в привязке к Госконтракту по всей цепочке исполнения Проекта.
• В связи с тем, что ДО территориально распределены по всей территории России, было принято решение сделать распределение сотрудников Единого Расчетного Центра по опорным точкам для охвата всех часовых поясов, в которых работают предприятия Холдинга (см. Рис. 2). Без автоматизации платежных процессов в единой информационной системе с возможностью внедрения ролевой модели, проект создания ЕРЦ не был бы реализован.
• Проект автоматизации был внедрен в сжатые сроки – весь цикл работ реализован в течение 10 месяцев, включая как этапы внедрения, так и тиражирования на ДО.
• Т.к. бухгалтерские системы в ДО децентрализованы, были настроены интеграции каждой системы 1С:Бухгалтерии ДО с 1С:управление холдингом, что позволило оперативно обмениваться данными в автоматизированном режиме, не нарушая процесс бухгалтерского учета.
• Была реализована интеграция с единой системой НСИ на базе 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией.
• Расширен типовой функционал ролей и прав доступа в 1С:Управление [олдингом, что позволило обеспечить работу пользователей только в рамках своих компетенций/ЦФО при создании и согласовании документов в 1С:Управление холдингом (карточки договоров, заявки на оплату, реестры платежей, платежные документы). Это дало возможность соблюдать конфиденциальность при доступе к документам в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов, существенно уменьшило количество ошибок по причине человеческого фактора и позволило унифицировать и стандартизировать процессы Казначейства.
• Система была реализована с учётом необходимости масштабирования на все ДО.
• Большинство задач внедренного решения были реализованы без существенных доработок типового функционала 1С:Управление холдингом.

Публикации о проекте

• Автоматизация казначейских процессов на базе "1С:Управление Холдингом" в АО "РОСГЕОЛОГИЯ"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

Реализация проекта позволила достичь следующих результатов:

• Перевод ДО Холдинга на обслуживание в ЕРЦ на базе единой централизованной информационной системы (Рис. 4).
• Унификация и стандартизация процессов казначейства и смежных с ними на всех ДО Холдинга.
• Повышение финансовой дисциплины ДО.
• Прозрачность на всех этапах казначейских процессов.
• Увеличение скорости обработки платежей.
• Сокращение трудозатрат Холдинга на выполнение операций блока казначейства.
• Возможность удаленной работы пользователей через аппаратно-программные средства, что актуально в период пандемии, а также позволило сократить расходы по аренде центрального офиса.
• Возможность контроля платежей ДО смежными подразделениями Головной Компании (ИТ, служба безопасности, кадры, бухгалтерия).
• Сокращение расходов на канцелярию в масштабах Холдинга на всех ДО (бумага, картриджи), что актуально в период экономического кризиса.
• Получение оперативной отчетности в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на счетах по всему Холдингу.
• Возможность взаимодействия с ОЦО в части платежей (централизованное формирование заявок на оплату налогов и выплату заработной платы, контроль за их своевременным исполнением).
• Контроль оплаты по договорам с поставщиками (суммы, сроки).
• Централизованный контроль своевременной оплаты банковских платежей (погашение кредитов, процентов по кредитам, лизинговых платежей).

Рис. 4. Транзакционные процессы вынесены на уровень ЕРЦ

1С:Управление холдингом

Архитектура решения и масштаб проекта

Функциональный объем проекта:

• Развитие штатной модели доступа к данным;
• Контроль движения денежных средств в разрезе Организаций, ЦФО, статей бюджета ДДС Проектов, договоров;
• Формирование карточек Госконтрактов;
• Формирование карточек договоров, графиков платежей;
• Формирование заявок на оплату;
• Формирование реестров плановых платежей на заданный период времени и по заданной аналитике (валюта платежа, вид счета, группа статей бюджета ДДС, Проект)
• Формирование реестров платежей на день оплаты;
• Работа с платежным календарем;
• Формирование платежных документов;
• Интеграция с системами Клиент-Банк и отражение Банковской выписки;
• Механизм отражения возвратов денежных средств;
• Отражение остатков денежных средств по счетам;
• Отражение взаимозачетов и списаний задолженности по договорам;
• Отчетность в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на банковских счетах по всему Холдингу;
• Отчетность по исполнению договоров;
• Комплекс задач по доработке банковских продуктов: Кредиты, Лизинг, Гарантии, Обеспечения (поручительства, независимые гарантии), Сделки по размещению средств, Внутригрупповые займы, Сводные отчеты.